En gestión de proyectos, hay una serie de herramientas y técnicas que se pueden utilizar para planificar, programar y coordinar tareas y recursos. Una de esas herramientas es el gráfico PERT. Pero, ¿qué es exactamente un gráfico PERT y cómo ayuda a simplificar los proyectos complejos?
En este artículo realizaremos un recorrido exhaustivo por los gráficos PERT en el marco de la gestión de proyectos: definición completa de gráfico PERT, descripción general de las ventajas y desventajas de los gráficos PERT y consejos sobre cómo utilizar mejor un gráfico PERT para tu próximo proyecto.
¿Qué es un gráfico PERT?
Un gráfico PERT es una herramienta de gestión de proyectos visual que resulta útil para trazar las tareas del proyecto y planificar el cronograma general del mismo.
Muchas personas confunden PERT con gráfico PERT, por lo que la mejor manera de proporcionar una definición completa de gráfico PERT es comenzar aclarando ambos términos.
PERT responde a las siglas en inglés de técnica de revisión y evaluación de programas. PERT es la técnica que se utiliza para crear un gráfico PERT. Por su parte, un gráfico PERT es el diagrama visual que resulta del uso de PERT. Piensa en PERT como el proceso y en el gráfico PERT como el resultado.
Los gráficos PERT permiten a los gestores de proyectos ver detalles esenciales de programación, como dependencias de tareas, estimaciones de duración de tareas y la cantidad mínima de tiempo en que se puede completar un proyecto. Sin embargo, no son la herramienta más fácil de usar ni se comprende bien.
¿Cuál es la diferencia entre un gráfico PERT y un diagrama de ruta crítica?
PERT y el método de ruta crítica son técnicas de programación que un gestor de proyectos puede usar para ver las dependencias de las tareas y calcular la duración del proyecto. Visualmente, los dos diagramas se parecen mucho, ya que ambos son diagramas de red.
La principal diferencia está en los números utilizados para el cálculo. Los diagramas de ruta crítica usan un número para la duración de cada tarea, mientras que los gráficos PERT usan tres: el mejor de los casos, el peor de los casos y el más probable. El uso de tres números se traduce en varias duraciones potenciales de los proyectos que se muestran en los gráficos PERT.
¿Cuál es la diferencia entre un gráfico PERT y un diagrama de Gantt?
Los diagramas de Gantt son una herramienta popular para visualizar los cronogramas de los proyectos. Son un tipo de gráfico de barras que también muestra las dependencias de las tareas y la cronología del proyecto.
Los diagramas de Gantt tienden a ser menos técnicos y más fáciles de entender para quien los observa, ya que no incluyen el mismo nivel de detalle que los gráficos PERT.
Por esta razón, los gráficos PERT suelen ser mejores para calcular inicialmente la cronología del proyecto, mientras que el uso de los diagramas de Gantt suele ser preferible para mantener a las partes interesadas actualizadas durante el proyecto.
Para comprender mejor las diferencias entre los dos, consulta nuestro artículo sobre gráficos PERT y diagramas de Gantt.
¿Cuál es un ejemplo de un gráfico PERT?
Este es un ejemplo de gráfico PERT:
Cada cuadro representa una actividad o tarea del proyecto. Dentro de cada cuadro hay siete apartados y cada uno de ellos muestra información diferente sobre la tarea:
- El cuadro rectangular del medio muestra el número o el nombre de la tarea.
- El cuadro superior izquierdo indica la primera fecha de inicio (PFI), que es lo más pronto que puedes comenzar la tarea.
- El cuadro superior central es la duración de la tarea, que se determina mediante la técnica PERT.
- El cuadro superior derecho indica la primera fecha de finalización (PFF), que es lo más pronto que puedes finalizar la tarea.
- El cuadro inferior derecho muestra la última fecha de finalización (UFF), que es lo más tarde que puedes finalizar una tarea.
- El cuadro inferior central es la holgura, la cantidad de tiempo que se puede prolongar la tarea sin cambiar la fecha de finalización del proyecto.
- El cuadro inferior izquierdo muestra la última fecha de inicio (UFI), que es lo más tarde que puedes comenzar una tarea.
¿Cómo se usa un gráfico PERT en gestión de proyectos?
Al calcular todos los números que se muestran en un gráfico PERT, puedes determinar la duración total prevista para el proyecto, qué tareas están en la ruta crítica y cuánta holgura tiene cada tarea.
Esta información te permite calcular la duración del proyecto y priorizar las tareas en función de si se pueden permitir retrasos sin mover todo el cronograma.
Para utilizar un gráfico PERT en gestión de proyectos, sigue estos pasos:
- Empieza por enumerar todas las tareas necesarias para tu proyecto.
- Ten en cuenta las dependencias entre actividades.
- Haz una tabla con seis columnas:
- Nombre o número de tarea
- Predecesora (nombre o número de la tarea que debe realizarse antes de que se pueda comenzar una actividad)
- Estimación de duración optimista/en el mejor de los casos
- Estimación de la duración media de la tarea
- Estimación de duración pesimista/en el peor de los casos
- Tiempo previsto
- Calcula las duraciones en el mejor de los casos, en el peor de los casos y la duración media para cada tarea.
- Usa esta fórmula para completar los tiempos previstos: (mejor caso + (4 x media) + peor caso) / 6
- Utiliza una plantilla de gráfico PERT para comenzar a completar el diagrama real. Trabaja de izquierda a derecha, rellenando los nombres de las tareas en orden según las predecesoras.
- Utiliza los tiempos previstos que calculaste para introducir la duración.
- Tu tarea de partida tendrá una primera fecha de inicio (PFI) de 0, ya que es el comienzo. La primera fecha de finalización (PFF) debe ser igual a PFI + la duración.
- La PFI de la siguiente tarea será igual a la PFF de la predecesora. Trabaja de izquierda a derecha, rellenando estos dos cuadros para cada tarea.
- Si un cuadro tiene dos o más predecesoras conectadas, su PFI será la última fecha de las PFF conectadas a él (es decir, si la Tarea A tiene una PFF de 2 y la Tarea B tiene una PFF de 4, y ambas deben completarse para que la Tarea C pueda comenzar, lo más pronto que podrá comenzar la Tarea C es 4).
- Una vez que llegas a la tarea final, PFF se convierte en UFF (última fecha de finalización): es lo máximo que deseas que dure el proyecto.
- Ahora trabaja hacia atrás, de derecha a izquierda, para calcular las UFF y las UFI (últimas fechas de inicio).
- Comienza con la última UFF que acabas de rellenar y resta la duración para obtener la UFI de la tarea.
- Luego usa esa UFI como la UFF de la tarea que la precede directamente.
- El último número que calculas es la holgura. Holgura = UFF – PFF. Muestra cuánto tiempo puedes retrasar la fecha de inicio planificada de una tarea sin que se retrase toda la programación.
- Las tareas que tienen holgura = 0 están en la ruta crítica. Puedes resaltarlas en otro color para que destaquen.
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de los gráficos PERT?
Entre las ventajas del gráfico PERT se incluyen:
- Destaca las dependencias de las tareas y su ruta crítica.
- Estimaciones más precisas que cuando te basas en cálculos de duración de una sola tarea.
- Es fácil ver cuánto tiempo se pueden retrasar las tareas no críticas sin afectar a la fecha de finalización del proyecto.
Entre las desventajas del gráfico PERT se incluyen:
- Las duraciones se siguen basando en estimaciones. Si no has hecho un buen trabajo con los números, este método no será más preciso que el método de ruta crítica.
- Los gráficos PERT pueden llevar mucho tiempo y ser difíciles de crear y actualizar.
- Pueden resultar confusos a la hora de que los interpreten las partes interesadas.
- PERT presupone que una tarea debe finalizar antes de que comience la siguiente. Otros tipos de relaciones de dependencia no funcionarán bien con esta técnica.
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