A lo mejor no lo sabes, pero cada día utilizas la comunicación asincrónica, tanto dentro como fuera de tu lugar de trabajo. Cada vez que recibes una notificación, ya sea en la pantalla del teléfono o en la bandeja de entrada con otro mensaje de correo electrónico, eres el destinatario de una comunicación asincrónica.
Cuando transmites un mensaje sin esperar una respuesta inmediata, incluidos correos electrónicos, notas y mensajes directos, estás utilizando la comunicación asincrónica. Por el contrario, la comunicación sincrónica es cuando interactúas con alguien en tiempo real; las llamadas telefónicas, videoconferencias y reuniones en persona son variedades de este método de comunicación.
Actualmente, recurrimos a la comunicación asincrónica para mantenernos en contacto en un entorno de trabajo virtual. Sin embargo, en este mundo donde todo va demasiado rápido y la eficiencia es crucial, depender de la comunicación asincrónica puede parecer contraproducente.
En esta guía, te ayudaremos a entender qué es la comunicación asincrónica, en qué se diferencia de la comunicación sincrónica y cómo usarla para optimizar la productividad en el trabajo.
Definición exhaustiva de la comunicación asincrónica
La comunicación asincrónica es el mensaje que envías desde tu teléfono, el correo electrónico que envías desde el ordenador del trabajo y el mensaje que publicas a través de tu software de gestión de proyectos. Se trata de cualquier tipo de comunicación que no exija una respuesta inmediata.
Evidentemente, el destinatario podría responder de inmediato, pero no estás participando en un diálogo activo en el que ambos interlocutores puedan comunicarse al mismo tiempo.
¿Qué es la mensajería asincrónica?
La mensajería asincrónica es lo que la mayoría de nosotros hacemos a diario cuando usamos plataformas de redes sociales o software de comunicación.
Se refiere al proceso de enviar un mensaje a alguien o algo (como un chatbot) sin conversar en directo con ellos.
¿Cuál es la diferencia entre comunicación asincrónica y comunicación sincrónica?
La comunicación asincrónica y la comunicación sincrónica se diferencian solo en un aspecto: cuándo tiene lugar la conversación.
Si, por ejemplo, envías un correo electrónico, la respuesta quedará en suspenso hasta que el destinatario no haya leído el mensaje. Si llamas a alguien por Zoom u organizas una reunión de equipo, estás manteniendo una conversación simultánea en la que cualquiera puede responder de inmediato.
Antes de la pandemia de la COVID-19, la comunicación sincrónica incluía las charlas junto a la máquina de café, una conversación en la mesa de un compañero de trabajo o las reuniones presenciales. Ahora, es más común hacer una videollamada.
La comunicación asincrónica ha avanzado a pasos agigantados gracias a las plataformas, que han logrado simplificar considerablemente la colaboración y la comunicación a distancia.
Ejemplos de comunicación asincrónica
Ahora que ya sabes de qué se trata, echemos un vistazo a algunos ejemplos de comunicación asincrónica en el entorno de trabajo actual:
- Correo electrónico: Cada vez que envías un correo electrónico, esperas recibir una respuesta. Es una de las formas más antiguas de comunicación asincrónica que sigue utilizándose en la actualidad.
- Mensajería: La mensajería (no instantánea) es una forma de comunicación asincrónica porque envías un mensaje al que el destinatario responderá cuando encuentre el momento.
- Notas internas: Una nota o una newsletter interna de la empresa puede ser una forma de comunicación asincrónica. A menudo, no requiere una respuesta en absoluto, pero si hay alguna respuesta, no es inmediata.
- Vídeo pregrabado: Servicios como Loom son cada vez más utilizados para explicar algo a un compañero de trabajo o colaborador independiente sin tener una conversación simultánea.
¿Cuándo es preferible utilizar la comunicación asincrónica?
Es aconsejable emplear la comunicación asincrónica en las ocasiones en las que quieres comunicarte con un miembro del equipo o un compañero de trabajo, pero no necesitas una respuesta instantánea.
Estas son algunas situaciones en las que la comunicación asincrónica sería muy recomendable:
- Has hecho avances en un proyecto y quieres informar de ello a tus compañeros de trabajo.
- Has terminado tu tarea, pero quieres que un compañero de trabajo le eche un vistazo a lo que has hecho.
- Quieres hacerle a tu jefe una pregunta sobre un proyecto, pero no es urgente.
- Quieres que un miembro del equipo te informe sobre el avance de un proyecto.
- Tienes que explicarle algo a un compañero de trabajo, pero no tienes tiempo para llamarlo.
Ejemplos de comunicación sincrónica
Para asegurarte de que tienes clara la diferencia entre las dos formas de comunicación, repasemos algunos ejemplos de comunicación sincrónica.
- Mensajería instantánea: Algunas herramientas de mensajería están diseñadas para facilitar la comunicación rápida por escrito. Las conversaciones rápidas en las que tu teclado es el canal de comunicación pueden considerarse una forma de comunicación sincrónica.
- Videollamadas: Cada vez que entras en una llamada de Zoom, estás participando en una comunicación sincrónica, ya que estás participando en una reunión en tiempo real y puedes responder cuando lo desees.
- Reuniones presenciales: Predecesora de la videoconferencia por Zoom, la reunión presencial también permite una conversación en tiempo real.
- Charlas informales en el lugar de trabajo: Cada vez que te paras en la mesa de tu compañero de trabajo para charlar, estás empleando la comunicación sincrónica.
- Llamadas telefónicas: Las llamadas telefónicas también son una forma de comunicación sincrónica.
¿Cuándo es preferible utilizar la comunicación sincrónica?
La comunicación sincrónica es muy aconsejable cuando necesitas hablar en tiempo real con los miembros de tu equipo. Estas son algunas situaciones en las que la comunicación sincrónica sería muy recomendable:
- Quieres reforzar la colaboración entre los diferentes departamentos y romper el hielo a través de ejercicios de formación de equipos.
- Tienes que determinar nuevas acciones para un proyecto y necesitas hacer una lluvia de ideas.
- Tienes que abordar un tema delicado, como el desempeño de un empleado o un incidente en el lugar de trabajo.
- Tienes que comunicar ideas complicadas que serían difíciles de transmitir sin una conversación en tiempo real.
Ventajas de la comunicación asincrónica
Si bien para algunos la reunión en persona a la antigua usanza es más efectiva, esta no siempre es la mejor opción.
De hecho, según el informe de 2022 de Buffer sobre el estado del trabajo remoto, el 52 % de los empleados se declaran más proclives a trabajar en un entorno de trabajo que favorezca la comunicación asincrónica. En otras palabras, la mayoría de las personas prefieren comunicarse mediante mensajería asincrónica en lugar de desplazarse a las reuniones.
También es fácil comprender por qué.
Ideal para los equipos dispersos
El factor teletrabajo juega un papel importante, sobre todo cuando los equipos están repartidos por todo el mundo en diferentes zonas horarias. Con una plantilla internacional, la comunicación sincrónica deviene a veces un desafío, y la comunicación asincrónica se impone de manera natural.
Si tienes que reunir virtualmente a un equipo disperso, familiarízate con las diferentes formas de comunicación asincrónica para mantener a todos informados sin necesidad de que atiendan llamadas fuera de sus respectivos horarios de oficina.
Por ejemplo, puedes hacer un vídeo pregrabado que describa los detalles del próximo proyecto en el que trabajarán los miembros del equipo, y que cada uno podrá ver al comienzo de su jornada laboral.
Disminuye las interrupciones
La colaboración eficaz en el trabajo es otra de las ventajas de la comunicación asincrónica, ya que las conversaciones en tiempo real pueden a veces dificultar que se avance. Si constantemente tienes que interrumpir tu trabajo para llamar a unos o a otros, al final acabarás distrayéndote. Es posible que necesites unos minutos después de la llamada para retomar el hilo y comenzar a trabajar nuevamente.
Según un análisis de Forbes de los datos de gestión del tiempo, el 71 % de los empleados declaran sufrir interrupciones frecuentes mientras trabajan. Este estado de interrupción constante es contraproducente y no les permite a los miembros del equipo expresar plenamente su creatividad y realizar un trabajo de calidad.
La comunicación asincrónica, como enviar un mensaje o un correo electrónico, no tiene por qué obstaculizar el flujo de trabajo de tus compañeros. Siempre que silencien las notificaciones durante las horas de trabajo o asignen un tiempo determinado para consultar su correo electrónico, no se distraerán en el momento en que el mensaje llegue a su bandeja de entrada.
Favorece el trabajo profundo
La comunicación asincrónica no solo evita las distracciones, sino que favorece el trabajo profundo. Término acuñado por el profesor de informática y autor de bestsellers, Cal Newport, «trabajo profundo» hace referencia al hecho de dedicar tiempo a tareas útiles.
Para ser productivos, los miembros de un equipo deben poder poner toda su energía en las tareas de alta prioridad. Si se pasan el día yendo de una reunión a otra, es probable que estén constantemente distraídos y sean incapaces de realizar un trabajo profundo.
Newport propone acondicionar en casa un espacio «búnker» donde no haya distracciones, para protegerte de cualquier cosa que pueda sacarte de tu tarea. Por supuesto, para la mayoría de nosotros, esto no es posible. Sin embargo, la idea de aislar a tu equipo de las fuentes de distracción es clave para mejorar la productividad.
¿Cómo puedes hacer avances reales en un proyecto si constantemente tienes compañeros de trabajo que pasan por tu mesa para charlar o que solicitan hablar contigo por Zoom?
Al darle prioridad a la comunicación asincrónica, puedes participar en «actividades cognitivamente exigentes que aprovechan nuestro capital profesional para generar resultados únicos y valiosos, y que nos estimulan para mejorar continuamente», en palabras de Newport.
La comunicación asincrónica permite a cada miembro del equipo recuperar el control de su tiempo y responder a los mensajes del modo en que ellos consideran correcto.
Ideal para colaborar
La comunicación asincrónica permite a los equipos trabajar juntos de forma sencilla. Para colaborar de manera efectiva, necesitas pasar tiempo a solas. Puede parecer contradictorio, pero si confías en la idea del trabajo profundo, entenderás por qué.
Con la comunicación asincrónica, no tienes que interrumpir tu trabajo cada vez que un miembro del equipo plantea un problema o hace un comentario. En cambio, encuentras tiempo para revisar mensajes y correos electrónicos importantes sin interrumpir el flujo de trabajo.
Limita las reuniones improductivas
Todos lo hemos vivido: sales de tu tercera reunión del día sintiendo un enorme agotamiento tanto físico como mental.
Nos sentamos en silencio, anotamos más información de la que realmente necesitamos, y luego, de algún modo, hay que reunir la energía necesaria para terminar el trabajo.
Con la comunicación asincrónica, no necesitas exponerte a reuniones frecuentes que absorben todas tus reservas de energía y te dejan agotado.
Favorece las respuestas bien elaboradas
Cuando hablas con alguien por teléfono o en una videollamada, no siempre obtienes respuestas bien pensadas y elaboradas. La ansiedad social altera nuestra capacidad de responder de manera sucinta, por tanto, es fácil dejarse llevar por la conversación, perder el hilo de los pensamientos o ser interrumpido por otra persona.
Con la comunicación asincrónica, tienes todo el tiempo del mundo para elaborar una buena respuesta.
Permite registrarlo todo
La transparencia es un imperativo en la mayoría de los proyectos, ya que hay muchas partes interesadas y responsables que querrán conocer cada detalle sobre la marcha de las cosas.
Con la comunicación asincrónica, creas un registro continuo del progreso del proyecto de principio a fin, que incluye las aportaciones de cada miembro del equipo.
Permite un mejor control
Con la comunicación asincrónica, puedes controlar la orientación de un proyecto con solo unos pocos comentarios y mensajes.
Si eres responsable del éxito de un proyecto, puedes microgestionarlo de manera efectiva con comunicación asincrónica. Puedes agregar algunos comentarios dirigidos a un miembro concreto del equipo para pedirle que realice rápidamente los cambios necesarios, o incluir los comentarios de los clientes en tu plataforma de información centralizada.
Inconvenientes de la comunicación asincrónica
A pesar de todas sus ventajas, la comunicación asincrónica presenta también algunos inconvenientes.
Falta de espontaneidad
A veces, necesitas que alguien te atienda de inmediato. La comunicación asincrónica no permite obtener respuestas rápidas.
Puede ocurrir que el presupuesto asignado a tu proyecto haya sido sobrepasado, por lo que cualquier tarea adicional resulta superflua. Tal vez un evento externo (como la pandemia de la COVID-19) amenace con cambiar la forma en que tú y tu equipo trabajáis. Puede que simplemente debas reaccionar a los comentarios de los clientes para enviar el trabajo para el día siguiente, y no tienes tiempo que perder.
Falta de cultura de equipo
Comunicarse exclusivamente a través de plataformas de mensajería y correo electrónico puede volverse tedioso. Puede crear divisiones entre los equipos, ya que es fácil olvidar que hay una persona detrás de cada mensaje.
Una de las preocupaciones más importantes del entorno de trabajo pospandémico es que los miembros del equipo pueden sentirse más aislados al no interaccionar en persona; esto incluso puede provocar agotamiento a largo plazo.
Como tal, es aconsejable poner en marcha una comunicación sincrónica, de modo que tu equipo pueda de vez en cuando interactuar libremente y conversar cara a cara.
Falta de resolución de problemas cara a cara
A veces, es difícil comunicar ciertos matices con un SMS, un mensaje o un correo electrónico. El SMS es fácil de malinterpretar, por lo que corres el riesgo de empeorar el problema con la comunicación asincrónica.
Para resolver conflictos e incidentes importantes que afectan a varios miembros del equipo, vale la pena reunirse en persona u organizar una videollamada para hablar sobre las posibles soluciones.
Consejos para hacer que la comunicación asincrónica funcione
La comunicación asincrónica puede ser lenta y consumir mucho tiempo o, por el contrario, puede elevar la productividad de tu equipo. A continuación, algunos consejos que te ayudarán a aplicar con eficacia la comunicación asincrónica:
Gestiona las expectativas
Colaborar dentro de un equipo requiere una comunicación sólida, que no se logra por casualidad. Para crear canales sólidos de comunicación, debes definir desde el principio tus expectativas en relación con el equipo, de acuerdo con vuestra cultura de empresa.
Digamos, por ejemplo, que tienes un nuevo proyecto en producción. Responde las siguientes preguntas desde el principio:
- ¿Cuándo deben los miembros del equipo informar de su progreso?
- ¿Con qué frecuencia realizarás controles con todo el equipo?
- ¿Es necesario mantener a todos informados sobre los cambios que has realizado, o solo a un par de personas?
Sé transparente
Cuando no sueles hablar en tiempo real con los miembros de tu equipo, es aconsejable ser lo más transparente posible no solo con ellos, sino también con cualquier posible interesado en el proyecto.
En cuanto hayas terminado una determinada tarea, por ejemplo, puedes marcarla con un comentario, mensaje o correo electrónico. De esa manera, puedes crear una cronología del progreso y todos los involucrados en el proyecto pueden mantenerse actualizados.
Define objetivos claros
Con la comunicación asincrónica, merece la pena definir objetivos claros. De lo contrario, puedes tener la impresión de que tus compañeros de trabajo han desaparecido de la faz de la tierra debido a los largos períodos de silencio absoluto.
Asegúrate de dejar claro desde el primer día cuál es el objetivo del trabajo, para que todos puedan estar en sintonía en cuanto a cómo comunicarse entre sí, cuándo hacerlo y cuánta información incluir.
Genera confianza entre los equipos
La confianza es un requisito previo para una comunicación asincrónica eficaz.
Sin ella, es posible que dudes de la capacidad de tu interlocutor para interpretar el contenido de tu comentario o mensaje y actuar en consecuencia.
Respeta las zonas horarias
Cuando te comunicas con un compañero de trabajo ubicado en una zona horaria diferente, no siempre recibirás una respuesta inmediata. Como tal, es importante respetar el horario de oficina y los tiempos de respuesta personal de todos.
Establece plazos de respuesta razonables
No es realista esperar que los miembros del equipo respondan a los pocos minutos de recibir un mensaje, especialmente si quieres que se involucren en un trabajo profundo. Deja claro desde el principio de cada proyecto la frecuencia con la que quieres que los miembros de tu equipo consulten sus mensajes.
¿Por qué usar Wrike como una herramienta de comunicación asincrónica?
Una herramienta de gestión del trabajo colaborativo como Wrike puede ayudar a mejorar la comunicación asincrónica en tu empresa. Con Wrike, puedes llegar a todos los miembros de tu equipo, independientemente de su ubicación, y comunicarte con ellos de manera efectiva.
Además de enviar correos electrónicos o mensajes, Wrike te permite contactar a los miembros de tu equipo en función del contexto. Si tu mensaje pertenece a un proyecto específico, puedes añadir un comentario a una tarea dentro de ese proyecto, por ejemplo.
Asimismo, puedes optimizar tus mensajes enviándolos como comandos de voz o respuestas inteligentes mediante las herramientas de comunicación avanzadas de Wrike, que capturan todos los matices que deseas comunicar.
Con una gestión de proyectos totalmente transparente, tú y tu equipo podéis verificar de forma instantánea el progreso de un proyecto o tarea, mientras que las partes interesadas pueden evaluar rápidamente tu trabajo.
La plantilla procesable de notas de reuniones agiliza el proceso de toma de notas y ofrece un acceso universal a las notas tan pronto como hayas terminado de escribirlas. A partir de ahí, el equipo puede definir un plan de acción y crear tareas para acelerar la finalización del proyecto.
Mientras tanto, la plantilla del plan de comunicación te ofrece un marco para establecer canales de comunicación para un proyecto importante, manteniendo a todo el mundo actualizado.
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