Pamela Ayuso, cofundadora y CEO de Celaque, comparte con nosotros su propia experiencia con Wrike y cómo lo utilizan para gestionar el trabajo y la productividad en su empresa.
Desde que empecé a usar Wrike, mi nivel de productividad ha incrementado de forma significativa. No solo ha sido un descubrimiento magnífico para mí, sino que también ha transformado nuestra forma de trabajar en mi compañía, Celaque.
Wrike es el mecanismo que usamos para registrar todo lo que hacemos en Celaque. Encontré y empecé a trabajar con Wrike hace algunos años con mi compañía anterior, en la que administraba las operaciones. En ese puesto, experimenté con Wrike para ver cómo podría funcionar para cada miembro del equipo, así como para la empresa en general. Empezamos a usarlo para la administración de procesos y tareas y luego fuimos evolucionando y mejorando en nuestra forma de usar Wrike.
Cuando cofundé Celaque, sabía que Wrike sería una de nuestras herramientas principales. A medida que continuamos creciendo y Wrike sigue implementando funciones nuevas, la forma en que usamos el sistema ha ido mejorando. Wrike es un bloque fundamental en las operaciones y comunicación dentro de nuestra empresa.
Cómo usamos Wrike
Tareas individuales
Siempre que tenemos un trabajo que debemos completar ya sea de forma individual o en colaboración, primero creamos una tarea. Añadimos una tarea dentro del sistema, establecemos una fecha límite, y la asignamos a la persona que será responsable de esta. También compartimos la acción en carpetas individuales; de esta manera, todos los que deben estar incluidos se vuelven parte de la comunicación.
Además, agregamos una descripción de la tarea a realizar y después empezamos a trabajar. Para cualquier actualización o pregunta, usamos la sección de comentarios y etiquetamos a la persona que necesita estar informada.
Lo mejor de la función de tareas es que nunca olvidamos nada. La tarea sigue apareciendo en la lista de tareas pendientes de cada persona hasta que se haya completado. Si la persona asignada no puede completar el trabajo en la fecha límite original, puede reprogramarse con facilidad.
Además, Wrike permite buscar cualquier ítem, lo que es un beneficio valioso. Si en algún momento necesitamos retroceder y saber cómo o por qué hicimos algo en el pasado, buscamos esa tarea. Entonces obtenemos el historial de todo lo que hicimos, y encontramos lo que necesitamos con rapidez.
Dado que cada departamento en la oficina usa Wrike, experimentamos un efecto de red interna en el que un aumento en el número de usuarios mejora el valor del sistema. Esto hace que la herramienta sea más potente para todos. Incluso si una tarea solo se ha compartido al inicio entre dos personas, puedes añadir a una persona nueva a la conversación al incluir su nombre en un comentario, lo que maximiza la eficacia. No tienes que llamar por teléfono, enviar un correo electrónico nuevo ni ir directamente hasta el escritorio de la persona.
Proyectos
Hemos establecido proyectos predefinidos en Wrike. Utilizamos estos para procesos secuenciales que seguimos como parte de nuestras operaciones normales de negocios. Por ejemplo, cada vez que completamos una venta hay una serie de pasos que tenemos que seguir, tal como escanear y archivar el contrato firmado, asegurarnos de que nuestra base de datos tenga toda la información necesaria y actualizar nuestros registros de contabilidad.
Antes de que usáramos Wrike, cada equipo se encargaba de dar todos los pasos necesarios después de una venta de forma independiente. Cuando nuestra compañía implementó esta herramienta, invertimos tiempo para compilar el proceso entero. Por ejemplo, nos dimos cuenta de que los procedimientos que seguíamos no eran homogéneos entre todos los representantes de ventas. Programamos la lista en Wrike, y esta incluyó todos los pasos en forma de tareas diferentes que se asignan a las personas entre los departamentos. Ahora, siempre que tenemos una venta, duplicamos el proyecto y tomamos acción.
Tener estas listas nos ha ayudado a mantener un nivel constante de calidad y además nos ayudan a seguir mejorando. Cada vez que encontramos un error o una forma de mejorar nuestros productos o servicios, nos aseguramos de que nuestros proyectos se actualicen para que funcionen mejor nuestros procesos en el futuro. Los procedimientos también son muy adaptables, ya que todo puede modificarse. Si uno de los representantes de ventas está de vacaciones, ella o él puede asignarle las tareas pendientes a un colega o reprogramarlas.
Procesos
Los proyectos que describí anteriormente son flujos de trabajo que se activan por un evento específico, como el finalizar una venta o contratar a una persona nueva en la empresa. También usamos Wrike para procesos repetitivos, es decir, aquellos que deben repetirse cada semana o cada mes.
En nuestra compañía, usamos procedimientos para asegurarnos de hacer todo el trabajo que tenemos que hacer en el momento indicado. Algunos ejemplos son los cierres mensuales de contabilidad de la compañía o el mantenimiento de los equipos. Estos son procesos que deben realizarse de forma recurrente como parte de las operaciones regulares de la empresa.
Una de las razones por la que elegimos Wrike fue que necesitábamos una herramienta para documentar y trabajar en estos procedimientos. Antes de añadir nuestros procesos en Wrike, recopilamos todas las tareas que estaban siendo realizadas por los equipos en la compañía. Tomarse el tiempo para juntar todos los procedimientos de la compañía, así como qué tan seguido se hacía el trabajo y quién lo hacía, resultó ser una inversión valiosa.
Descubrimos que personas diferentes estaban duplicando parte del trabajo, y que algunas tareas no se estaban realizando de la forma debida. Al contar con esta información, programamos todos nuestros procesos en Wrike. Cada procedimiento general está compuesto de tareas diferentes que son fáciles de añadir al sistema.
Wrike nos dio la flexibilidad de programar los procesos y sus tareas de la forma en que lo necesitábamos:
- Responsable: Cada acción se le asigna a una o más personas, dependiendo del tipo de trabajo. Esta característica aclara quién es responsable.
- Fecha: La tarea se asigna en la fecha límite. Si por alguna razón el trabajo requirió de más tiempo, es fácil reprogramarlo para que aparezca en el día en el que la persona lo completará.
- Descripción: La descripción de cada asignación incluye los detalles necesarios para completarla. Puede ser tan corta o tan larga como tú lo desees. Elegimos resumir la información tanto como sea posible y usar formatos estandarizados para que cada descripción tenga el mismo diseño en todos los departamentos.
- Carpeta: Cada tarea puede añadirse a una o más carpetas. Usamos estas carpetas para clasificar cada acción por proceso macro y también por persona. De esta manera, si queremos ver el proceso de compra, nos dirigimos a esa carpeta para ver el trabajo que hace cada persona del equipo. De igual forma, las tareas de cada persona se guardan en su carpeta para que estén todas en un mismo lugar.
- Estados y flujos de trabajo personalizados: Utilizamos los flujos de trabajo personalizados de Wrike para ver cómo fluye cada tarea como parte del proceso general. Cada flujo de trabajo se compone de un conjunto de estados que se pueden modificar para ajustarlos a la forma de trabajar del equipo. Después puedes visualizar el flujo de trabajo en vista de “Tabla Scrum” para ver cómo se mueve el trabajo a través del departamento.
- Recurrencia: El corazón de la forma en que programamos nuestros procesos es la función de recurrencia en Wrike. Podemos programar nuestras tareas para que aparezcan de forma diaria, semanal, mensual o hasta anual. Es muy flexible si deseas elegir un día de la semana específico o si deseas que la tarea aparezca cada dos semanas. Además, puedes elegir cuántas recurrencias crear para el futuro. Finalmente, la persona asignada, la carpeta, la descripción y el flujo de trabajo pueden programarse en la tarea para que todo aparezca en la fecha establecida de forma automática. Cada tarea tiene un título que la describe y cuando aparece en la lista de tareas pendientes de cada persona, muestra la fecha en que fue creada.
Tenemos procesos para cada departamento dentro de la empresa. La cantidad y tipo varían dependiendo del área funcional. Sin embargo, el hecho de que todos los tenemos y de que están visibles para el equipo entero hace que el trabajo sea más eficaz.
Formularios de solicitud
También usamos formularios de solicitud, que es otra función de Wrike. Como estos formularios de solicitud son completamente modificables, podemos añadir cualquier campo, decidir hacerlo obligatorio, y agregar documentos adjuntos. En Celaque, los usamos para los gastos y aprobaciones de negociación.
Estos formularios nos han aportado muchos beneficios, especialmente con las aprobaciones de gastos. A veces tenemos que hacer compras grandes y, nos ayudan para asegurarnos de que hemos hecho todo el trabajo debido, como recibir presupuestos de más de un proveedor y aseguramos de que el gasto esté dentro del presupuesto. Con ese fin, hemos añadido varios campos que obtienen toda la información necesaria. Al usar estos formularios de solicitud, confirmamos que el gasto tenga sentido, lo que hace que aprobar una compra sea fácil.
Para saber más sobre cómo usamos Wrike, puedes ir a – 6 razones por las que te encantará Wrike.
Acerca de la autora: Pamela Ayuso es una empresaria y desarrolladora de bienes inmuebles con experiencia de liderazgo ejecutivo en dos de las desarrolladoras inmobiliarias más exitosas de Honduras; gestionando operaciones en Alianza y liderando Celaque. Actualmente, Pamela es cofundadora y CEO de Celaque, que desarrolla edificios de oficinas y apartamentos en Tegucigalpa y posee una amplia cartera de propiedades. El enfoque de Pamela está en el crecimiento de Celaque para ser una compañía modelo del siglo XXI.
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