La gestión de proyectos es una labor muy compleja y difícil. Como son muchos los factores que influyen en cada proyecto, los gestores deben ser extremadamente versátiles y estar bien preparados. A diferencia de los desarrolladores, los ingenieros o los arquitectos, que trabajan en la parte técnica de los proyectos, los gestores, además de estar familiarizados con todos los detalles técnicos, también tienen que lidiar con los aspectos sociales y corporativos. Aparte de todo eso, muchas veces tienen que hacer malabarismos con varios proyectos a la vez.
Además de todo lo anterior, los gestores de proyectos deben garantizar que las líneas de comunicación entre los diferentes departamentos permanezcan abiertas, de forma que los equipos se puedan coordinar con los demás y que los posibles peligros que puedan dejar al proyecto fuera de juego pasen inadvertidos. Naturalmente, toda esta complejidad es terreno abonado para infinidad de problemas. Estos son los tres principales dolores de cabeza que casi todos los gestores de proyectos han sufrido, junto con algunas prácticas soluciones.
Dolor de cabeza n.º 1: modificaciones en la programación del proyecto
Huelga decir que los proyectos necesitan una programación para que todas las personas implicadas puedan seguir su progreso y conocer las responsabilidades, incluidos los hitos. Es cosa del gestor de proyectos controlar todas las actividades del equipo, actualizar el estado del proyecto y actuar como enlace entre el equipo y las partes interesadas, incluido el equipo directivo. Sin embargo, esta es una actividad que requiere mucha dedicación por parte de los gestores de proyectos, cuando sus habilidades y conocimientos podrían aprovecharse mejor si les dejáramos que hicieran su trabajo real en el proyecto, en lugar de asignarles tareas administrativas.
Solución: automatiza las modificaciones de la programación siempre que sea posible para que no tengas que malgastar el tiempo recopilándolas manualmente. Reunirte con el equipo y preguntar a cada uno de sus miembros cuál es el estado de la tarea es una tarea que requiere mucho tiempo, especialmente cuando hay herramientas de gestión de proyectos y colaboración disponibles que permiten al equipo marcar sencillamente una tarea o un hito como finalizado, y proporcionar actualizaciones e informes del estado en tiempo real. Si ahorras tiempo en las tareas administrativas, podrás centrar tus esfuerzos y conocimientos en lo que realmente importa.
Dolor de cabeza n.º 2: multitarea
Con tanto por hacer, la multitarea parece inevitable. Pero resulta que en realidad impide que seas productivo, afecta negativamente a la calidad del trabajo y puede provocar grandes demoras. Un contratiempo en una parte inevitablemente causará problemas en las tareas dependientes, que no podrán dar comienzo hasta que la primera tarea haya finalizado y así sucesivamente. En poco tiempo crea y acumula más retrasos.
Solución: haz todo lo posible para limitar el número de proyectos llevados a cabo simultáneamente. Trata de no dejar que haya más del 25 o el 50 % de los proyectos ejecutándose simultáneamente para provocar menos demoras y que el trabajo tenga una mayor calidad. Como gestor de proyectos, tu trabajo será más fácil con menos proyectos que requieran tu tiempo y atención al mismo tiempo. Además, tienes la ventaja de disponer de muchas herramientas en línea que te ayudarán a echarte al hombro parte de la carga. Una aplicación de mensajería instantánea como Slack te permite comunicarte en tiempo real, archivar mensajes y realizar búsquedas de forma sencilla en caso de que necesites recordar detalles concretos de una conversación.
Dolor de cabeza n.º 3: cálculos de duración del proyecto
A menos que tengas una bola de cristal a mano (en cuyo caso quizá podrías prestárnosla), sencillamente no es posible saber cuánto tiempo te llevará realizar una tarea concreta. No obstante, tendrás que ofrecer un cálculo de tiempo a las partes interesadas y los clientes basado en toda la información relevante que tengas a tu disposición. Y serás el responsable de la fecha de finalización que propongas.
Hay varios métodos diferentes que puedes emplear para calcular cuánto tiempo le llevará a tu equipo finalizar un proyecto. Sin embargo, aunque asignes duraciones a cada tarea, puede que te quedes corto al calcular, lo que implica que tu equipo tendrá que ocuparse del trabajo pendiente y recuperar el tiempo perdido. Y, además de este estrés, ello puede significar el sacrificio de la calidad, salirse del presupuesto o incluso quedar fuera de los plazos establecidos.
Solución: en lugar de pedir a los miembros del equipo que ofrezcan un solo plazo de entrega para sus tareas específicas, prueba con un método de cálculo de dos fechas. La ventaja del método de dos fechas radica en que te permite salirte del cálculo, además de proporcionar cierto margen para que puedas entregar el proyecto antes del plazo de entrega final. Ten en cuenta que este método no garantiza que seas capaz de entregar todos los proyectos a tiempo, pero te aporta cierta seguridad.
Con estas útiles estrategias y herramientas, podrás planificar y ejecutar los proyectos mejor, y permitir que tanto tú como tu equipo funcionéis de forma más productiva, con menos estrés y, además, que cumpláis (o superéis) las expectativas de los clientes.
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