La gestión carteras de proyectos (PPM, por sus siglas en inglés) es un método que utilizan las organizaciones para planificar los calendarios y asignar los recursos necesarios para llevar la cartera de proyectos a buen término. Las carteras de proyectos son, en esencia, un tipo de gestión de proyectos a una escala mayor, ya que concierne a grupos de proyectos empaquetados en carteras de trabajo. PPM es un sistema para analizar el retorno de la inversión, el rendimiento y los riesgos de cada cartera de proyectos. Gracias a este sistema, podrás dar a cada trabajo la prioridad adecuada.
En el caso de las organizaciones con muchos proyectos simultáneos, el software PPM se utiliza para garantizar que todos los proyectos cuenten con el personal adecuado para su realización dentro del plazo de entrega y respetando el presupuesto. También se puede utilizar este software para marcar y, a continuación, prever los recursos que se van a necesitar, determinar el retorno de la inversión de los compromisos del proyecto, y gestionar los posibles riesgos.
El software PPM también puede admitir funciones administrativas, como la supervisión de las cargas de trabajo de los miembros del equipo, el seguimiento de las horas facturables y la gestión de las solicitudes de cambios. En resumen, un software PPM adecuado ayuda a los equipos a superar los muchos retos a los que se enfrentan las empresas.
Estamos hablando de las dificultades habituales asociadas con el software PPM y cómo puedes superarlas con el software adecuado:
Las dificultades de las empresas que implementan la gestión de la cartera de proyectos
Ya hemos hablado de las dificultades de PPM. En pocas palabras, las empresas que implementan la gestión de carteras de proyectos sufren estos problemas:
- Un gran número de proyectos simultáneos provocan conflictos con los recursos, atascos y demoras
- Proyectos propuestos que no alcanzan los objetivos globales de la empresa
- Proyectos que se demoran mucho, afectan negativamente a los ingresos y al retorno de la inversión
Aquí es donde puede ayudar la herramienta adecuada para garantizar la eficacia necesaria de la empresa.
Las tres ventajas del software de gestión de carteras de proyectos
El único objetivo del software PPM es mejorar el resultado mediante la priorización de las carteras de proyectos que añaden valor y contribuyen al buen estado de la organización. Y, cuando utilices el software adecuado para el trabajo en cuestión, podrás hacer esto mucho más rápido.
1. Más transparencia da lugar a decisiones más inteligentes
El software de gestión de carteras de proyectos ofrece a los equipos más transparencia del trabajo. De repente, la organización podrá ver toda la amplitud de los proyectos, lo que implica que podrás tomar decisiones más inteligentes y mejor fundamentadas sobre el trabajo, en lugar de tomar decisiones basadas en corazonadas. De este modo, podrás poner los proyectos en línea con los objetivos de la empresa.
2. Mejor visibilidad significa una gestión eficaz de los recursos
El software PPM ofrece más visibilidad para una mejor gestión de los recursos. Como puedes ver quién trabaja en qué, ahora y en el futuro, puedes planificar la distribución de las carteras de proyectos en consecuencia y sabiamente. Adiós a los atascos y los retrasos.
3. Acceso en tiempo real significa mejores herramientas para elaborar informes y análisis
El software de gestión de carteras de proyectos basado en la nube ofrece un acceso en tiempo real al trabajo que se está llevando a cabo. Tiene la capacidad de producir informes puntuales y análisis en tiempo real. Un buen software PPM también ofrece funciones para los altos cargos de administración, como la creación de presupuestos de la cartera, la coordinación de carteras y el retorno de la inversión/previsión. Todo ello contribuye a que puedas gestionar mejor las carteras de proyectos.
Por qué necesitas un software PPM
Implementar un software de gestión de carteras de proyectos basado en la nube es una forma eficaz de lograr los objetivos empresariales de la organización mientras trabajas con tus limitaciones de recursos. Si tienes experiencia trabajando con software PPM, especialmente si formas parte del equipo que implementa la herramienta por primera vez, comparte tu experiencia y tus consejos en la sección de comentarios que aparece a continuación.
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