Actualmente, Wrike cuenta con la confianza de 2,4 millones de personas repartidas por todo el mundo en prácticamente todos los sectores, industrias y lugares. Todas ellas tienen una cosa en común: necesitan trabajar mejor, más rápido y de manera más productiva.
Este también es el caso de Odyssey Hotel Group, una plataforma internacional de operaciones y desarrollo de hoteles con sede en Utrecht, Países Bajos. Huib van Erp, su director de desarrollo, ha hablado largo y tendido en un completo webinar sobre cómo Wrike ha ayudado a su empresa a unificar operaciones multinacionales, impulsar la productividad de los equipos y crear una única fuente de información.
Un desafío multinacional
Odyssey Hotel Group es una empresa llena de pasión y dinamismo que está viendo crecer rápidamente sus actividades por toda Europa. “Construimos y gestionamos hoteles por medio de franquicias con marcas internacionales como Marriott”, explica Huib. “Actualmente, contamos con 21 hoteles y otros 30 en proyecto”. La empresa tiene 750 empleados para sus operaciones internacionales y 90 personas trabajan en su sede neerlandesa.
“Trabajamos con fantásticos y novedosos hoteles desde España a Finlandia, pasando por Grecia e Irlanda”, afirma Huib. “Como podréis imaginar, no es una actividad sencilla. Cuando entré en la empresa, dar con el documento que necesitabas era como buscar una aguja en un pajar porque los archivos estaban en Google Drive, Dropbox o OneNote, o en todos a la vez”. Incluso ponerse en contacto con los compañeros era complicado porque el equipo se comunicaba por Slack, WhatsApp o correo electrónico.
Una solución fácil de usar
Huib y sus compañeros se dieron cuenta de que la situación no podía continuar así porque había problemas con la visibilidad, se generaban horas de trabajo extra y se perdía productividad. Esto es a lo que Wrike llama materia oscura laboral, que puede costar hasta 52 millones al año a las organizaciones.
“Era una pesadilla, pero descubrimos Wrike; una solución perfecta para ayudarnos a gestionar todos estos problemas en una sola plataforma fácil de usar”. Ahora Wrike es la principal solución de software de Odyssey Hotel Group, que se complementa solo con Microsoft Teams y SharePoint para chatear y archivar.
En muchos aspectos, Wrike es el aliado perfecto para una multinacional hotelera como esta porque ofrece visibilidad total, comunicación entre diferentes áreas, informes en tiempo real y espacios de trabajo que se pueden adaptar a cualquier idioma, estilo de negocio o forma concreta de trabajar.
“Wrike es el primer lugar al que acuden los empleados cada día”, admite Huib. “Está lleno de soluciones para el día a día que nos ayudan en nuestra forma de trabajar”.
Para Odyssey Hotel Group, implementar Wrike al completo era un desafío que valía la pena. El equipo vio que había tres áreas en las que el software tenía un poder absolutamente transformador:
1. Creación de una sola fuente de información
Como plataforma todo en uno, Wrike ofrece un centro de operaciones. Proporciona lo que se conoce como “una sola fuente de información” en la que todos los datos de una organización se almacenan, lo que permite disfrutar de un acceso sencillo, facilitar la productividad y tomar decisiones mejor fundamentadas.
También permite a los equipos comentar, debatir y colaborar en el trabajo desde un lugar seguro. “Wrike es nuestra principal plataforma de comunicación por encima de las demás”, admite Huib. “Nos ha permitido eliminar los correos internos, puesto que ahora usamos la bandeja de entrada de Wrike”.
Con Wrike, Odyssey Hotel Group ha mejorado en las siguientes áreas:
- Comunicación contextual: “Ahora tenemos proyectos para todos y cada uno de nuestros hoteles, tanto si están en las primeras etapas de desarrollo, como si están en construcción u operando activamente”, dice Huib. “Hay tareas que se vinculan con el trabajo real, lo que permite una comunicación contextual”. Esto nos ahorra una cantidad importante de tiempo al no tener que explicar de qué hotel se trata, cuál es el proyecto y qué asunto tenemos entre manos cuando mantenemos las conversaciones.
- Archivado seguro: para una empresa que desarrolla activamente sitios en las más grandes ciudades de Europa, es fundamental contar con unos archivos de información seguros y protegidos. Independientemente de lo que busquen los equipos de Huib, ahora lo encuentran en cuestión de segundos. “Hay un historial completo disponible para que obtengan toda la información”, destaca Huib. “También hay varias versiones disponibles y siempre se ve la versión más reciente”.
- Facilidad de acceso: con Wrike, los miembros del equipo de Odyssey Hotel Group disfrutan de un acceso instantáneo a todos los documentos, los recursos o los archivos que necesitan desde cualquier parte del mundo. Todo está almacenado también en contexto para mayor comodidad, por lo que no es necesario leer conversaciones de correo electrónico ni hacer una verificación cruzada en Slack. Además, tiene mecanismos de permisos para que el acceso se pueda restringir a diferentes niveles o grupos, cuando es necesario.
2. Colaboración sencilla tanto interna como externamente
“Wrike nos permite colaborar de forma sencilla con los compañeros, independientemente de si están en Tampere, Utrecht o Barcelona”, afirma Huib. “Esto nos ha permitido crear una estructura secundaria de los los servicios centrales en la que los equipos se pueden apoyar”.
Al centralizar toda la comunicación en un solo lugar, los equipos se aseguran de que la información más importante no se pierde ni se malinterpreta. También pueden presentar los datos de varias formas ante las partes interesadas internas o externas. Por ejemplo, con diagramas de Gantt, paneles de control e informes. “Wrike ofrece muchísimas formas de estructurar el trabajo, como los flujos de trabajo o las herramientas de generación de informes”, explica Huib. “Todas ellas simplifican enormemente la comunicación con los compañeros y te permiten estar al día”.
- Colaboración remota instantánea: “Podemos colaborar mejor, incluso aunque mis compañeros estén de viaje o trabajando fuera”, afirma Huib con respecto a la mensajería, el uso de etiquetas cruzadasy la colaboración en contexto de Wrike. “No es necesario organizar llamadas semanales para informar del estado de las cosas ni reuniones programadas porque ahora los compañeros pueden etiquetarnos sin más cuando comentan novedades a través de Wrike”.
- Cooperación interna y externa: como la mayoría de las organizaciones modernas, Odyssey Hotel Group trabaja con diferentes partes externas, como diseñadores creativos y asesores profesionales. Ahora se les puede invitar a Wrike, etiquetarlos para aprobaciones o referencias, y compartir informes en cuestión de segundos.
- Procesamiento de solicitudes agilizado: gracias a los formularios de solicitud personalizables de Wrike , los equipos pueden reunir información esencial rápidamente. Las solicitudes de RR. HH. pueden incluir campos personalizados para fechas de calendarios, los informes de marketing pueden pedir ejemplos de activos similares y los tickets de mantenimiento pueden solicitar fotografías adjuntas de áreas problemáticas.
3. Agilización y automatización de procesos
Una de las mayores ventajas que aporta Wrike a Odyssey Hotel Group ha sido la agilización y la automatización del trabajo repetitivo que consumía mucho tiempo. “Wrike nos permite crear informes detalladísimos en tiempo real y plantillas de proyecto muy prácticas”, afirma Huib.
“La generación de informes para las partes interesadas es rapidísima y la mayoría de nuestros procesos están automatizados. Nadie se tiene que ocupar de controlar las fechas de vencimiento o de qué compañeros se deben etiquetar porque ahora todo está automatizado”.
Wrike lleva mucho tiempo liderando la IA para la gestión del trabajo, empezando por su innovadora suite Work Intelligence® . Esta combina una automatización avanzada y funciones de IA vanguardistas para agilizar la planificación, acelerar la ejecución y liberar recursos humanos para que se centren en el trabajo más valioso.
Como afirma Huib: “La capacidad de crecimiento es enorme con todos nuestros procesos estructurados y mejorados en Wrike”.
- Blueprints reproducibles: los blueprints de Wrike permiten a los miembros del equipo reproducir proyectos comunes con solo tocar un botón. Esto se traduce en horas y horas ahorradas para el equipo de Huib. “Los equipos de contabilidad, finanzas y RR. HH. tienen un trabajo mucho más repetitivo, que solía incluir la modificación continua de hojas de Excel. Ahora todo está automatizado en Wrike”.
- Tareas recurrentes: muchas de las actividades cotidianas del grupo hotelero son repetir las mismas tareas semana tras semana y mes tras mes, por ejemplo, las reuniones de administración. Las tareas recurrentes de Wrike permiten a los equipos convertir un trabajo puntual en un evento recurrente para crear flujos de trabajo uniformes y fiables que permiten ahorrar tiempo y evitar errores.
- Informes personalizables: Wrike convierte esta tarea que todos detestan en algo muy sencillo. Los informes se pueden crear desde cero o generarse a partir de plantillas, crearse ad-hoc o programarse regularmente, y compartirse tanto interna como externamente. También se pueden personalizar totalmente para centrarte en los datos que realmente importan a las partes interesadas.
Una inversión que merece la pena
Wrike es una potente plataforma que se puede transformar como un camaleón para el usuario. Un autónomo encargado de gestionar varios proyectos creativos podría ponerse en marcha en cuestión de minutos al moverse fácilmente por su intuitiva interfaz y sus flujos de trabajo lógicos. Asimismo, una empresa multinacional puede acceder a funciones, herramientas y automatizaciones avanzadas para unificar equipos a nivel internacional, impulsar la productividad y agilizar incluso los procesos más complejos. Por supuesto, aprovechar todo el potencial implica adquirir experiencia, algo que Huib reconoce que lleva su tiempo.
Sin embargo, tiene claro que merece la pena: “Sea lo que sea lo que tengas entre manos, seguro que Wrike tiene una forma de organizarlo”, afirma. “Pero la complejidad lleva asociada una curva de aprendizaje”. Su recomendación es designar a un responsable interno que ayude a implementar el nuevo software, responder consultas y convertir a Wrike en la nueva forma de trabajar.
Después de haber recibido formación exhaustiva de otros Wrikers en Praga el pasado noviembre, ahora Odyssey Hotel Group cuenta con ochos responsables internos. “Necesitas a alguien volcado en aprender a usar el programa y sus funciones, y en cómo las pueden usar el equipo y la empresa”, afirma. “Aunque inicialmente esa persona fui yo, he delegado en los empleados. Ahora que comprenden qué es capaz de hacer el programa, están probando y tratando de identificar nuevas tareas para las que se puede usar”.
Además, hay cantidad de material de apoyo de Wrike disponible, con servicios profesionales, formación y recursos que facilitan enormemente que los equipos puedan cambiar de procesos dispares y herramientas anticuadas a una plataforma moderna y completa. Las más de 400 integraciones de Wrike también proporcionan seguridad y beneficios reales. Los equipos no tienen que dejar de lado sus herramientas favoritas, como Slack o MS Teams, porque basta con conectarlas a Wrike para trabajar sin complicaciones entre ellas.
“Ahora contamos con una estructura, una fuente de información y un lugar donde almacenar documentos de forma segura y contextualizada”, concluye Huib. “Mejora la forma de trabajar y de comunicarse de los equipos y nos aporta información de aspectos cotidianos de la actividad, incluso si trabajamos a distancia. De este modo, se evitan las reuniones para ponerse al día y se agiliza el proceso de generación de informes”.
Huib es rotundo en cuanto a la forma en que Wrike ha beneficiado a Odyssey Hotel Group. “Las ventajas que nos ha aportado este programa son enormes”, afirma. “Aconsejo a todo el mundo que se tome la molestia de conocerlo. Tiene su proceso, pero merece la pena”.
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