Operaciones de Marketing aumenta y mejora la visibilidad interna de sus proyectos con Wrike
Hootsuite — un sistema de manejo de social media para la gestión de marcas basado en Vancouver, Canada
Su historia
Al centrar sus esfuerzos en la gestión de un gran número de tareas, la calidad del trabajo se resentía y la visibilidad interna de los proyectos era mala
Hootsuite es la plataforma de gestión de redes sociales más utilizada con más de 10 millones de clientes en 175 países de todo el mundo. Cuando el número de clientes y de recursos de marketing comenzó a crecer vertiginosamente, el equipo de operaciones de marketing de Hootsuite tuvo que hallar un modo de gestionar el flujo de tareas. El alto volumen de estas pasó a ser pronto su mayor desafío conforme se iba haciendo cada vez más difícil seguir el progreso de los proyectos y comunicarse a través de múltiples plataformas y hojas de cálculo distintas. Como cada departamento utilizaba las herramientas de manera diferente, encontrar la información adecuada se volvió complicado. "No teníamos forma de extraer informes, así que no podíamos saber cuántos proyectos estábamos haciendo, para quién estábamos haciéndolos ni cuánto tiempo nos estaba llevando", afirma Kate Chalmers, directora de operaciones de marketing.
Al no contar con un procedimiento para gestionar las tareas, la calidad del trabajo comenzó a resentirse. "Debido al gran volumen de proyectos, no podíamos dedicar tanto tiempo a los proyectos de alto valor como nos hubiera gustado", comenta Brian Lam, coordinador de operaciones de marketing.
También costaba llevar un control de los recursos. Como la visibilidad de los proyectos era prácticamente nula, se desperdiciaban recursos y a veces se hacía el mismo trabajo por duplicado, lo cual provocaba una gran pérdida de tiempo. La productividad empezó a caer, y entonces el equipo de operaciones de marketing se puso a buscar nuevas herramientas para mejorar su gestión del trabajo.
Su victoria
La capacidad de Wrike para proporcionar una visión clara de los proyectos a las partes interesadas y mejorar la priorización de las tareas resulta de gran ayuda en la elaboración de informes de gestión sobre los niveles de productividad trimestrales.
Wrike ofrecía una plataforma centralizada desde la que manejar el ingente volumen de tareas y elaborar informes de productividad. "Sin Wrike, tenemos que vérnoslas con cadenas y cadenas de correos — señala Lam — a veces puedes encontrarte con cinco o seis cadenas de correo sobre el mismo proyecto. Con Wrike, disponemos de una ubicación central para que las partes interesadas y todos los creadores de contenidos se comuniquen; elaboren el programa de trabajo, los contenidos y el diseño, o aborden problemas conjuntamente." Con esta herramienta centralizada, el equipo de operaciones de marketing puede comparar informes trimestrales y llevar un control de la productividad a lo largo del tiempo. "Hemos creado una estructura específica en Wrike que nos permite ver nuestras campañas y lanzamientos por trimestres e ir comparando qué vamos haciendo en cada uno de ellos —explica Chalmers— Yo informo trimestralmente a los ejecutivos sobre cuántos proyectos hemos realizado y cuánto tiempo nos lleva salir al mercado. Queremos asegurarnos constantemente de que el ritmo de trabajo se mantiene estable, o bien aumenta."
El equipo de operaciones de marketing no solo fue capaz de mejorar la visibilidad de los procesos de su organización, sino también de estructurar su flujo de trabajo según la prioridad de las tareas. "Wrike nos ayuda a dar preferencia a lo importante y a aplazar todo lo que podemos dejar para más adelante, cuando haya tiempo para ocuparse de ello", señala Lam.
Hootsuite aprovechó una campaña inminente de envío de correos electrónicos como proyecto para la implementación de Wrike. Utilizaron la aplicación para ayudar a coordinar y gestionar la traducción y el diseño, además del proceso de adaptación a diferentes mercados. Gracias a Wrike, la campaña se lanzó a tiempo a todos sus clientes, en todo el mundo. "La campaña tuvo mucho éxito y nos alegramos mucho de haber usado Wrike para gestionarla", afirma Power.
Sus superpoderes
Duplicación de tareas
Puesto que varias de las tareas de operaciones de marketing son recurrentes, como el envío de correos electrónicos y las campañas, una de las herramientas más útiles de Wrike es la opción de duplicar tareas. En vez de empezar de cero cada semana, Power simplemente asigna una tarea y acto seguido la duplica para el futuro. Esto ayuda a ahorrar tiempo y mantiene la uniformidad de los procesos y las solicitudes de una semana a otra.
@Menciones
Otra función que el equipo utiliza a diario son las @menciones. Al igual que en las redes sociales, cuando @mencionas a alguien esa persona recibe inmediatamente una notificación interna del software y otra por correo electrónico. "Lo uso para preguntar a los compañeros por tareas específicas o la situación del proyecto, y para tratar de evaluar los progresos realizados. Resulta muy útil en el sentido de que les envía un correo automáticamente, de manera que podemos recibir una respuesta y un informe del estado del proyecto de inmediato", observa Power.
Vista de carga de trabajo
Cuando Hootsuite recibe una solicitud para diseñar un proyecto creativo de alto impacto, el equipo de operaciones de marketing utiliza la vista de carga de trabajo para encontrar a la persona más disponible y así completarlo a tiempo. Este nivel de visibilidad ayuda al equipo a hacer más rápido su trabajo, y evita que ninguno de sus miembros pueda verse sobrecargado de tareas o excesivamente estresado.
Me parece asombroso poder contar con una herramienta que nos ayuda a colaborar y a estar rodeados de gente que comparte la misma visión y quiere realmente hacer su trabajo, y hacerlo además a la perfección.
Brian Lam, Coordinador de operaciones de marketing
Gana agilidad gracias al software de gestión de proyectos de Wrike
