Algo provocó la extinción de los dinosaurios. Y mientras los científicos siguen debatiendo sobre cuál fue el motivo exacto de su desaparición (cometas que se estrellaron en la tierra, cambio climático, mamíferos que se comieron sus huevos, etc.). La cuestión es que no sobrevivieron a los tiempos y sencillamente murieron.
En tu espacio de trabajo hay dinosaurios similares. Son herramientas de trabajo antiguas o procesos de trabajo que solían sacar el trabajo adelante, pero que ya no son viables actualmente en la era en la que imperan la conexión y la colaboración.
Veámoslos:
El tiranosaurio rex del trabajo: el correo electrónico
Este ejemplar, el rey de las herramientas de trabajo, sigue dominando en la oficina; básicamente porque todo el mundo lo tiene y sigue funcionando para mensajes breves y rápidos. El problema de este T-Rex radica en sus brazos cortos y gruesos. Se trata de una metáfora de lo desastroso que se puede ser
utilizar el correo electrónico para gestionar proyectos.
Cuando todo el intercambio de mensajes se disperse por varias conversaciones y tengas cientos de elementos adjuntos sabrás que
el correo electrónico es un monstruo.
En primer lugar, el correo electrónico carece de contexto. No ofrece visibilidad del trabajo que se está haciendo y no se sabe quién es el responsable de realizar cada parte. Además, tenemos esa distracción adictiva que nos lleva a gestionar cada mensaje que entra. ¡Por no hablar del tiempo que se pierde!
Hay cantidad de
herramientas de gestión de proyectos colaborativas que son más eficaces que el correo electrónico. Si estás leyendo este blog, sabes que Wrike es una de las mejores, porque traslada el grueso de la comunicación relacionada con el trabajo de tu abarrotada bandeja de correo entrante a una ubicación centralizada para que todos los miembros del equipo la vean. Nada se pierde. Se recupera todo, especialmente el contexto.
El brontosaurio: las hojas de cálculo
El otro dinosaurio principal del trabajo, las hojas de cálculo, es menos dañino que el T-Rex del correo electrónico, básicamente porque sigue siendo una útil herramienta para las bases de datos y los cálculos. Las hojas de cálculo se pueden utilizar para: crear la cronología de un proyecto, elaborar un presupuesto,
programar un calendario del proyecto y mucho más.
El único problema real surgirá cuando intentes utilizarlas para gestionar varios proyectos y te des cuenta de repente de que pasas tanto tiempo manteniendo las hojas como sacando el trabajo real adelante. En ese momento mirarás al dinosaurio y sabrás lo que come el monstruo.
En cambio, si utilizas una herramienta de gestión del trabajo verás los datos y sabrás que no están obsoletos tan pronto como se meten en una tabla. Son datos en tiempo real. Además, solo hay una versión de la verdad en tu herramienta, se acabaron las 10 copias del archivo de Excel girando en la órbita de la empresa que varias personas se encargan de actualizar.
El aterrador velociraptor: las reuniones para hablar del estado de las tareas
Entonces aparece el velociraptor del trabajo: esas reuniones tan rápidas como aterradoras que, de algún modo, siempre parece que aniquilan la productividad del equipo de un solo mordisco.
Asumámoslo, las reuniones llevan su tiempo y precisamente el tiempo es el recurso más preciado de tu equipo (puede que le siga de cerca el café). Si dedicas tiempo a entrar en detalles que se podrían enviar por correo electrónico o incluir en una herramienta de gestión del trabajo, entonces es una pérdida de los recursos de todos. Una buena herramienta de trabajo muestra en qué punto se encuentra un proyecto o tareas determinadas, sin tener que interrumpir el
flujo de trabajo habitual del equipo.
Sí, las consultas privadas son necesarias para tomar la temperatura al equipo, así como para garantizar que las personas crezcan y continúen haciendo las cosas que aman. Pero si solo quieres saber si el proyecto va a cumplir el plazo, hay un panel que te lo cuenta.
Deja de ser tan prehistórico
Ojalá que no sigas usando estas herramientas y procesos prehistóricos; pero, si lo haces, puede que te haga falta descargar nuestro libro electrónico gratuito sobre por qué los gestores tienen que romper con el correo electrónico y las hojas de cálculo.
Léelo y laméntate por lo jurásico de tu forma de gestionar proyectos. Puede que este toque de atención era lo que necesitabas para ir acorde a los tiempos, antes de que la competencia se convierta en el meteorito que borre tu organización de la faz de la tierra.
Saluda a Wrike (y al dinosaurio del trabajo) en la Adobe Summit 2017
Si vas a asistir a la Adobe Summit de Las Vegas esta semana, vigila al dinosaurio del trabajo que se pasea por sus salas.
También puedes pasar a saludar a Wrike en
el estand 620 H de la muestra de socios de la Adobe Summit para conocer a nuestro propio dinosaurio del trabajo.
