Te acaban de encargar un gran proyecto, uno multidisciplinario. Supervisas diferentes equipos, tareas complicadas y recursos, además de numerosos plazos: más bien parece que estás construyendo un castillo de naipes.
Las cosas se están poniendo en marcha y la gente ya te está planteando preguntas, dudas e ideas.
¿Qué tienen que hacer? ¿Para qué fecha han de acabar su parte? ¿Cumplirá este proyecto los objetivos del equipo? ¿No sería mejor hacer las cosas de una manera y no de otra?
Ya sientes cómo el proyecto entra en una espiral hacia el caos y sabes que tienes que darle estructura y orden... pero rápido. Lo que necesitas es un plan de proyecto.
Siete aspectos que has de tener en cuenta para crear un plan de proyecto
Sentarte a redactar un plan exhaustivo que cubra todos los detalles de tu proyecto te parece totalmente apabullante en este momento. Te empieza a salir humo de la cabeza con tantas personas implicadas y todo lo que hay que hacer.
Pero no te tires de los pelos aún. Como responsable de la planificación del proyecto, la forma más fácil de empezar es identificando los elementos esenciales que tienes que cubrir con el plan. A partir de ahí, puedes reconstruirlo de forma que tenga sentido y, a continuación, ir rellenando las lagunas.
Entonces, ¿cuáles son los elementos que tienes que incluir? Te explicamos cuáles son los siente componentes clave de un plan de proyecto.
Componente n.º 1: objetivos del proyecto
Antes de abordar la estructura y el resto de los componentes clave de un plan de proyecto, primero tienes que comprender el “qué” y el “porqué”: ¿Qué es el proyecto y por qué lo estás haciendo?
Supongamos que tienes que dirigir la creación de un nuevo seminario online con el objetivo de conseguir más clientes potenciales para tu lista de correos electrónico.
Es un punto de partida útil, pues define la acción y el resultado que se pretende conseguir. Sin embargo, un verdadero objetivo de alcance profundizará más con el fin de garantizar que todas las personas que intervengan en el proyecto cuenten con la misma información antes de que empiece realmente el trabajo.
Según los líderes ejecutivos, la falta de objetivos claros supone el 37 % del fracaso de los proyectos. Por eso, en lugar de conformarte con algo general como lo anterior, aporta más detalles y haz que se puedan cuantificar. De este modo, podrás supervisar el progreso y detectar de inmediato si algo se desvía del camino previsto.
Teniendo eso en cuenta, el objetivo general del proyecto podría ser algo como esto:
Celebrar un seminario online durante el segundo trimestre sobre el compromiso de los empleados. El objetivo es añadir al menos 500 clientes potenciales cualificados a tu lista de correos electrónicos.
Se trata de un ejemplo bastante sencillo. Ten en cuenta que los proyectos pueden tener objetivos más pequeños que se engloben en el objetivo general, y dichos objetivos pueden incluso ser diferentes dependiendo de qué partes interesadas intervengan.
Por ejemplo, los equipos de ventas y marketing podrían tener el objetivo de añadir nuevos clientes potenciales, mientras que el equipo de relaciones públicas pretende ganar la atención en ciertos medios y el equipo de producto quiere conseguir el feedback de clientes valiosos.
Define cada uno de esos objetivos (los más grandes y los más pequeños) ahora, para que puedas tenerlos en cuenta mientras construyes el resto de tu plan de trabajo del proyecto.
CONSEJO DE EXPERTO: puede resultar complicado dar con un objetivo que sea realmente eficaz. Utiliza la estructura de objetivos SMART para asegurarte de tenerlo todo controlado mientras defines el objetivo.
Componente n.º 2: funciones y responsabilidades
Hay algo claro: especialmente en los proyectos más grandes, habrá mucha gente participando. Aunque esto permite que se generen muchas nuevas ideas y se estimule la creatividad y la innovación, demasiados cocineros en la cocina pueden ocasionar confusión.
Detallar con claridad quién es el responsable de cada cosa ayuda a evitar el caos y es otro de los componentes clave de un plan de proyecto. También resulta útil para dar más visibilidad sobre quién se encarga de cada parte ante todo el equipo, además de ser una información vital de la que disponer cuando definas los plazos y gestiones las cargas de trabajo y los recursos.
Deja explícitamente claro quién se encarga de cada parte del proyecto, así como quién es la persona responsable, de forma que la gente sepa a quién acudir si surgen problemas.
Si volvemos al ejemplo del seminario online, tu plan de proyecto debe incluir algo similar a esto:
- Tú, equipo de gestión de proyectos: actúa como la persona responsable y supervisa el proyecto, incluidos los plazos y el presupuesto.
- Sofía, equipo de recursos humanos: planifica el contenido y ejecuta el seminario online.
- Javi, equipo de diseño: diseña las diapositivas y los gráficos promocionales del seminario online.
- Laura, equipo de marketing: promociona el seminario online.
- Lucas, equipo de ventas: supervisa la entrada de personas registradas.
Si el proyecto es especialmente grande, tal vez no puedas entrar en tanto detalle en este momento. No pasa nada, como mínimo, detalla en qué trabaja cada equipo o departamento de forma que todo el mundo sepa quién es el responsable de cada parte del proyecto. Una tabla Scrum o Kanban con el plan del proyecto puede ayudar a cada una de las partes interesadas a realizar el seguimiento de sus responsabilidades.
Componente n.º 3: recursos
La planificación y la ejecución del proyecto requiere cantidad de recursos diferentes: materiales, equipamiento, herramientas y, por supuesto, personal.
En una encuesta realizada por el Project Management Institute, una deficiente planificación de los recursos se citaba como la segunda causa más frecuente del fracaso en los proyectos.
Por eso, identificar de antemano los recursos necesarios para el proyecto te permite gestionarlos y optimizarlos mejor, además de evitar las frenéticas idas y venidas para terminarlo en el último minuto.
Con el fin de conservar una relativa simplicidad, dividamos los recursos que se necesitan, tanto los grandes como los pequeños, en dos grandes categorías:
- Equipamiento: todos los materiales, las herramientas, el espacio o la tecnología necesaria para ejecutar el proyecto.
- Personal: los miembros del equipo que necesitarás para completar el proyecto, ya sean empleados a jornada completa, agencias, proveedores, contratistas u otros.
Fijémonos en el ejemplo del seminario online y empecemos por la categoría de equipamiento. Si pensamos en todo el recorrido del proyecto, sabes que vas a necesitar lo siguiente:
- Una sala de reuniones reservada o un espacio en silencio donde se pueda celebrar el seminario online
- Acceso a una herramienta o una plataforma de grabación de vídeo
- Un micrófono con una calidad de sonido profesional
¿Y qué hay del personal? Aquí es donde los recursos pueden empezar a ser insuficientes. Asegúrate de no sobrecargar a una persona o un equipo con el grueso del trabajo.
Enumerar las funciones y las responsabilidades como lo has hecho antes te ayudará a determinar a quién tienes que incluir, de forma que puedas reclutarlos como recursos antes de que empiece el proyecto.
Piensa también en otros trabajadores que puedas necesitar para que el proyecto sea todo un éxito (como un informático para que lo configure todo para el día del seminario online o un diseñador freelance que cree los gráficos mientras el equipo de diseño se centra en las diapositivas).
CONSEJO DE EXPERTO: Wrike Resource te permite disfrutar de la visibilidad en tiempo real de todos los recursos, para que los puedas gestionar y asignar de forma más eficiente.
Componente n.º 4: presupuesto
Planificar la gestión de un proyecto no es tarea fácil, especialmente cuando se trata de la parte económica de las cosas.
Puede que hayas escuchado advertencias sobre que, estadísticamente, la mayoría de los proyectos se pasan de presupuesto. McKinsey concluyó que los proyectos de TI a gran escala, por poner un ejemplo, se pasan hasta en un 45 % de media del presupuesto.
Buena culpa de ello se debe a que es complicado definir el coste exacto de un proyecto antes siquiera de empezarlo. Además, las sorpresas y las dificultades inesperadas surgen y hacen que las cifras se disparen.
Sin embargo, incluso así, tienes que empezar a investigar y calcular los costes de los diferentes recursos que vas a necesitar mientras creas el plan de proyecto.
¿Cuánto costará la herramienta de grabación de vídeo? ¿Y el micrófono? ¿El equipo de marketing necesita fondos para promocionar el seminario online en las redes sociales? Si tienes que contratar más recursos, ¿cuál es su tarifa por proyecto u hora?
Anota los precios en el plan de proyecto y, a continuación, súmale un colchón para imprevistos para asegurarte de no apurar demasiado. No hay un método infalible para saber cuánto tienes que añadir, pero inflar el cálculo de presupuesto en un 10-20 % suele ser lo más acertado.
Componente n.º 5: dependencias
Los proyectos a menudo suelen parecerse a una fila de piezas de dominó. Hay cosas que no se pueden hacer hasta que no se terminen otras y así sucesivamente.
Es inteligente identificar esos tipos de dependencias en las fases de planificación de proyectos, de forma que puedas asignar un programa que tenga sentido y no cree obstáculos innecesarios.
Por ejemplo, el equipo de marketing no puede iniciar promociones hasta que no tenga una fecha y una hora fijadas. Pero el equipo de diseño tampoco puede trabajar en las diapositivas del seminario online hasta que el contenido no esté listo.
El método de la ruta crítica (CPM, por sus siglas en inglés) puede ayudarte a encontrar las conexiones de forma sencilla creando un modelo de proyecto que incluya lo siguiente:
Una lista de todas las tareas necesarias para completar el proyecto
Las dependencias entre las tareas
Un cálculo de tiempo para cada actividad
Hacer esto antes de pasar a la asignación del programa te ayuda a colocar los elementos siguiendo un orden práctico, además de ser realista con los plazos de los diferentes hitos.
Componente n.º 6: programa
Ha llegado el momento de empezar a asignar fechas a cada parte. ¿Te tienta la idea de lanzar un dardo al calendario para elegir diferentes plazos? Lo entendemos, esta parte de la planificación de la gestión de proyectos es suficiente para volverte loco.
Por suerte, no hay una forma más sencilla de crear un programa realista: seguir un proceso inverso. Identifica la fecha en la que proyecto tiene que finalizar sin falta y, a continuación, realiza el proceso inverso para identificar hitos de tareas concretas.
Mientras lo haces, consulta las dependencias que has identificado para confirmar que pones cada parte en un orden sensato.
Y, en partes como con el presupuesto, no hace daño a nadie dar un poco de margen para no pillarte los dedos. Todos tendemos a ser demasiado optimistas sobre cuánto tiempo dura cada parte (esto es cierto y se denomina falacia de la planificación), por lo que agradecerás disponer de un poco de margen.
Con todo eso en mente, este podría ser el aspecto de un esquema general de tu programa del seminario online:
- 5 de febrero, 2019: descripción del contenido del seminario online finalizada
- 11 de febrero, 2019: contenido del seminario online finalizado y enviado al equipo de diseño
- 25 de febrero, 2019: diseño de las diapositivas finalizado
- 4 de marzo, 2019: gráficos promocionales finalizados
- 14 de marzo, 2019: contenido y diapositivas del seminario online finalizados
- 18 de marzo, 2019 - 1 de abril, 2019: promoción del seminario online en las redes sociales
- 1 de abril, 2019: llamada final para registros/cierre al final del día del registro para el seminario online
- 3 de abril, 2019: día del seminario online
Componente n.º 7: comunicación
Contar con un plan de comunicación en la gestión de proyectos es fundamental. Hay estudios que han demostrado que el 57 % de los proyectos fracasan debido a errores de comunicación, por lo que es recomendable dejar bien claras las expectativas.
Tu plan de proyecto debe establecer una serie de reglas básicas para la comunicación, como la frecuencia con la que te comunicarás y qué métodos emplearás para ello.
Idealmente, entre las herramientas de tu arsenal de planificación del proyecto se incluirá algún tipo de plataforma colaborativa de gestión del trabajo que permita mantener una comunicación centralizada. Sin embargo, también tendrás que detallar cosas como estas:
- ¿Toda la comunicación relacionada con el proyecto tiene que producirse en dicha herramienta? ¿Hay situaciones en las que se permita el envío de correos electrónicos o mensajes instantáneos?
- ¿Celebrarás reuniones regulares para informar del estado del proyecto? ¿Quién se prevé que asista y presente?
- ¿Esperas recibir información de determinados miembros del equipo o partes interesadas de forma rutinaria?
Puede parecer exagerado, pero, cuando se trata de la gestión y la planificación de proyectos, es mejor ser demasiado detallado que dejar las cosas abiertas a la libre interpretación.
Empieza por los componentes clave de un plan de proyecto y evita que acabe en fracaso
Cuando te planteas por primera vez cómo redactar un plan de proyecto, el proceso te puede parecer abrumador. Sin embargo, es mucho más fácil si empiezas creando un esquema con estos componentes clave de un plan de proyecto y, a continuación, vas rellanando los huecos.
Si quieres ponerte en marcha de una forma aún más llevadera, considera la opción de usar una plataforma colaborativa de gestión del trabajo como Wrike.
Mantener la comunicación centralizada en un mismo lugar, la colaboración en tiempo real y una mayor visibilidad sobre tus recursos y las cargas de trabajo, combinado con herramientas útiles como los diagramas de Gantt y las vistas de calendario, hace que sea mucho más sencillo construir tu propia plantilla de plan de proyecto.
Y así, antes de que te des cuenta, el caos y la confusión habrán desaparecido.
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