Hace cuatro años, el equipo de marketing de Unbounce era un grupo rudimentario de ocho profesionales que trabajaban para una start-up de marketing de conversión con una página de inicio de rápido crecimiento.
Si avanzamos 24 meses en cámara rápida, vemos cómo el equipo triplicó ampliamente su tamaño. Los proyectos se les escapaban de las manos. La información residía en hojas de cálculo, portátiles y documentos de Google. Los procesos eran escasos y aislados.
Fue entonces cuando se incorporó Chelsea Scholz, directora de marketing para la promoción de la marca de Unbounce. Autoproclamada fanática de la organización, Chelsea se encargó de encontrar una nueva plataforma de gestión de proyectos que ofreciera la suficiente flexibilidad para apoyar a su equipo, cada vez más grande y geográficamente disperso.
Chelsea y su equipo decidieron adoptar Wrike para dar respuesta a sus necesidades de gestión de proyectos de marketing. Hace poco nos reunimos con ella para hablar de los procesos que el equipo de marketing de Unbounce había aplicado para dar servicio a los más de 14 000 clientes de la empresa. Durante nuestra conversación, Chelsea nos contó cómo su equipo colabora de manera interdisciplinaria, cómo gestiona sus proyectos más importantes y cómo lleva a cabo más trabajos con mayor rapidez.
¿Puedes contarnos algo de tu experiencia y tu cargo en Unbounce?
Llevo casi cuatro años trabajando en Unbounce. Empecé como coordinadora de proyectos para nuestro departamento de marketing y pronto pasé a asumir un cargo estratégico junior. En resumidas cuentas, ahora soy directora de marketing para la promoción de la marca, pero sigo teniendo una gran influencia en nuestros procesos de gestión de proyectos.
Siempre he sido una persona organizada, desde que era niña. Es algo inherente en mí. En Unbounce me gusta implicarme en cómo planteamos los procesos y mejoramos la eficiencia. Parte de mi trabajo se centra en la forma en que utilizamos Wrike.
¿Cómo se estructura el equipo de marketing de Unbounce?
El equipo principal de marketing está compuesto por 24 personas. La mayoría reside aquí en Vancouver, salvo el especialista en crecimiento, que se encuentra en España. También contamos con algunos consultores que trabajan a distancia.
Nuestra estructura se corresponde con las fases de canalización de marketing. Yo trabajo en la fase de “conocimiento” como generalista estratégica para controlar el proceso de canalización. Esta fase también incluye a nuestro director de marketing de contenidos, al director de relaciones públicas, al equipo de redes sociales, al director de eventos y al especialista en colaboraciones.
También tenemos un equipo que denominamos “evaluación”, que se centra más en la parte central del embudo. Aquí se entrarían los redactores, los especialistas de automatización de marketing y nuestro director de estrategia de campañas.
Por supuesto, también hay refuerzos en el equipo que ayudan a todos, como nuestro responsable de pago por clic y el director de marketing de crecimiento del embudo de conversión. También colaboramos estrechamente con nuestros diseñadores, los equipos internacionales e incluso con nuestros fundadores.
¿Cómo era tu vida en Unbounce antes de Wrike?
Cuando me incorporé a Unbounce, el equipo de marketing estaba compuesto por unas ocho personas. Utilizaban una herramienta para gestionar el trabajo, pero, por aquel entonces, funcionaba más bien como una lista de tareas gigante.
Todo estaba fuera de control. No había muchos procesos o plantillas que nos facilitara la gestión de cosas que hacíamos constantemente, como elaborar campañas para libros electrónicos. La situación era un tanto complicada, lo que hizo necesaria la incorporación de mi cargo.
El equipo crecía muy rápido. Duplicamos nuestro tamaño en cuestión de prácticamente un año y, después, volvimos a crecer al año siguiente. En aquel momento fue evidente que la herramienta que utilizábamos no funcionaba. No nos ayudaba a crecer. Necesitábamos algo más flexible y que todo el mundo pudiera utilizar de forma independiente, ya porque estuvieran trabajando a distancia o porque necesitaran una forma de registrar sus proyectos personales.
Uno de nuestros compañeros del departamento de Ciencia de datos propuso que empezáramos a utilizar otra herramienta distinta para gestionar nuestros proyectos. Le dimos una oportunidad, pero era incontrolable y no nos servía. Intentar que una determinada solución encajara sin resultar incómoda o forzada fue una de nuestras grandes preocupaciones.
Finalmente, nos dimos cuenta de que teníamos que encontrar algo diferente, por lo que empezamos a valorar el uso de una nueva herramienta de gestión de proyectos.
¿Cómo disteis con Wrike? ¿Valorasteis otras herramientas?
Nuestro equipo de operaciones, el director de marketing y yo acotamos la evaluación a tres herramientas, entre las que se incluía Wrike. Había escuchado cosas buenas de Wrike de boca de nuestros amigos de Hootsuite, así como de algunos miembros de nuestro departamento de Operaciones, quienes habían probado Wrike en otras empresas en las que habían trabajado.
Nunca había utilizado ninguna herramienta como Wrike. En las empresas en las que trabajé anteriormente utilizábamos hojas de cálculo o Basecamp, pero siempre había escuchado que había soluciones mejores. Además, conocía a otros gestores de proyectos y equipos de marketing que habían utilizado Wrike o herramientas similares de formas realmente interesantes.
Usar una herramienta como Wrike nos ha permitido valorar de forma más precisa nuestra capacidad y, de este modo, aceptar dos o tres proyectos más al trimestre.
¿Cuál fue el motivo definitivo que os hizo decantaros por Wrike?
Me gustó Wrike desde el principio porque solucionaba varios temas sensibles. No a todo el mundo le apasiona tanto la gestión de proyectos como a mí. Muchos querían algo más sencillo, pero yo quería utilizar una sola herramienta en la que pudiera ver un registro del tiempo, una lista con la carga de trabajo y diagramas de Gantt. Pero, al mismo tiempo, quería que aquellos que quisieran trabajar con una lista de tareas se sintieran cómodos, sin tener que utilizar ocho herramientas diferentes.
Wrike parecía una herramienta perfecta porque aportaba la sencillez que la gente necesitaba para llevar a cabo su trabajo, pero también la posibilidad de trabajar de forma más detallada, cosa que hace prácticamente todo el equipo hoy en día. Puedo dar rienda suelta a mi pasión por la organización y juguetear con los paneles personalizados y las increíbles integraciones. Sin complicarle la vida a nadie más y utilizando una única herramienta.
Sabía que sería yo quien se encargaría de implementar la plataforma, hablar con el director de satisfacción del cliente y hacer el trabajo diario necesario para que 30 personas adopten una herramienta nueva. Por eso mi decisión también tenía un gran peso. Otro factor importante era elegir una herramienta que también funcionara para el personal externo al equipo de marketing con el fin de maximizar el retorno de la inversión y mejorar la colaboración.
¿Cuántos equipos aparte del de marketing utilizan Wrike actualmente?
Uno de nuestros equipos de satisfacción del cliente también lo utiliza, así como nuestros equipos de operaciones y TI, y también algunos de nuestros ingenieros.
Es asombroso ver cómo otros equipos obtienen una visibilidad total del trabajo del equipo de marketing. Somos un gran grupo y trabajamos en muchas cosas diferentes a la vez. Wrike permite a todo el mundo comprobar el estado de cada proyecto o tarea en un momento dado, siempre que haya sido compartido con ellos.
Esto es especialmente importante para nuestro equipo de marketing de productos, porque tanto el equipo de marketing de productos como el de marketing tienen que colaborar estrechamente. A veces es complicado mantener abiertas las líneas de comunicación y saber en qué está invirtiendo el tiempo el otro equipo. Wrike nos aporta visibilidad del trabajo de los demás, lo que, para nosotros, marca la diferencia.
¿Qué funciones de Wrike utilizas más a menudo?
Mi vida cambió el día que descubrí los paneles de control personalizados. Todas las mañanas, nada más entrar, abro Wrike y accedo a mi panel de control personalizado, y ahí me paso el día. Para mí es muy importante ver todo lo que tengo que hacer durante el día, las tareas atrasadas y todo mi trabajo pendiente. También me encanta el widget en espera, porque cuando pongo los elementos en espera, desaparecen. Sin embargo, estas tareas están por hacer, por lo que me gusta tenerlas en primer plano.
Los formularios de solicitud dinámicos son una de las funciones más útiles de Wrike. Hay dos desarrolladores de software que se dedican en exclusiva a ayudarnos con los proyectos más grandes y complicados, y tenemos un formulario de solicitud especial para pedirles cualquier cosa. Si tenemos que realizar un cambio en el backend de nuestra página de inicio o si algo contiene errores en el blog, les enviamos una solicitud a través de Wrike. Utilizamos un proceso similar para las solicitudes de diseño y automatización de marketing.
Así mismo, guardamos algunos de nuestros proyectos más grandes y frecuentes como plantillas en Wrike. Por ejemplo, hemos elaborado una plantilla para nuestro proceso de lanzamiento de libros electrónicos, que incluye la creación de contenido, diseño, promoción, etc. Otro ejemplo es nuestra plantilla de webinar, que incluye la creación de contenido, la fecha de publicación, la promoción, la configuración, el seguimiento, etc.
¿Y qué hay de las integraciones? ¿Tienes alguna favorita?
¡Sí, nos encanta la integración con Slack! Tengo un equipo bastante grande y, a veces, me paso el día entero en reuniones, por lo que no entro en Wrike tanto como me gustaría. Me resulta tan cómodo abrir rápidamente mis mensajes sin leer de Slack y ver: "Vale, Tania ha acabado esto; Rebecca está trabajando en aquello; me llega un informe en cinco días".
Quiero que mi equipo trabaje de forma independiente de la forma que ellos quieran, incluso aunque sea escondidos en una esquina sobre un puf. Pero también quiero saber qué está pasando. Todo se derrumba cuando no hay comunicación, por lo que la integración de Wrike con Slack nos facilita mucho la vida.
¿Qué logros habéis podido conseguir tu equipo y tú con la ayuda de Wrike?
Hay cosas que hacemos constantemente, como lanzar libros electrónicos, labor que se ha simplificado gracias al uso de una plantilla en Wrike. Pero también emprendemos proyectos bastante grandes, nuevos y ambiguos.
Un ejemplo de ello es cuando decidimos crear un analizador de páginas de inicio. Era literalmente solo una idea y teníamos que analizarla, implicar a casi todo el departamento y personal externo, ejecutarla y lanzarla, todo ello en un trimestre. No sé si podríamos haberlo conseguido, sin perder la cordura, de no ser por Wrike.
Ya lo he dicho, soy el tipo de persona que tiene que saber exactamente en qué punto estamos, si estamos progresando y si todo está registrado. Este proyecto era mucho más complicado ya que nuestro principal desarrollador trabajaba a distancia, por lo que yo necesitaba una herramienta que nos permitiera repartir las responsabilidades y estar sincronizados.
A fin de cuentas, lo hicimos muy bien. Nuestros resultados fueron realmente buenos. Y el proceso hubiera sido más difícil y caótico, e incluso podríamos haber fallado en la fecha de lanzamiento, si no fuera porque Wrike lo tenía todo unificado.
Wrike me ahorra unos buenos 30 minutos al día. Puedo hacer una pausa para el almuerzo gracias a Wrike.
¿Puedes aportar algún dato cuantificable del retorno de la inversión?
Wrike me ahorra unos buenos 30 minutos al día. Puedo hacer una pausa para el almuerzo gracias a Wrike. Creo que soy una de las personas más organizadas que conozco, pero también me olvido de algunas cosas. Sin duda, hay días en los que Wrike me salva la vida. Diría que usar una herramienta como Wrike nos ha permitido valorar con mayor precisión nuestra capacidad y, por consiguiente, hemos podido emprender entre dos y tres proyectos más al trimestre.
Cuando me incorporé a Unbounce, el equipo de marketing estaba compuesto por unas ocho personas. Ahora somos 24. Cuando trabajas en un equipo grande, en una gran empresa, con objetivos ambiciosos y eres una persona desorganizada, el resultado es muy deficiente. Wrike ha ayudado a nuestro equipo a crecer y aumentar la producción.
Avanzamos más rápido porque gozo de una perspectiva precisa de cuánto duran las tareas. Puedo ser todo lo detallada que quiera cuando se trata de determinar lo que implica cada proyecto. No tengo que buscar información en diferentes portátiles, documentos de Google u hojas de cálculo, porque todo está en Wrike.
¿Cuáles son vuestros próximos objetivos como equipo y cómo crees que Wrike os ayudará a conseguirlos?
Trabajamos en el ámbito de la tecnología y aquí todo cambia muy rápidamente. Necesitamos que las herramientas que utilizamos aguanten el ritmo. En adelante, espero y me encantaría poder adaptar Wrike para que avance con nosotros y no tener que preocuparnos y decir: "Oh no, ahora vamos a tener que buscar una nueva herramienta porque esta no es lo suficientemente flexible como para evolucionar con nosotros".
Es más fácil adaptar Wrike a nuestras necesidades que adaptar nuestro equipo a una nueva herramienta. Estoy totalmente convencida de que en un año habrá otro estilo de trabajo u otra herramienta que tengamos que integrar, y también estoy segura de que Wrike podrá con ello.
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¿Quieres satisfacer las necesidades de gestión de proyectos en un equipo en crecimiento igual que lo ha hecho Chelsea? ¿Sufres con las interminables listas de tareas por hacer, procesos interrumpidos y una deficiente visibilidad de los proyectos? ¿Quieres recuperar la pausa para el almuerzo?
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