Hablamos mucho sobre colaboración de tipo remoto en el futuro. Se trata de una parte integrante del trabajo diario y así seguirá siendo.
Ello nos lleva a plantearnos lo siguiente: para las empresas que luchan por implementar una cultura de colaboración, ¿qué tres consejos sencillos podrían hacerla realidad? Estas son las conclusiones a las que hemos llegado:
1. Hacer sitio para la colaboración
Tanto si hablamos de cubículos y zonas físicas de trabajo, como de espacios virtuales creados con servicios en la nube y mensajería instantánea, debe haber una forma de crear espacios que inviten a reunirse y trabajar juntos.
Por ejemplo, Zappos diseñó su nueva sede de Las Vegas con un fácil acceso a un nuevo espacio de trabajo para los empleados. Los datos y los cables de alimentación cuelgan desde el techo para que uno se pueda conectar desde cualquier lugar. Además, abundan las zonas comunes para entrar en contacto con personas con las que normalmente no coincides.
¿Y qué pasa con los equipos remotos? Empresas como Shutterstock han hecho sitio para la colaboración con la práctica extrema de videoconferencias permanentes, donde los trabajadores remotos forman parte de un Google Hangout durante 8 horas al día, lo que les permite hablar unos con otros como si estuvieran en la misma sala. De esta forma, incluso los empleados que trabajan fuera de la oficina tienen la oportunidad de crear un sentido de camaradería con los demás miembros del equipo. Y además pueden acudir unos a otros de inmediato para obtener información o ayuda simplemente accediendo a la pantalla de videoconferencias.
2. Ofrecer herramientas para compartir
Crear espacios compartidos es imposible sin las herramientas adecuadas. Te sugerimos estas tres o cuatro herramientas para hacer realidad la idea de la colaboración:
— Herramienta de mensajería en tiempo real: Piensa en Skype, Google Hangouts y Facetime. Son herramientas que permiten a las personas hablar y realizar videoconferencias en tiempo real con un compañero que se encuentra fuera.
— Herramienta de gestión de tareas: Piensa en Wrike (por supuesto). Es una herramienta que consigue que el trabajo en equipo sea eficaz, permite asignar y organizar tareas, y elimina la necesidad de enviar constantemente mensajes de correo electrónico o mensajes instantáneos relacionados con el trabajo.
— Herramienta de base de conocimientos: Piensa en wikis o blogs internos (y Wrike también puede hacer esto muy bien). Se trata de una herramienta que permite documentar los procesos o compartir los conocimientos y las prácticas recomendadas con el equipo.
— Herramienta de uso compartido de archivos: Piensa en Box, Dropbox y Google Drive. Se trata de una herramienta que permite guardar y sincronizar archivos, así como compartirlos fácilmente con el equipo. (Si utilizas Wrike, podrás adjuntar fácilmente estos archivos a las tareas).
3. Fomentar la participación del equipo
Las personas prestan más atención durante las reuniones si están de pie en lugar de sentadas (especialmente si no tienen sus portátiles). También la participación es mucho mayor cuando el equipo debate problemas alrededor de una pizarra en lugar de mirar a alguien mientras realiza una presentación en un gran auditorio. Cuando se publican documentos y diagramas sobre problemas sin resolver en pizarras colocadas en las paredes de los pasillos — o en wikis y blogs internos — es más probable que personas ajenas al grupo principal ofrezcan otras soluciones.
Independientemente del asunto tratado en la reunión o el debate, prepara al equipo para la participación fomentando una postura más activa y poniendo barreras al aburrimiento, la autocomplacencia y los silos.
¿Cuáles son tus mejores consejos de colaboración?
Tengo curiosidad por saber qué trucos has utilizado para que los equipos colaboren o incluso participen de forma proactiva en una reunión. ¡Anota tus comentarios y compártelos!
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