En gestión de proyectos, los plazos son la mitad de la batalla. Los responsables tienen que controlar el progreso de todos los miembros del equipo, cumplir los plazos de entrega y hacer que el progreso vaya constantemente hacia sus objetivos compartidos. Hacerlo todo a tiempo y sin salirse del presupuesto exige el empleo de una estrategia y una previsión. Por eso tienes que mantener un claro calendario del plan del proyecto.
Hay muchas formas diferentes de establecer una plantilla de calendario del plan del proyecto, y es importante que cada responsable busque un planteamiento que funcione para las necesidades de su equipo. Llegados a este punto, debes tomar decisiones que harán que los empleados avancen con sus tareas personales, incluso cuando las circunstancias se complican. He aquí una serie de consideraciones clave que debes tener en cuenta cuando establezcas el programa para gestionar un proyecto:
1. Define hitos realistas
Un líder solo puede ofrecer resultados si sabe que el equipo cuenta con los recursos necesarios para finalizar y cuánto durarán en acabar. Por eso es tan importante estar atento y ser realista al establecer hitos y realizar entregas de conformidad con el programa. Las personas tienen una tendencia natural para prever que una tarea se realizará en menos tiempo del que se necesitará en realidad. Para acabar con ese problema, los responsables deben hacer sus propios deberes y asegurarse de que cuentan con una estimación precisa de cuánto tiempo requerirá cada tarea.
2. Mantén las líneas de comunicación abiertas
Establecer un programa y ceñirse a él consigue que el diálogo sea abierto y honesto entre los participantes. El responsable debe organizar actualizaciones del estado habituales y hablar con las diferentes partes interesadas acerca del progreso del equipo. De este modo, los trabajadores pueden anticiparse advirtiendo de si una entrega se va a retrasar y aportar soluciones para la finalización de las tareas de forma más eficaz.
3. Elige las herramientas adecuadas
El software que utiliza un equipo para gestionar su programa puede ser la diferencia que consigue el éxito de un proyecto. Mientras que algunos líderes pueden optar por usar una plantilla de Excel para el plan de proyecto, ello implica que se pierdan algunas de las principales oportunidades. Seleccionar una solución de gestión de proyectos que incluya la capacidad de crear diagramas de Gantt detallados, como Wrike, proporciona varias ventajas excelentes:
- Todas las personas que participan ven claramente sus responsabilidades y los conflictos del programa.
- El equipo es consciente de cómo las diferentes tareas se relacionan entre sí.
- Los responsables son capaces de prepararse para periodos de mucho trabajo y organizar el calendario del plan de proyecto en consecuencia.
Al establecer una plantilla de control del proyecto y usar software para realizar el seguimiento del progreso, un líder da al equipo el apoyo y la información necesarios para completar el proyecto dentro del plazo.
4. Prepárate para los cambios del calendario del plan de proyecto
Planificar con cuidado no implica que tengas que ser inflexible. Un buen gestor sabe que probablemente haya problemas y demoras con los proyectos, y cómo responda a dichos problemas determinará el resultado. Cuando sabes en qué punto de cada tarea se encuentran los miembros del equipo, es más fácil realizar modificaciones según proceda para evitar retrasarse o malgastar los recursos.
Definir un calendario detallado del plan del proyecto es el comienzo del camino del equipo hacia sus objetivos. Los pasos siguientes requieren un control atento, una comunicación comprensible y la capacidad de realizar cambios cuando haga falta.
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