Tres pasos para emplear el poder de la colaboración entre equipos

Una organización consigue más cuando los empleados tienen la oportunidad de aunar su talento y trabajo, y cuando se esfuerzan hacia un objetivo común. Siempre es fundamental es mantener la productividad de las relaciones laborales en equipos y departamentos concretos. No obstante, puede ser igual de importante para relacionar funciones, intercambiar ideas y hacer que los grandes proyectos se pongan en marcha. La colaboración entre equipos aprovecha todo el potencial de un negocio para hacer que surjan nuevas perspectivas e impulsar planes ambiciosos.

Lamentablemente este tipo de cooperación sale mal en muchas ocasiones. Las colaboraciones entre varias funciones a menudo se salen del presupuesto o del programa, no satisfacen las necesidades de los clientes o no están en consonancia con los objetivos generales de la empresa. Para superar estos obstáculos, utiliza una buena gestión de proyectos, herramientas de calidad y una estrategia meditada.

A continuación te indicamos tres formas de hacer que la colaboración de equipos interdisciplinarios funcione en tu organización:

1. Establece objetivos claros

Gestionar un proyecto, del tipo que sea, requiere grandes dotes de liderazgo y saber exactamente hacia dónde se dirige el equipo. Una visión centrada es especialmente importante cuando se trata de establecer las condiciones para una colaboración exitosa en el lugar de trabajo. Empieza un proyecto definiendo los retos compartidos a los que la empresa se tiene que enfrentar y recopilando información de los diferentes equipos implicados.

Una vez que todos han acordado qué problemas hay que solucionar, el paso siguiente es establecer los objetivos de colaboración y los pasos que hay que dar para lograrlos. Limitar estrictamente la cantidad de estos objetivos hace que el proyecto sea más asequible y aumenta las probabilidades de éxito. En función de estos objetivos, los responsables deben elaborar un presupuesto y establecer unos plazos realistas, así como dejar las prioridades y los resultados deseados por escrito. Después de todo, es un paso fundamental para un liderazgo eficaz, como se ha indicado en uno de los mejores libros sobre marketing: El ejecutivo al minuto.

2. Reajusta las funciones y los procesos

En una colaboración de equipos eficaz, cada persona implicada sabe exactamente lo que se espera de ella. El responsable proporciona las indicaciones y los plazos para que las personas se pongan en marcha y sean responsables cuando no se cumplan. Al mismo tiempo, los buenos gestores de proyectos saben que las condiciones pueden cambiar y que es posible que surjan conflictos. Ser flexible para modificar los planes cuando surge una idea mejor lleva a procesos más eficaces a largo plazo.

3. Utiliza herramientas para facilitar la colaboración entre equipos

Las herramientas y las aplicaciones en línea, como el software de colaboración de equipos de Wrike, facilitan la asignación, el control y la comunicación de las muchas tareas que se realizan para crear un equipo colaborativo. Cuando los responsables pueden ver en qué punto está cada uno de un solo vistazo, pueden agilizar la colaboración del equipo virtual. Todos pueden compartir al instante lo que han hecho, sin necesidad de malgastar el tiempo con reuniones adicionales.

Cuando los equipos tienen que hablar entre ellos, es importante elegir el medio de comunicación con cuidado. Para que un proyecto desarrolle todo su potencial máximo, las personas implicadas deben comprender a los demás y tener oportunidades suficientes para plantear preguntas o solicitar ayuda.

Utiliza el correo electrónico o el chat para transmitir rápidamente información objetiva.
Habla por teléfono o realiza una videoconferencia para tratar ideas más complicadas.
Si fuera posible, lo mejor es comenzar una colaboración entre equipos interdisciplinarios con una reunión cara a cara.

Al establecer una estrategia y aprovechar las mejores herramientas disponibles, la organización recibe todas las ventajas de la colaboración en el lugar de trabajo.

Vídeo extra: mira esta charla de TED en la que Howard Rheingold habla del futuro de la colaboración, los medios participativos y la acción colectiva.

Fuentes: HBR.org, LinkedIn.com, Chron.com, McKinsey.com, Forbes.com y TED Talks