Un plan de acción es una lista de control final de las tareas y los recursos necesarios para completar un proyecto o conseguir un objetivo. Puedes considerarlo como una cuenta atrás gráfica para la entrega del proyecto o como un desglose de la lista de tareas necesarias para conseguir los resultados deseados.
Puede que ahora te estés planteando la diferencia entre un plan de acción y una lista de tareas pendientes.
La diferencia más notable entre ambos es que los planes de acción se centran en conseguir un objetivo concreto, . mientras que las listas de tareas pendientes son continuas e incluyen tareas para diferentes objetivos y proyectos.
Con esta distinción queda claro que los planes de acción son herramientas eficaces para la definición de objetivos y la ejecución de proyectos. Ayudan a los equipos a gestionar los recursos necesarios, cumplir los programas y supervisar el progreso respecto a las iniciativas del proyecto y los objetivos específicos.
En este artículo, analizaremos la utilidad de los planes de acción, los pasos que suelen implicar, cómo usarlos para simplificar la gestión de tus proyectos y las instrucciones detalladas para que crees uno.
También te daremos información sobre la plantilla de plan de acción prediseñada de Wrike, que te ayuda a poner en marcha el proceso de tu plan de acción.
¿Cuál es la finalidad de un plan de acción?
Un plan de acciónte ayuda a ordenar las tareas de un proyecto de manera secuencial y oportuna para conseguir un objetivo. Los gestores de proyectos y los usuarios particulares pueden utilizar los planes de acción para conseguir los objetivos del proyecto a nivel personal y profesional.
La elaboración de un plan de acción aclara qué objetivos hay que conseguir, a qué equipos y proveedores de servicios implicar y qué tareas, dependencias, hitos y recursos se necesitan para completar el proyecto.
Trabajar siguiendo un plan de acción garantiza la ejecución de cada tarea y el cumplimiento de los requisitos para satisfacer los estándares previstos de un proyecto. Durante el desarrollo de un plan de acción, se identifican todas las rutas críticas y las dependencias.
Ten en cuenta que un plan de acción desarrollado no es inamovible porque el entorno en que se gestiona el proyecto suele estar sujeto a cambios. Los factores externos, como las condiciones del mercado, las repercusiones económicas, los avances o errores tecnológicos, los requisitos normativos y los imprevistos, pueden afectar a la ejecución de cualquier plan. Un documento dinámico aporta flexibilidad y adaptabilidad para que puedas adaptar tus estrategias a las nuevas circunstancias.
¿Por qué son importantes los planes de acción para la gestión de proyectos?
Un plan de acción para la gestión de proyectos es una forma rápida y fácil de que los proyectos mantengan su rumbo. Con un plan de acción, puedes definir rápidamente los recursos y requisitos necesarios, aparte de diseñar una cronología para completar las tareas.
Te presentamos algunas ventajas de un plan de acción estratégico para la gestión de proyectos:
- Es fácil de configurar y ayuda a mantener la eficiencia operativa sin necesidad de invertir demasiado tiempo.
- Despejan la mente de los gestores gracias a una estructura que permite ordenar los proyectos nuevos de forma lógica.
- Concretan los objetivos del proyecto y propician el consenso sobre el curso del trabajo.
- Te preparan para los problemas previsibles y evitables, y concentran los recursos para conseguir los objetivos principales del proyecto.
- Maximizan la productividad personal y del equipo, además de la asignación de los recursos.
- Reducen la posibilidad de que se olviden las tareas del proyecto.
- Crean un flujo de trabajo basado en objetivos para que sepas en qué debes trabajar durante todo el proyecto.
- Te permiten hacer un seguimiento del progreso a medida que marcas las tareas como completadas en el plan de acción.
Diferencias entre el plan de acción y el plan de proyecto
Los planes de acción no deben confundirse con los planes de proyecto. En ambos tipos de planes se enumeran las tareas, los recursos y las cronologías necesarios para conseguir el objetivo previsto, pero los planes de proyectos son más exhaustivos, ya que incluyen detalles como los pasos de actuación del plan de contingencia, las estrategias de mitigación de riesgos, los criterios de evaluación de la calidad y los programas de comunicación con las partes interesadas. En cambio, los planes de acción solo contienen la lista de las tareas, los recursos y las cronologías necesarios para alcanzar un objetivo.
Este es el enfoque: si se trata de proyectos grandes, complejos o a largo plazo, primero crea un plan de proyecto. A continuación, elabora un plan de acción, ya que te ayuda a concretar los pasos y el flujo para asignar los recursos, compartir y ejecutar las tareas y definir los plazos.
En resumen, las diferencias entre los planes de acción y de proyecto son las siguientes:
- Complejidad: los planes de acción son más sencillos que los planes de proyecto. Se centran exclusivamente en las tareas, los recursos y las cronologías necesarios para conseguir un objetivo. Los planes de proyecto, en cambio, incluyen otras secciones para las métricas, las normas y los procedimientos de ejecución de un proyecto.
- Duración: los planes de acción se centran en objetivos específicos a corto plazo. Pueden ser objetivos independientes o parte de un proyecto más grande. Los planes de proyecto son más amplios, ya que incluyen objetivos a largo plazo, cuya consecución puede suponer meses o años.
- Flujo: los planes de acción son lineales, es decir, una tarea sigue a otra hasta conseguir el objetivo. Los planes de proyecto pueden tener varias fases, como la planificación, la ejecución, la supervisión, el control y la revisión, y cada una contiene sus propias tareas y resultados.
Los componentes de un plan de acción
Vamos a analizar los componentes básicos de un plan de acción:
- Objetivos del plan de acción: sirven de guía para el plan de acción, ya que definen y transmiten los resultados que el plan pretende conseguir.
- Pasos del plan de acción: son el núcleo del plan de acción. Concretan las finalidades importantes y determinan los hitos que hay que completar para alcanzar el objetivo. Estos pasos dividen el objetivo o el proyecto en partes más fáciles de gestionar y ofrecen una estructura para identificar las tareas (elementos de acción), asignar los recursos y determinar las cronologías.
- Elementos del plan de acción: son los detalles básicos del plan de acción, es decir, las tareas reales que hay que completar. Cada elemento del plan de acción debe ser viable y estar definido con claridad, y el equipo asignado debe entenderlo.
- Cronología del plan de acción: define el programa del plan desde el principio hasta el final. Es decisiva para establecer expectativas, supervisar el progreso y el rendimiento, y garantizar que el proyecto se atenga al plazo previsto.
- Recursos del plan de acción: las aportaciones necesarias para ejecutar el plan, como la mano de obra, el tiempo, las herramientas y los fondos. Identificar los recursos del plan de acción antes de ahondar en la ejecución evita retrasos y riesgos en las tareas a causa de la falta de recursos.
- Matriz del plan de acción: ofrece un diseño estructurado para la planificación estratégica de las tareas. Sirve como hoja de ruta y facilita la clasificación de los pasos de acción y las tareas según la prioridad, el estado y la asignación de los recursos. Esta armonización ayuda a identificar todas las dependencias o los posibles obstáculos.
- Informe del plan de acción: ofrece una visión general del avance en la ejecución del plan de acción. Incluye detalles como las tareas completadas, el tiempo empleado, los costes incurridos, los recursos utilizados y cualquier desviación del plan.
- Asignaciones: cada tarea debe asignarse a una persona, un equipo o un grupo. La asignación transparente de la responsabilidad es fundamental para la rendición de cuentas y la ejecución favorable de cualquier plan de acción.
¿Cuáles son los pasos clave de un plan de acción?
La idea principal de un plan de acción es garantizar que no pases por alto los hitos y las tareas importantes de tu proyecto. En su mínima expresión, la elaboración de un plan de acción eficaz consiste en enumerar las tareas que hay que realizar y priorizarlas.
Mientras desarrollas el plan, debes decidir qué tareas puedes delegar, externalizar o aplazar. Estos son los pasos para elaborar un buen plan de acción que potencie tus posibilidades de éxito.
Paso 1: Define tu objetivo
Ten claro qué quieres conseguir con tu proyecto. Determina en qué punto te encuentras y hasta dónde quieres llegar. Si tienes métodos alternativos para conseguir tu objetivo, analiza tu situación y decide cuáles con las mejores oportunidades de éxito según tus recursos.
Paso 2: Enumera las tareas
Una vez definido tu objetivo, enumera las tareas y actividades que debes completar para lograrlo. A continuación, ordénalas secuencialmente con la adición de fechas y plazos clave. Es necesario incluir un período de tiempo con las fechas de inicio y límite de cada tarea.
Paso 3: Identifica las tareas decisivas
¿Hay algún paso concreto que se deba completar para poder seguir con el resto? Se trata de tareas decisivas con plazos concretos y dependencias. Prioriza estas tareas y establece plazos razonables. Si quieres asignarlas a los miembros del equipo, asegúrate de informarles sobre las dependencias y de darles tiempo suficiente para entregarlas.
Paso 4: Asigna las tareas
Ahora que el proyecto está desglosado, puedes empezar a asignar las tareas. ¿Te encargarás de alguna además de gestionar el proyecto? Asigna el tiempo y los recursos humanos con minuciosidad; puedes optar por delegar o externalizar tareas concretas.
Paso 5: Evalúa y mejora
Al final de cada proyecto, evalúa el rendimiento, analiza los indicadores clave de rendimiento (KPI) y las métricas, y aprende de los errores o las equivocaciones para mejorar tu plan de acción y la ejecución del proyecto. Si trabajas con un equipo, recaba comentarios y sugerencias de mejora de los miembros para mejorar el rendimiento en el futuro.
Prácticas recomendadas para el plan de acción
Con la aplicación de estas prácticas recomendadas, tendrás más posibilidades de alcanzar el éxito:
- Involucra a tu equipo: si trabajas con un equipo, implícalo al principio del proceso de planificación para saber su opinión y ahorrar tiempo. Consulta las agendas de trabajo de los miembros del equipo antes de asignar las tareas para evitar conflictos. Una comunicación clara permite a los responsables prepararse para las tareas del proyecto que tienen asignadas.
- Fija objetivos SMART: por sus siglas en inglés, los objetivos SMART sonespecíficos, medibles, alcanzables, relevantes y de duración determinada. Asegúrate de que tu plan de acción empiece con una base sólida gracias a la definición de objetivos claros y SMART que aporten valor, ya sea como proyecto personal o profesional.
- Convierte tus planes de acción en plantillas: para sacar más partido a tus planes de acción, conviértelos en plantillas. Cuando hayas evaluado tu plan de acción tras completar un proyecto, haz una copia y borra todos los detalles específicos del proyecto para poder usarlo como plantilla en futuros proyectos. Esto evita la repetición del mismo trabajo, lo que ahorra tiempo y reduce errores.
¿Quién necesita elaborar un plan de acción?
Los planes de acción no solo están pensados para los gestores de proyectos, sino que también son útiles para todos los profesionales y particulares que gestionen proyectos personales o empresariales. Los planes de acción también se pueden utilizar de forma individual o con un equipo. Si trabajas con un equipo, el responsable elabora el plan de acción teniendo en cuenta las aportaciones de todos.
La elaboración de un plan de acción ayuda a los usuarios, los gestores y las organizaciones a completar sus proyectos con más éxito. Son ideales para empezar, hacer un seguimiento de lo que hay que hacer y seguir avanzando en cualquier proyecto. Recuerda marcar las tareas como completadas una vez terminadas, actualizar los planes e informar a tu equipo de los avances del proyecto.
Una variante de un plan de acción tradicional es un plan de acción rectificativo. Los gestores de proyectos y usuarios utilizan los planes de acción rectificativos cuando necesitan corregir problemas recurrentes o desviaciones de un proyecto, un proceso o una organización, para que no vuelvan a repetirse.
Ejemplo de un plan de acción
La creación de un plan de acción es rápida y sencilla. Se trata básicamente de anotar lo que necesitas para tu objetivo o proyecto.
Este es un ejemplo de un plan de acción sencillo para un equipo de marketing que trabaja en una campaña nueva:
Objetivo del plan de acción: aumentar la sensibilización de la marca e impulsar las ventas del producto en un 30 % a finales del cuarto trimestre de 2023 a través de una campaña de marketing multimedia localizada.
| Pasos | Tareas | Equipo | Inicio | Fin | Recursos | Progreso |
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Estudio y planificación |
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1 de junio de 2024 |
15 de junio de 2024 |
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Diseño de la campaña |
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16 de junio de 2024 |
15 de julio de 2024 |
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Configuración de la campaña |
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16 de julio de 2024 |
31 de julio de 2024 |
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Lanzamiento de la campaña |
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1 de agosto de 2024 |
31 de diciembre de 2024 |
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Revisión e informe de la campaña |
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1 de enero de 2025 |
15 de enero de 2025 |
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Estos son otros ejemplos de planes de acción para la gestión de proyectos:
- Lanzar un producto nuevo
- Organizar un evento
- Mejorar el servicio de atención al cliente
- Mejorar la capacitación de los empleados
- Acceder a nuevos mercados
- Aumentar el número de seguidores en redes sociales
Optimiza la productividad con las plantillas de plan de acción
Una plantilla de plan de acción de proyecto es un documento con una estructura prediseñada para describir, ejecutar y supervisar las tareas y las acciones específicas necesarias para alcanzar tu objetivo general. Agiliza el proceso de planificación de acciones gracias a un modelo predefinido que puedes rellenar rápidamente para crear un plan de acción sólido. De esta forma, no tienes que perder tiempo en elaborar un plan desde cero en Excel, Google Docs o Microsoft Word.
La sencilla plantilla de plan de acción de Wrike sirve para gestionar proyectos y objetivos mediante una interfaz intuitiva diseñada para ayudarte a planificar y lanzar proyectos con equipos de cualquier tamaño. Las funciones de esta plantilla permiten colaborar en tiempo real, asignar tareas con facilidad, controlar el tiempo y elaborar informes.
Las siguientes funcionalidades mitigan problemas comunes como la falta de visibilidad de las asignaciones a los trabajadores remotos y la confusión en las prioridades del proyecto:
- Organizar las tareas en carpetas por departamentos, para que la transición de "Tareas pendientes" a "En curso" y "Completado" sea fluida.
- Identificar las dependencias y definir la prioridad de las tareas para determinar qué tareas hay que hacer primero.
- Proporcionar una instantánea de las tareas que vencen ahora y en las próximas semanas para garantizar el cumplimiento del programa del proyecto.
- Proteger los datos confidenciales frente al acceso no autorizado mediante permisos que ofrecen varios niveles de acceso y visibilidad para los colaboradores y las partes interesadas.
Cómo crear un plan de acción con Wrike
Las herramientas de gestión de proyectos te ayudan a organizar gráficamente el plan de acción de tu empresa para que sea más viable. Con un software de gestión de proyectos como Wrike, tienes a tu disposición una plantilla de plan de acción gratuita en tu suscripción, que puedes rellenar fácilmente con los recursos, los requisitos y las cronologías de tu proyecto, y con la que puedes controlar tu progreso a lo largo de todo el proyecto.
Como ya se ha mencionado, la mejor forma de poner en marcha tu plan de acción es nuestra plantilla prediseñada para hitos y planes de acción.. Te ayuda a controlar la gestión de tus tareas con carpetas de ejemplo para organizar tareas, un calendario para la programación del proyecto y paneles de control prediseñados para supervisar el progreso. Todo lo que tienes que hacer es añadir tus tareas y fechas de vencimiento para obtener una visión general completa de todo el trabajo del proyecto.
Nuestra plantilla sirve para todos los diferentes tipos de planes de acción. Puedes utilizarla para lo siguiente:
- Una plantilla de plan de acción personal para proyectos personales.
- Una plantilla de plan de acción empresarial para simplificar la gestión de proyectos.
- Una plantilla de plan de acción rectificativo para corregir errores en un proyecto existente.
Si quieres desarrollar planes de acción y hacer un seguimiento de tu progreso y, al mismo tiempo, mejorar la gestión de tus proyectos, Wrike es la solución. Facilitamos la planificación y ejecución, aparte de garantizar tu éxito, incluso fuera de la oficina.
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