- 1. Fundamentos de la gestión de proyectos
- 2. Metodologías de gestión de proyectos
- 3. Ciclo de vida de un proyecto
- 4. Software de gestión de proyectos
- 5. Consejos para el trabajo en equipo
- 6. Fundamentos de la metodología Agile
- 7. Herramientas y técnicas de gestión de proyectos Agile
- 8. Marcos de gestión de proyectos
- 9. Recursos
- 10. Glosario
- 11. Preguntas frecuentes
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Qué es la gestión de la comunicación de los proyectos
Qué es la gestión de la comunicación de los proyectos
Una excelente comunicación es un componente crítico del éxito de un proyecto. De hecho, según el Project Management Institute (PMI), la mayoría de los fracasos de los proyectos se debe a problemas de comunicación. La gestión de la comunicación de los proyectos garantiza que eso no suceda. Consta de tres procesos que ayudan a garantizar que las personas adecuadas envíen, reciban y entiendan los mensajes correctos. La gestión de la comunicación de los proyectos es una de las diez áreas de conocimiento clave en el PMBOK (Libro de conocimientos sobre gestión de proyectos). Los procesos incluidos en esta área han cambiado a lo largo de los años, pero en la versión actual, hay tres procesos principales de gestión de la comunicación de los proyectos.
Son:
- Planificar la gestión de las comunicaciones
- Gestionar las comunicaciones
- Supervisar las comunicaciones
Planificar la gestión de las comunicaciones del proyecto
El primer paso es planificar cómo gestionarás las comunicaciones en tu proyecto y entre todas las partes interesadas. Esto se hace creando un plan de gestión de las comunicaciones del proyecto.
Es importante asegurarse de que se aborden todos estos factores en el plan:
- Público: es una lista de todas las partes interesadas que se ven afectadas por el proyecto. Debe incluir a los miembros del equipo, patrocinadores, clientes y otras partes interesadas. Ten en cuenta a cualquier persona afectada por el proyecto o que influya en su éxito.
- Objetivo: ¿cuál será la finalidad de las comunicaciones? Puedes utilizar algunas comunicaciones para la difusión, como un informe de estado, y otras que requieren acción, como solicitar a un patrocinador que autorice los gastos o a un cliente que apruebe las pruebas del proyecto.
- Mensaje: ¿cuál será el mensaje para cada tipo de comunicación? Este es el contenido real que se compartirá. Los componentes clave que se comunicarán incluyen alcance, cronograma, presupuesto, objetivos, riesgos y entregas.
- Canal: cómo se entregará el mensaje. ¿Será un informe formal enviado por correo electrónico? ¿Un informe verbal informal durante una reunión de equipo?
Tu plan de comunicación debe ser lo suficientemente detallado como para establecer exactamente lo que se enviará, a quién, cómo, cuándo y quién es responsable.
Es importante involucrar a las partes interesadas en la creación de este plan. Debes comprender sus preferencias y expectativas de comunicación. Si te comunicas en exceso, es posible que dejen de prestar atención. Pero, si te pasas por defecto, puedes provocar malentendidos y problemas.
Gestionar las comunicaciones del proyecto
Una vez que se ha creado y aprobado el plan, es responsabilidad del gestor de proyectos asegurarse de que se gestione. Esto significa que el plan debe revisarse y actualizarse periódicamente para reflejar cualquier cambio en el proyecto o sus partes interesadas. El gestor de proyectos también debe gestionar la ejecución del plan de gestión de las comunicaciones.
Incluye:
- Recopilación y análisis de datos.
- Redacción de mensajes para la comunicación.
- Transmisión o distribución de comunicaciones.
- Almacenamiento de informes, archivos o documentos de comunicación.
- Recuperación de cualquier comunicación almacenada.
- Eliminación de comunicaciones antiguas al cierre del proyecto o en una fecha determinada.
Supervisar las comunicaciones del proyecto
Este proceso solía llamarse «control de las comunicaciones», pero se actualizó en la sexta edición del PMBOK. A pesar del cambio de título, el proceso es el mismo. Implica supervisar y controlar las comunicaciones del proyecto durante todo su ciclo de vida.
Esto puede incluir:
- La confirmación de que las comunicaciones salieron según lo previsto.
- La confirmación de que las recibieron las partes interesadas adecuadas.
- La confirmación de que se entendieron los mensajes.
- La confirmación de cualquier comentario relevante que se proporcionó a los miembros apropiados del proyecto.
El tipo real de seguimiento, incluidos el método y la frecuencia, debe formar parte del plan de gestión de la comunicación.
Cómo tener éxito en la gestión de la comunicación de los proyectos
Los gestores de proyectos exitosos utilizan métodos de comunicación formales e informales a través de varios canales. Esto ayuda a aumentar las posibilidades de que se reciban las comunicaciones. Usar un lenguaje sencillo, ceñirse a los temas relevantes y redactar mensajes concisos aumentará tus posibilidades de que se entiendan tus comunicaciones.
Las siguientes habilidades de comunicación también pueden aumentar las posibilidades de éxito de un gestor de proyectos:
- Fuertes habilidades de escucha activa
- Habilidades de escritura competentes
- Excelente habilidad para hablar
- Hacer preguntas y sondear para obtener más información
- Establecer y gestionar expectativas
- Motivar a las personas para que se comprometan y se mantengan comprometidas
- Habilidades de resolución de conflictos
- La capacidad de resumir y recapitular lo que has escuchado
Lectura adicional:
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