Sony Pictures Television utiliza Wrike para agilizar las operaciones creativas globales

El reto

Sony Pictures Television tiene muchos equipos creativos en Estados Unidos y en todo el mundo, y esos equipos necesitaban una forma más fácil de gestionar proyectos creativos y entregar activos. «En un principio me contrataron como consultor de tecnología para ejecutar un proyecto de selección de software para estos equipos creativos globales», recuerda Nicki Batelli, vicepresidente de operaciones y producción para el Centro creativo de Sony Pictures Television. «Analizamos 25 herramientas diferentes y reunimos los requisitos de todos nuestros equipos de todo el mundo para ver qué estaban buscando».

Dado que eran muchos equipos y trabajaban de manera diferente entre sí, resultaba difícil encontrar una herramienta lo suficientemente flexible como para permitir que las personas trabajaran como quisieran, y lo suficientemente potente como para brindar a la alta dirección la visibilidad y los informes que necesitaban, para demostrar el impacto de los Centros creativos en el negocio general de Sony.

La solución

Después de casi un año de búsqueda, el Centro creativo de Sony eligió Wrike como su plataforma de gestión del trabajo colaborativo y la implementó a sus equipos creativos. La implementación comenzó en Estados Unidos para los equipos de Los Ángeles y Miami, así como en América Latina para el equipo de Bogotá (Colombia). Más tarde, Wrike se introdujo en Europa a través de Londres (Inglaterra) y Budapest (Hungría).

«Nunca había visto una herramienta tan fácil de usar, tan fácil de incorporar nuevos usuarios, tan fácil de escalar y tan fácil de personalizar para flujos de trabajo, procesos, equipos, clientela y entornos cambiantes», dice Cheryl Venable, directora ejecutiva de operaciones del Centro creativo de Sony Pictures Television. «Gran parte de la estructura flexible de Wrike nos permite darle nuestro propio toque. Muchas otras herramientas de nivel empresarial solo van bien durante seis meses y luego saltan por los aires, pero obtenemos mucho más de Wrike».

A medida que el Centro creativo de Sony continuaba escalando y atrayendo más equipos creativos en ubicaciones dispersas, Batelli y Venable se dieron cuenta de que podían sacar aún más provecho de Wrike al incorporar a los nuevos miembros del equipo a la plataforma. «[Venable] construyó este proceso de incorporación tan escalable», presume Batelli. «Hemos tenido mucho éxito a la hora de expandir el tipo de trabajo que estamos haciendo y los activos que estamos creando debido al proceso operativo que se desarrolló».

Mejorando los procesos creativos

Con Wrike, los Centros creativos han encontrado un equilibrio único entre eficiencia operativa y creatividad individual que funciona a escala. «Creo que Wrike es la herramienta de referencia», explica Batelli. «Es la estructura que ordena el caos de producción, y que mantiene a todos organizados y responsables de lo que se les asigna. Asimismo, elimina muchas confusiones sobre lo que se debe hacer, quién está hablando con quién y cómo se espera que funcione ese flujo de comunicación: todos los protocolos establecidos por nuestro flujo de trabajo de Wrike permiten a nuestros equipos creativos dedicar su tiempo a ser creativos».

Desde el concepto hasta la finalización, Wrike ayuda a agilizar las operaciones creativas de los equipos desde cualquier lugar. «Tener la herramienta de revisión para los clientes y las sesiones de aprobación es fantástico», dice Batelli. «Realmente reduce el intercambio de mensajes de correo electrónico. Una de las mejores funciones es que los comentarios que se hacen en la sesión de revisión fluyen hacia los comentarios del proyecto, lo cual es asombroso». Y ahora que el equipo está remoto y disperso debido a la COVID-19, también utiliza las funciones de revisión de Wrike para consolidar los comentarios internos sobre los activos creativos.

Demostrando el impacto de los equipos creativos en el negocio

Los Centros creativos de Sony también aprovechan las funciones de generación de informes de Wrike para mantener informados a los clientes y garantizar la calidad de las entregas. «Analizamos constantemente cuánto trabajo hacemos para nuestros clientes, por lo que emitimos un informe mensual con fines de facturación. Los informes de Wrike nos permiten comunicar nuestro valor al negocio», comenta Batelli. El módulo de generación de informes robusto, pero intuitivo y fácil de usar de Wrike, también proporciona al equipo de Batelli información en tiempo real sobre el valor del trabajo que brindan a las partes internas interesadas. Los metadatos del proyecto son clave cuando se trabaja con varios socios de estudio y en cientos de activos.

Encontrando nuevas formas de trabajar mejor en medio de la COVID-19

Cuando la pandemia de la COVID-19 comenzó a cerrar oficinas en todo el mundo, el Centro creativo de Sony se dio cuenta de lo esencial que era tener un espacio de trabajo digital donde los equipos creativos pudieran seguir trabajando y colaborando de forma remota. «La combinación de equipos creativos en un solo espacio donde podemos compartir proyectos y activos nos dio una gran visibilidad», señala Batelli. «Ahora, podemos reunir todos los datos de los centros creativos de todo el mundo para registrar métricas, proyectos, clientes y progresos. Tener esa visión global es muy valioso. Podemos ver cómo trabajan juntos otros equipos y descubrir nuevas eficiencias en Wrike».

La herramienta también fomentó una mejor conexión entre los equipos creativos del Centro creativo de Sony a medida que continuaba la pandemia. «Wrike nos ayuda a unir a esos equipos», dice Batelli.

Conclusión

Con el sistema de gestión del trabajo colaborativo de Wrike implementado, los Centros creativos de Sony Pictures Television entregaron 2.000 proyectos durante los primeros seis meses de la pandemia, lo que significa que todos los proyectos se completaron como se planeó inicialmente a pesar de la transición al teletrabajo.

«Creo que la razón por la que hemos tenido tanto éxito es porque hemos podido escalar y adaptarnos fácilmente a estos nuevos retos y nuevos clientes sin un aumento proporcional en los recursos para hacerlo», dice Batelli. «Ha sido realmente valioso para la empresa tener un equipo interno que pudiera asumir este trabajo adicional utilizando los procesos internos que hemos creado y la flexibilidad de Wrike».

«Wrike ha sido de gran ayuda para fortalecer nuestras relaciones con otros equipos con los que no trabajamos necesariamente», concluye Batelli. «Ahora, los grupos internos vienen a nosotros y nos preguntan: "¿Qué usas para la gestión de proyectos? ¿Podemos usarlo? ¿Tienes más licencias?". Estamos muy contentos de mostrarles cómo usamos Wrike, y muchas personas empiezan a usarlo debido al éxito de nuestro equipo».