Una CRM sencilla es una herramienta infravalorada que puede resultar más eficiente y potente de lo que piensas.
En este artículo, te guiaremos paso a paso por los conceptos básicos que definen realmente qué es un CRM, además de varias maneras viables en las que puedes utilizar una solución de gestión de contactos sencilla para impulsar tu proceso de gestión de clientes. Asimismo, brindaremos instrucciones paso a paso sobre cómo usar Wrike para gestionar contactos y controlar clientes potenciales de forma fluida. ¡Vamos allá!
¿Qué es el software de CRM y para qué se ha concebido?
CRM es un acrónimo inglés que hace referencia a la gestión de relaciones con los clientes. Como su nombre indica, esta herramienta tiene como fin ayudar a las empresas a adquirir, organizar y actualizar a lo largo del tiempo información sobre clientes potenciales y contactos. Pueden hacer uso de ella empresas de prácticamente cualquier sector. Verás que muchos departamentos de ventas y marketing emplean estos sistemas para una variedad de tareas en misiones críticas.
¿Cuáles son los tipos distintos de software de CRM?
- Colaborativo: Comparte información sobre el cliente entre todos los departamentos relevantes y mantiene a todo el mundo en sintonía en todo momento.
- Operativo: Utiliza este tipo de CRM para automatizar procesos de ventas, marketing y servicios tales como captar clientes potenciales y mover contactos nuevos por la cartera de producción.
- Analítico: Recopila y analiza datos automáticamente utilizando informes detallados de fácil lectura y procesables.
Beneficios y funciones principales de un CRM eficaz
A nivel superficial, los CRM hacen un gran trabajo a la hora de mantener todos tus contactos, cronologías del proyecto y mensajes en un solo lugar fácilmente accesible. Cuando empieces a explorar este software un poco más, te darás cuenta de que los CRM también logran agilizar los procesos cotidianos, lo cual ayuda mucho cuando se trata de adaptar la adquisición de clientes.
Los empleados obtienen todo este tiempo adicional para centrarse en actividades de retorno de la inversión más ambiciosas, entre ellas, crear vínculos afectivos con candidatos y prestar un servicio al cliente excelente. Por ejemplo, la mayoría de CRM ofrece la posibilidad de actualizar registros de relaciones en tiempo real, además de configurar oportunamente recordatorios de seguimientos y asignaciones para otros miembros del equipo. Estar en sintonía en general ayuda a la larga a crear clientes fieles.
Además de los beneficios de los que acabamos de hablar, también encontrarás las siguientes funciones útiles del CRM en la mayoría de sistemas:
- Organización de contactos
- Captación de clientes potenciales
- Asignación de tareas
- Gestión de proyectos
- Paneles de control de un vistazo
- Comunicación del equipo dentro de la aplicación
- Informes y análisis
Cómo utilizar Wrike como un CRM sencillo
Sigue esta guía paso a paso sobre cómo configurar un sistema de carpetas y tareas de flujo de trabajo dentro de tu software de CRM sencillo.
1. Determina tus prioridades y objetivos
Estos, a la larga, te ayudarán a etiquetar contactos y añadir etiquetas para realizar búsquedas de clientes potenciales específicos. Extrae esas ideas y forma frases de una a tres palabras que mejor representen las características de los clientes y las etapas del ciclo que se buscan con frecuencia.
2. Crea una carpeta nueva y añade clientes como tareas
Usa el nombre, los apellidos y el nombre de la empresa en el título. Después, incluye los elementos siguientes en la descripción de tu tarea:
- Sitio web del cliente
- Notas sobre la cuenta
- Información de contacto
- Notas sobre llamadas
- Actividades registradas
- Pasos siguientes
- Fotografía profesional de los clientes
3. Utiliza tareas como fechas de entrega y/o recordatorios para los pasos siguientes
Asigna personal específico para el trabajo. Recibirán notificaciones y recordatorios de forma automática.
4. Crea un segundo conjunto de carpetas en función de tus prioridades y objetivos
Utiliza etiquetas con las que todo tu equipo pueda estar de acuerdo. Que no te dé miedo cambiarlas más adelante a medida que te vayas acostumbrando a la plataforma.
5. Crea otra carpeta con etiquetas personalizadas del estado de los clientes
Asigna y actualiza estas etiquetas a medida que avanza tu relación con cada cliente.
6. Crea una última carpeta para plantillas
Sugerimos que incluyas respuestas a preguntas específicas que el cliente pueda tener, preguntas frecuentes y otros materiales sobre relaciones con el cliente que se mencione con frecuencia.
Cómo controlar clientes potenciales con un CRM
Ahora que tu sistema sencillo de gestión de contactos está totalmente configurado, es hora de analizar más detenidamente cómo puedes utilizar Wrike como un software para controlar clientes potenciales igualmente sencillo. El control de candidatos en un CRM ayuda a los representantes de ventas a sacar el máximo partido a cada interacción y a garantizar que ninguna oportunidad de venta pase inadvertida. Ya que cada contacto de CRM contiene detalles de la relación, notas de la etapa del proceso de venta y pasos siguientes, los comerciales son capaces de mantenerse al día entre sí sobre cualquier tipo de información en tiempo real.
Crea subcarpetas para cada etapa de tu ciclo de ventas
Añade una etiqueta correspondiente a cada cliente que indique en qué etapa/carpeta se encuentra actualmente.
Programa seguimientos y asigna tareas para representantes de ventas específicos
No solo podrán verlo en su panel de control, sino que también pueden actualizar el estado del proyecto una vez que completen la tarea. Puedes hasta configurar activadores de eventos que notificarán el paso siguiente a la persona a cargo.
Actualiza la etiqueta para cada etapa nueva
Tu equipo de ventas puede emplear tu CRM de ventas sencillo para hacer un seguimiento de los candidatos a medida que pasan por el embudo.
Configura y optimiza tu solución de CRM para obtener los mejores resultados
Para comenzar, asegúrate de conectar tu CRM a Salesforce. Esta integración de app te permite almacenar toda tu información sobre clientes potenciales y contactos en una sola plataforma, de manera que no tengas que preocuparte de mantener varias pestañas abiertas o de buscar por distintos servicios cada vez que necesites acceder a tus registros.
De hecho, puedes realmente buscar múltiples categorías a la vez, primero por carpeta y, después, por tarea. O, si estás buscando archivos específicos, puedes ubicar rápidamente los clientes potenciales utilizando cualquier palabra clave asociada con su contacto (incluidos números de teléfono).
A continuación, querrás hacer un seguimiento del rendimiento de las ventas utilizando informes. Esto no solo te ayudará a obtener una visión de conjunto del rendimiento pasado y presente, sino que también te ayudará a fijar objetivos realistas y alcanzables para el futuro. Solo tienes que usar filtros para períodos de tiempo específicos (acuerdos cerrados esta última semana), etapas (cuántos candidatos nuevos están cerrados) o representantes de ventas.
Después, invita a los clientes potenciales a ver estimaciones, borradores del proyecto y otras informaciones dentro de tu CRM. Evitarás las complicaciones un cúmulo caótico de correos electrónicos y, además, serás capaz de agilizar aprobaciones urgentes, gracias a la función de mensajería en la app. Asimismo, añadir este nivel de transparencia al proceso ayudará a generar confianza entre tus clientes, ya que tendrán acceso a tus registros y tus notas relevantes, además del progreso (si eliges compartir todo esto, claro está).
Por último, tu CRM puede utilizarse para recibir actualizaciones de un vistazo sobre todos o cualquiera de los archivos de clientes tan solo visualizando el flujo de actividad. Esto te ayudará a mantenerte al día sobre actualizaciones y notas importantes sin tener que buscar ni abrir cada uno de los archivos cada vez.
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