Cuando empecé a escribir este artículo quería hablar sobre el trabajo en equipo. Cómo la colaboración y el trabajo en equipo van de la mano, que la palabra "EQUIPO" no incluye las letras "YO", bla, bla, bla. En lugar de eso, (puede parecer una tontería, ya que considero que domino bastante bien la cuestión) decidí volver a tratar la definición básica de colaboración.
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Cuando se enfoca de esta manera, esta definición es bastante diferente del trabajo en equipo. Mientras que el trabajo en equipo es la acción básica de trabajar conjuntamente de forma eficaz, la colaboración debe dar lugar a una creación o a un producto acabado. También me dí cuenta de que la colaboración nos incumbe a todos.
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¿Acaso importa? Porque la colaboración es esencial para el crecimiento individual, del equipo y de la empresa. Y, seamos honestos, la colaboración es inevitable en los negocios. Si tratas la colaboración como trabajo en equipo, al final tendrás un excelente equipo, pero no siempre unos buenos resultados. Tomar medidas para hacer de la colaboración próspera una prioridad, tanto dentro del equipo como en otros departamentos, puede contribuir a racionalizar esfuerzos y, en definitiva, a ahorrar tiempo a todos.
Veamos algunos de los retos comunes de la colaboración en equipo y algunos consejos para resolverlos:
1. Responsables de toma de decisiones indecisos
Irónico, ¿verdad? Quienes se supone que deben marcar un camino claro hacia el éxito acaban sin tener idea del camino a tomar. Esta situación es habitual cuando hay involucrados varios interesados y no todos se encuentran en la misma posición. A primera vista es posible que la indecisión parezca un reto menor, pero puede dar lugar a expectativas indefinidas o a retrasos en los plazos, por no hablar de la frustración entre los integrantes del equipo.
Consejo: Haz que el proceso de toma de decisiones sea lo más sencillo posible para los interesados. En lugar de preguntarles qué hacer, propón algunas ideas y pídeles que decidan. Muchas veces, la indecisión surge de frases como , "Ya te diré" o, "Lo pensaré y te lo haré saber". Establece un plazo para que dé una respuesta de modo que no se pierda en el gran agujero negro de las tareas pendientes.
2. "E-fail"
Este es el término que utilizo para cuando el correo electrónico falla claramente. Ya sabes: hacer clic en "responder a todos" (u olvidarse de hacer clic en responder a todos), no adjuntar el archivo más reciente, olvidarse de consultar la carpeta de correo no deseado por si hay mensajes importantes... Nos pasa a todos. Estos errores también son muy comunes al colaborar con varios equipos. Al final, los archivos adjuntos se pierden, los nazis de la gramática están al acecho y los plazos de los proyectos descarrilan.
Consejo: Deja de utilizar el correo electrónico para colaborar. ¡Blasfemia!, ¿qué estás diciendo? En serio, el correo electrónico solo perjudicará la productividad cuando se trata de colaboración. En lugar de ello, plantéate utilizar una herramienta de colaboración para gestionar proyectos y realizar un seguimiento de las responsabilidades. Herramientas de colaboración como Wrike contribuyen a archivar y realizar versiones de archivos para poder encontrar siempre el más reciente. Las menciones y las asignaciones de tareas hacen que las responsabilidades estén claras y sean coherentes. Así que súbete al carro de la colaboración y deja el correo electrónico para suscripciones a boletines y anuncios a nivel de empresa.
3. Mala comunicación (o falta de ella)
Al colaborar siempre existe la posibilidad de una mala interpretación o de un fallo de comunicación. En ocasiones, los errores no se descubren hasta que es demasiado tarde. Cuando no se entiende claramente lo que cabe esperar de las partes interesadas, se malgasta energía y el tiempo apremia. Esto puede deberse a una mala comunicación o sencillamente a que falta comunicación.
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Consejo: Haz preguntas. Si tienes dudas, levanta la mano. Asegúrate de ser claro en los objetivos y en las expectativas de todas las personas implicadas. Si se están realizando tareas a otro nivel, hazlo saber. Los errores y los retrasos son inevitables, por tanto hablar de ellos y ser proactivo brinda tiempo para encontrar una solución.
4. Hundimiento de procesos frente a sincronización de procesos
Los distintos departamentos siguen distintos procesos. Por tanto, cuando llega el momento de colaborar entre departamentos, es difícil implementar un proceso coherente que funcione bien con el estilo de trabajo de cada equipo. Y si los equipos utilizan distintas herramientas, la dificultad aumenta .
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Consejo: Propón un proceso y una herramienta que todo el mundo pueda usar. Busca herramientas de colaboración que se integren en las plataformas con las que cuentan otros equipos. En lugar de cambiar la forma de trabajar de cada uno, encuentra una herramienta que sea lo suficientemente flexible para integrarse en todos ellos.
5. Demasiados cocineros
Has escuchado el dicho , hay demasiados cocineros en la cocina. Esto también puede ocurrir en el caso de los proyectos. Es bueno recibir impresiones sobre un proyecto, pero cuando hay demasiada gente implicada, todos esos comentarios pueden resultar más perjudiciales que beneficiosos. Demasiadas voces y opiniones diversas pueden llevar a la gente en distinta dirección, lo que se traduce en una pérdida de vista del objetivo real.
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Consejo: Ten en cuenta quienes son os principales interesados en el proyecto. Quiénes son las personas que te brindarán los comentarios más valiosos. Solicitar comentarios a otros integrantes del equipo o a personas con una perspectiva fresca es aconsejable, pero limítate solo a uno o dos.
6. Personas negativas
"No podrá hacerlo a tiempo".
"¡Es muy mandón"
"Es que no soporto trabajar con ella".
Estas frases son habituales entre las personas tóxicas que andan al acecho por la oficina, es decir, "personas negativas". En todos los equipos suele haber al menos una y su actitud pesimista se extiende como un reguero. Se quejan de casi todo, y cuando hay que hacer frente a un reto o se produce un desacuerdo son los primeros en sacar el tema y los últimos en buscar una solución. Estas personas pueden minar la productividad y la moral de un equipo, provocando frustración y conflictos.
Consejo: Sé positivo Sofoca las llamas con un comentario positivo o una sugerencia.
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"Tendremos que esforzarnos un poco más para hacer esto a tiempo".
"Probablemente ahora esté demasiado sobrecargado. Vamos a hacer que se sienta orgulloso y que termine esto"
"En ocasiones puede resultar una persona difícil, pero está contribuyendo a que este proyecto sea un éxito".
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Si resulta que eres tú la persona negativa, da marcha atrás y evalúa tu actitud. Con solo cambiar la forma de decir las cosas consigues un avance, sin la negatividad improductiva y contagiosa.
¿Cuáles son tus principales desafíos de colaboración?
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