«Puedes diseñar, crear y construir el lugar más maravilloso del mundo. Pero se necesita gente para hacer el sueño realidad», (Walt Disney)
¿Alguna vez has sentido que las sesiones de intercambio de ideas son una pérdida de tiempo total? ¿Crees que son necesarias para obtener la aportación de tu equipo sobre un tema, pero la sesión normalmente se convierte en unos cuantos participantes peleando y el resto sin decir nada? Este es uno de los clásicos casos de sesión de intercambio de ideas que resulta improductivo.
Muchas personas olvidan que la clave de las sesiones de intercambio de ideas es la cantidad, no la calidad. Sí, has leído bien: cantidad, no calidad. La sesión de intercambio de ideas es el primer paso en la fase de exploración de un nuevo proyecto, por lo que es importante estar abierto a todas las ideas y posibilidades. Los problemas surgen cuando los miembros del equipo piensan que tienen que filtrar las buenas ideas de las que no son tan buenas por el miedo a ser juzgado o rechazado.
Otro problema de las sesiones de intercambio de ideas es que muchas personas creen que solo hay un modo de hacerlas: una discusión abierta en una sala de reuniones con todo el mundo implicado en ello. Este método no es necesariamente erróneo, pero puede causar algunos inconvenientes sociales, en su mayoría no reconocidos, que podrían ser responsables de una sesión improductiva. Por ejemplo, cuando se comparten las dos primeras ideas durante una sesión, existe la tendencia a centrarse en esas ideas a lo largo de toda la reunión. Leigh Thompson, profesor de gestión en la Kellogg School, dirigió un estudio sobre métodos tradicionales de sesiones de intercambio de ideas y detectó que solo unas pocas personas acaparaban del 60 al 75 % de la conversación. Este prejuicio, llamado «anclaje», a menudo puede evitar que salgan a la luz otras ideas nuevas.
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A continuación, presentamos 7 maneras fáciles de intercambiar ideas de manera efectiva, fomentar la colaboración y eliminar los juicios:
1. Sesiones para escribir ideas o «Brain Writing»
El principio general de esta técnica consiste en separar la generación de ideas de la discusión. El líder del equipo comparte el tema con el equipo y los miembros del equipo escriben sus ideas de manera individual. Esto ayuda a eliminar el anclaje y anima a todos en el equipo a compartir sus propias ideas. También da más tiempo para pensar sobre las ideas propias, lo que resulta especialmente útil para los participantes introvertidos. Esta técnica de las sesiones de intercambio de ideas funciona mejor con los equipos que parecen estar muy influenciados por las primeras ideas presentadas durante una reunión.
2. Dinámica de representación
¿Alguna vez has pensado en cómo podría gestionar una situación otra persona? ¿O qué podrían decir sobre un tema concreto? Con la dinámica de representación se pretende justo eso. Piensa en cómo alguien, como tu jefe, un personaje famoso o, incluso, el presidente de los Estados Unidos, podría gestionar la situación. Al verte a ti mismo dentro de ese escenario puedes ofrecer al equipo una perspectiva diferente, además de la posibilidad de nuevas ideas. Esta técnica funciona mejor con aquellos equipos que se encuentran con las mismas ideas en proyectos repetitivos.
3. Sesión de intercambio de ideas en línea o «brain-netting»
En la actualidad, los equipos virtuales están siendo cada vez más habituales en todo tipo de negocios. La evolución del correo electrónico y las herramientas de colaboración han hecho que trabajar a distancia sea la norma en determinados entornos. Pero ¿qué pasa cuando el equipo tiene que unirse para intercambiar ideas? Está claro que es posible lanzar ideas de un lado para otro a través del correo electrónico, pero entonces se hace difícil archivar esas ideas para las referencias futuras. Tener una única ubicación en línea donde los miembros del equipo puedan colaborar resulta crucial para estos equipos virtuales (piensa en un almacenamiento de documentos basado en la nube o en una herramienta de colaboración en línea). Uno de nuestros clientes más conocidos, Redfoo, utiliza Wrike para intercambiar ideas de música y ropa en sus múltiples empresas. Creó una carpeta de ideas en Wrike, en la que se pueden apuntar ideas y compartirlas con el equipo. De este modo, todas las ideas se archivan en una ubicación central y se puede remitir a ellas con facilidad.
4. Ideación rápida
En ocasiones, las limitaciones de tiempo pueden contribuir a generar ideas de una manera más rápida porque no hay tiempo de filtrar o pensar demasiado en cada una de ellas. Con esta técnica, el líder del equipo proporciona de antemano un contexto con informaciones o preguntas sobre el tema, el presupuesto, el plazo de entrega, etc. A continuación, se establece un límite de tiempo para que cada uno escriba tantos pensamientos o ideas sobre el tema como sea posible, usando cualquier medio disponible. La gente no debe preocuparse por filtrar sus ideas. La mejor parte de este estilo de sesión de intercambio de ideas es que se puede personalizar completamente para cumplir con las necesidades del equipo y del proyecto. Es posible usar varios medios diferentes como papel y bolígrafo, pizarras en blanco, notas, etc.; cualquier cosa que consiga despertar la creatividad. El límite de tiempo para tu sesión de ideación rápida puede ser de 5 a 45 minutos, dependiendo de la complejidad del tema. Esta técnica es buena para los equipos que tienden a salirse del camino o para fijar un límite de tiempo en aquellas sesiones de intercambio de ideas que normalmente se alargan más de lo esperado.
5. Sesión de intercambio de ideas de todos contra todos
Este método se inicia reuniendo al equipo en un círculo. Una vez que se publica el tema, tienes que ir por el círculo uno por uno y tomar una idea de cada persona hasta que todos hayan tenido su turno. A la vez habrá un facilitador que grabará todas las ideas para que puedan discutirse cuando acabe el tiempo de compartirlas. Es muy importante no evaluar ninguna idea hasta que todos hayan tenido la oportunidad de compartir la suya. Esta técnica es buena cuando algunos de los miembros del equipo tienden a no intervenir durante las reuniones.
6. Explosión estelar o «starbursting»
Esta forma se centra en formular preguntas en vez de respuestas. La explosión estelar reta al equipo a que formulen tantas preguntas sobre el tema como puedan. Una manera fácil de comenzar una sesión como esta sería empezar a hacer una lista de preguntas que traten sobre quién, qué, dónde, cuándo y por qué. Este estilo garantiza que todos los aspectos del proyecto se aborden antes de que se ejecute ningún trabajo. Es una buena técnica para los equipos que tienden a pasar por alto determinados aspectos de un proyecto y que acaban dándose prisa para conseguir que se hagan las cosas en el último minuto.
7. Técnica de la escalera
Desarrollada en 1992, este estilo anima a cada miembro a hacer su aportación de manera individual antes de verse influenciados por todos los demás. La sesión comienza con el facilitador compartiendo el tema o la pregunta con todo el equipo. Después, todos, excepto dos miembros del equipo, abandonan la habitación. Estos dos miembros discuten ahora sobre el tema y sus ideas. A continuación, se añade un miembro más del grupo. Este nuevo miembro aportará sus ideas antes de que los otros dos debatan sobre las suyas. Este ciclo se va repitiendo hasta que todos los miembros del grupo estén en la sala. Esta técnica es especialmente útil para los equipos que se ven fácilmente influenciados por un solo miembro o dos del equipo, lo que lleva al pensamiento colectivo. También ayuda a alentar a los más tímidos del grupo a compartir sus ideas sin sentirse intimidados por una habitación llena de gente.
¿Tu equipo finaliza las sesiones de intercambio de ideas con éxito?
¿Qué otras técnicas ha usado tu equipo para hacer sesiones de intercambio de ideas eficaces? ¡Cuéntanos todo en los comentarios!
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