Imagina que eres el gestor asignado para un proyecto de suma importancia. El alcance del proyecto ya se ha definido, las principales partes interesadas están conformes, confías en que puedes ceñirte al presupuesto y el equipo del proyecto está listo para comenzar.
Empiezan a trabajar sin cesar para cumplir los objetivos acordados, pero te sorprende un riesgo inesperado a mitad del proyecto. No lo preveías, así que no sabes cómo volver a encauzar el proyecto para conseguir un excelente resultado.
Con solo haber identificado y evaluado el riesgo durante la fase de planificación del proyecto, podrías haber estado más preparado para afrontarlo. Esta es la funcionalidad de una matriz de evaluación de riesgos y el motivo por el que necesitas esta herramienta de análisis de riesgos estratégicos para tus proyectos.
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¿Para qué sirve una matriz de evaluación de riesgos en la gestión de proyectos?
Los riesgos de la gestión de proyectos son imprevistos que pueden o no ocurrir y que afectan en cierta medida al resultado del proyecto. Según el instituto de gestión de proyectos Project Management Institute (PMI), analizar y gestionar los riesgos es una práctica imprescindible en la gestión de proyectos. Mejora la probabilidad de completar los proyectos con éxito, al mismo tiempo que reduce el impacto del riesgo y todas las consecuencias derivadas.
Los riesgos pueden presentarse en relación con cualquier aspecto de un proyecto, como el presupuesto, los recursos, los procesos o la tecnología, entre muchos otros. Se pueden plantear, por ejemplo, riesgos operativos, como una interrupción de la comunicación del equipo, riesgos técnicos como una filtración de datos o incluso riesgos externos como las catástrofes naturales. Aunque lo normal es asumir que todos los riesgos entrañan consecuencias negativas, es fundamental saber que también pueden darse riesgos positivos durante todo el ciclo del proyecto.
Una matriz de evaluación de riesgos (conocida también como matriz de control de riesgos) es una herramienta que se utiliza durante la fase de evaluación de riesgos en la planificación del proyecto. Identifica y refleja la probabilidad de riesgos del proyecto y evalúa los perjuicios o las interrupciones posibles que pueden derivar de tales riesgos.
La matriz de evaluación de riesgos ofrece una representación gráfica del análisis de los riesgos y los clasifica según su nivel de probabilidad y gravedad o impacto. Esta herramienta integral permite obtener una visión holística de los riesgos del proyecto de forma sencilla y eficaz para mantener al tanto a todos los miembros del equipo y a las principales partes interesadas.
Ejemplo de matriz de riesgos
Vamos a echar un vistazo a la estructura de una plantilla de matriz de evaluación de riesgos sencilla para un proyecto. En esta matriz de ejemplo, utilizamos una escala de cinco puntos (5x5) para el impacto y la probabilidad de ocurrencia, pero puedes utilizar un sistema de escala que sea más conveniente para tu equipo. Por ejemplo, puedes usar una matriz de 3x3 con menos detalles.
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Impacto o gravedad |
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Probabilidad |
Insignificante |
Leve |
Moderada |
Grave |
Catastrófico |
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Muy probable |
Bajo-Medio |
Medio |
Medio-Alto |
Alto |
Alto |
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Probable |
Bajo-Medio |
Bajo-Medio |
Medio |
Medio-Alto |
Alto |
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Posible |
Bajo |
Bajo-Medio |
Medio |
Medio-Alto |
Medio-Alto |
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Poco probable |
Bajo |
Bajo-Medio |
Bajo-Medio |
Medio |
Medio-Alto |
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Muy poco probable |
Bajo |
Bajo |
Bajo-Medio |
Medio |
Medio |
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En este ejemplo donde los riesgos están codificados con colores, las categorías van de "Bajo" a "Alto" y la probabilidad parte de "Muy probable" hasta "Muy poco probable". Su uso es tan fácil como cualquier otra matriz: basta con que busques donde coinciden tus criterios para obtener tu calificación de riesgo.
Supongamos que eres el gestor de proyectos de la implantación de una nueva herramienta de software en toda la organización y, para su implementación, vas a trabajar con un consultor. En este proyecto, puede haber retrasos por parte del consultor por el hecho de que no disponga de los recursos necesarios; si se da algún retraso, el impacto sería grave porque afectaría a todo el plan de implantación. Según la matriz de ejemplo, clasificaríamos este riesgo como medio-alto.
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¿Qué ventajas ofrece una matriz de evaluación de riesgos?
Puede que te plantees si merece la pena dedicar tiempo a evaluar los riesgos y crear una matriz para todos tus proyectos. Pues claro que sí, porque las ventajas de una matriz de evaluación de riesgos en el lugar de trabajo son evidentes:
- Puedes priorizar todos los riesgos si sabes su nivel de gravedad. Disponer de una visión general de todos los riesgos potenciales te permite priorizar uno respecto a otros si se plantea más de un riesgo.. Esta priorización será una ventaja para el equipo del proyecto y le ayudará a mantener el rumbo si el proyecto se tuerce.
- Puedes diseñar estrategias y asignar recursos para los imprevistos. Aunque es imposible tenerlo todo preparado para la incertidumbre, reconocer y saber qué riesgos pueden ocurrir brinda la oportunidad de crear planes de acción para tales imprevistos. Una planificación apropiada de los riesgos puede aumentar la probabilidad de que el proyecto se complete con éxito.
- Reducirás o neutralizarás el impacto de los riesgos planteados. Las consecuencias fortuitas de un riesgo que no se ha valorado de antemano pueden ser más graves y perjudiciales que si se hubiera identificado y analizado con anticipación. Conocer el impacto potencial puede reducir o neutralizar el efecto del riesgo en un proyecto antes de que ocurra. Espera siempre lo mejor, pero prepárate para lo peor.
¿Cuáles son los inconvenientes de una matriz de riesgos?
Aunque las matrices de riesgos pueden ser muy útiles para identificar los riesgos de un proyecto y planificarlos, no son la solución a todos los problemas de tu proyecto. Estos son algunos de los inconvenientes de las matrices de riesgos:
- Evaluaciones inexactas: puede que las categorías de la matriz de riesgos no sean lo suficientemente específicas para comparar y diferenciar con precisión los diferentes niveles de riesgos. La probabilidad y gravedad de determinados riesgos suelen ser subjetivas y, por tanto, son poco fiables.
- Toma de decisiones inadecuadas: una clasificación incorrecta de los riesgos puede resultar en decisiones inadecuadas al no tener una imagen exacta de los problemas potenciales.
- No tienen en cuenta los períodos de tiempo: las matrices de riesgos no diferencian entre los riesgos que pueden ocurrir dentro de dos semanas y los que podrían plantearse dentro de dos años. No prevén la variación de los riesgos con el paso de los años.
- Pueden simplificar demasiado los riesgos: la complejidad y volatilidad de los riesgos pueden simplificarse demasiado; de hecho, algunos riesgos se mantienen estables con el tiempo, mientras que otros pueden cambiar de la noche a la mañana.
¿Cómo se calcula un riesgo en una matriz de riesgos?
Una matriz de riesgos es una herramienta muy útil para la planificación de los proyectos, y crearla no tiene por qué ser complicado. Sigue los pasos indicados a continuación para calcular el riesgo de un proyecto propio.
Paso 1: Identifica los riesgos relacionados con el proyecto
Para crear una matriz de evaluación de riesgos, lo más importante es que conozcas a fondo los detalles del proyecto: alcance, presupuesto, recursos, cronología y objetivo. Necesitas esta información para detectar los riesgos potenciales con más facilidad.
Identifica todos los riesgos que puedas en colaboración con el equipo del proyecto. Ten en cuenta aspectos como el síndrome del lavadero, las limitaciones presupuestarias, los impactos en la programación y la asignación de recursos como los puntos de partida en el proceso de identificación de riesgos. Crea un registro de los riesgos completo con todos los riesgos identificados, ya que simplificará la creación de la matriz.
Paso 2: Define y determina los criterios de riesgos del proyecto
No hay dos riesgos ni dos matrices de riesgos iguales, por lo que necesitarás trabajar con el equipo del proyecto y las principales partes interesadas para definir y determinar los criterios de riesgos que utilizarás para evaluar cada riesgo identificado.
Recuerda que es necesario especificar dos criterios concomitantes, cada uno con sus niveles: la probabilidad de que el riesgo ocurra y la gravedad o el impacto que el riesgo tendrá.
Paso 3: Analiza los riesgos identificados
Una vez que hayas identificado y descrito todos los riesgos potenciales, lo siguiente es analizarlos. Para ello, utiliza los criterios de riesgos para clasificar cada uno en su nivel de probabilidad y gravedad correspondiente.
Muchas matrices asignan un valor numérico a los criterios. Tomando como referencia nuestro ejemplo, podrías calificar el impacto en una escala de uno (Insignificante) a cinco (Catastrófico) y hacer lo mismo con la probabilidad, donde uno represente "Muy poco probable" y cinco, "Muy probable".
Gracias a la matriz, es fácil multiplicar la gravedad por la probabilidad para obtener una puntuación del impacto en un formato numérico. Un riesgo que es catastrófico y muy probable obtendría una puntuación de 25, mientras que otro que es insignificante y muy poco probable tendría la puntuación de 1. Es una forma fácil e intuitiva de comparar e interpretar los riesgos.
Paso 4: Prioriza los riesgos y elabora un plan de acción
La última parte de la matriz de evaluación de riesgos consiste en priorizar los riesgos y crear un plan de gestión de riesgos para mitigarlos o neutralizarlos, clasificándolos según proceda. Debes describir los pasos que seguirás si el riesgo ocurre, aparte de las estrategias que aplicarás para volver a encauzar el proyecto.
Una matriz de riesgos facilita la realización de evaluaciones de riesgos y su mitigación. Crea una con Wrike hoy mismo.
¿Cómo se crea una matriz de riesgos en Excel?
¿Quieres saber cómo crear una matriz de riesgos en Excel? Para empezar, crea una tabla donde se representen las escalas de probabilidad y gravedad que has definido para tu evaluación de riesgos. Aquí tienes algunos consejos y prácticas recomendadas para ayudarte a empezar:
- Una vez creada la tabla, añade las etiquetas a las filas y columnas. Dedica las columnas a la gravedad y las filas a la probabilidad de ocurrencia.
- Una vez etiquetados todos los encabezados de las columnas y filas, escribe las definiciones de cada nivel de probabilidad y gravedad de los riesgos que has identificado con tu equipo debajo del título del encabezado. Esto ayuda a garantizar que el equipo trabaje en sintonía al clasificar los riesgos dentro de la matriz.
- Usa las opciones de formato para asignar colores a la matriz a fin de mejorar la representación gráfica. Puedes usar el sistema del semáforo (rojo, amarillo y verde) para los riesgos de gravedad alta, media y baja, respectivamente. La codificación por colores permite distinguir fácilmente los riesgos según la probabilidad de ocurrencia y el nivel de perjuicios o interrupciones que ocasionarán.
¿Cómo se crea una matriz de riesgos en Wrike?
Si no te gustan las hojas de Excel para controlar y supervisar los riesgos, puedes utilizar Wrike para personalizar y desarrollar una matriz de riesgos integral. A continuación te presentamos algunas de las características principales que Wrike te ofrece para evaluar los riesgos de un proyecto:
- Campos personalizados que te permiten ampliar la gravedad y probabilidad a tu gusto. Puedes convertirlos en menús desplegables con las clasificaciones en una escala de uno a cinco, o bien utilizar la opción de texto para etiquetar las categorías.
- Vista de tabla para ofrecer una imagen mejorada de los riesgos y una tabla similar a la que puedes crear en Excel.
- Informes y campos calculados para automatizar los datos asociados con los riesgos evaluados.
- Diagramas de Gantt interactivos que te permiten crear dependencias de tareas y automatizar fácilmente el cambio de fechas y plazos de los proyectos. El progreso del proyecto se puede supervisar en tiempo real, lo que permite a tu equipo tener siempre presentes los riesgos, para que no se pasen por alto los aspectos importantes.
Lo mejor de utilizar una plataforma como Wrike es que realiza actualizaciones y ajustes automáticamente a medida que tu proyecto avanza, ahorrándote el trabajo manual que se requiere en Excel.
¿Para que sirven los resultado de la matriz de riesgos?
¿Qué te aporta entonces una matriz de riesgos? En pocas palabras, los resultados de la matriz te ayudan a crear un plan de respuesta a los riesgos.
Para empezar, es fundamental subsanar cualquier aspecto que plantee un riesgo alto. En función del proyecto y de los recursos de tu equipo, puede que solo necesites supervisar las categorías de riesgo medio y bajo en lugar de tomar medidas inmediatas.
Por último, consulta tu matriz de riesgos durante todo el proyecto hasta que se marque como completado y resulte satisfactorio. No cometas el error de no asumir la gestión de riesgos como un proceso continuo. Usar estas herramientas de evaluación de riesgos es una manera eficaz y proactiva de ayudar a tu equipo de proyectos y mitigar cualquier cuello de botella que se interponga entre ellos y un proyecto prometedor.
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