¿Cuáles son las mejores herramientas de gestión de proyectos?

Índice: 

• ¿Cuáles son las 11 mejores herramientas de gestión de proyectos?
• Otras 10 herramientas de GP
• Introducción a las herramientas de gestión de proyectos (vídeo)
• Guía detallada para elegir una herramienta de GP
• Qué debes tener en cuenta para elegir una herramienta de gestión de proyectos
• Funciones principales que debe ofrecer una buena herramienta de gestión de proyectos
• Por qué las empresas necesitan un software de gestión de proyectos
• Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las 11 mejores herramientas de gestión de proyectos? 

1. Wrike 

Wrike es una reconocida plataforma de gestión del trabajo en la que confían ya más de 20 000 empresas y 2,4 millones de usuarios en más de 140 países. Gracias a su arsenal de herramientas aptas para todo el mundo, desde gestores de proyectos hasta responsables de marketing, Wrike es la opción preferida de los equipos, los departamentos y las empresas de cualquier sector y ámbito de actividad.

Ventajas e inconvenientes

Wrike integra un conjunto de funciones insuperable, como la planificación de recursos, el control del tiempo y la gestión de presupuestos que permiten a los equipos de hoy en día conseguir más con menos. Ha sido precursor en las prestaciones de la automatización y la IA, algo que ha permitido a sus clientes ahorrar tiempo y recursos, además de prever los riesgos de los proyectos, elaborar informes amplios y dar prioridad al trabajo de forma automática.  

Aprender a sacar el máximo partido a las funciones y prestaciones más avanzadas de la plataforma puede llevar su tiempo, pero la mayoría de los clientes opinan que merece la pena hacer esta inversión de tiempo, ya que estas funciones más complejas y sutiles propician la expansión y el crecimiento rápidos de las empresas desde la propia plataforma.

Funciones clave

Gestión de tareas en tablas Kanban: permite acceder a un panel de control de gestión de tareas en tiempo real para facilitar y agilizar la colaboración. La tabla Kanban ilustrará el proceso de trabajo y favorecerá la transparencia durante todo su desarrollo. También puedes introducir actualizaciones en tiempo real para cada tarjeta individual.

Diagramas de Gantt personalizables: se trata de una de las funciones más populares de Wrike, que te permite visualizar las fechas de vencimiento y controlar el avance del proyecto en tiempo real. Puedes ampliar o reducir la vista para tener una visión más amplia de la evolución de los proyectos y, de esta forma, gestionar mejor las cargas de trabajo de tu equipo. 

Análisis en tiempo real: ahora es más importante que nunca que las empresas analicen periódicamente su situación para poder adaptarse a las necesidades. Los eficaces análisis de Wrike ofrecen información muy útil sobre el rendimiento general de una empresa. Elabora informes en tiempo real en cuestión de segundos.

Integraciones

Wrike ofrece integraciones con más de 400 aplicaciones para que sus clientes puedan moverse sin problemas entre la plataforma y sus otras aplicaciones favoritas, como Google Drive, Google Calendar, Slack y muchas otras. También ofrece integraciones con DAM y Adobe CC para que los usuarios puedan crear, editar y publicar directamente desde Wrike.

Planes de precios

• Free: 0 $ 
• Team: 10 $ por usuario al mes (facturación anual) 
• Business: 24,80 $ por usuario al mes (facturación anual) 
• Enterprise: precios personalizados para equipos grandes (facturación anual) 
• Pinnacle: precios personalizados para equipos con necesidades complejas

Puntuaciones y reseñas de clientes

Los clientes consideran que la interfaz de Wrike es intuitiva, con flujos de trabajo naturales que les permiten visualizar y gestionar sus proyectos con eficacia. Una de las ventajas más comentadas es la capacidad de actualizar en tiempo real, lo que permite a los equipos disfrutar de una colaboración más sencilla y entretenida. 

En Capterra acumula una puntuación de 4,3/5 (más de 2400 clientes).

Asistencia

Wrike ofrece un excepcional nivel de asistencia, reconocido por crecer al ritmo de tu negocio. Su servicio está disponible ininterrumpidamente con la opción de mejorar los paquetes de asistencia para atender las distintas necesidades de las empresas. Cuenta también con una amplia biblioteca de guías, artículos y ebooks completos sobre cómo sacar el máximo provecho al gran abanico de funciones de Wrike para que todo el mundo pueda aumentar la productividad, la eficacia y los ingresos. 

Si quieres consultar el arsenal completo de funciones que Wrike pone a tu disposición, haz clic aquí para acceder al sitio web.

2. Asana

Asana es una de las plataformas de software de gestión de proyectos más populares. Se trata de una herramienta versátil diseñada para empresas de cualquier tamaño que combina almacenamiento de archivos, hojas de ruta de los proyectos, paneles de control y muchas otras funciones en una interfaz intuitiva.

Ventajas e inconvenientes

Asana es una plataforma de gestión de proyectos todo en uno que integra varias funciones de organización del trabajo, herramientas de gestión de recursos y una atractiva interfaz. 

En cambio, no ofrece opciones avanzadas de revisión ni la capacidad de configurar fácilmente una gestión eficaz de toda la cuenta. Los usuarios pueden tener dificultades para cubrir las necesidades de proyectos complicados con esta plataforma.

Funciones clave 

Generador de flujos de trabajo: es una herramienta visual que permite a los usuarios crear flujos de trabajo personalizados y mantener conectados a los miembros del equipo. 

Objetivos estratégicos: permiten a los gestores de proyectos orientar a los equipos y configurar métricas para realizar un seguimiento del rendimiento a lo largo del proceso.

Diagrama de Gantt: es una de las formas más atractivas de visualizar los recursos, los plazos y el progreso general del trabajo.

Integraciones

Asana ofrece integraciones con más de 200 aplicaciones puedan seguir utilizando sus aplicaciones favoritas, como Google Drive, Google Calendar, Slack y muchas otras.

Planes de precios

• Básico: 0 $
• Premium: 13,49 $ por usuario al mes (facturación mensual)
• Business: 30,49 $ por usuario al mes (facturación mensual)
• Enterprise: personalizado

Puntuaciones y reseñas de clientes

Según revelan varias reseñas de clientes de Asana, valoran la facilidad con la que pueden mantener a los miembros del equipo informados y al corriente de la situación de los proyectos. La interfaz no aporta mucha seguridad a algunos clientes, porque la legibilidad y comprensión a veces les resultan complicadas. 

En Capterra acumula una puntuación de 4,5/5 (más de 12 000 clientes).

Asistencia

A pesar de que Asana ofrece diferentes opciones de asistencia, no tiene ninguna línea de teléfono ni chat en tiempo real dedicados, por lo que los tiempos de respuesta son más largos. También se ofrece capacitación, pero algunos usuarios afirman que no es tan completa como debería y que las respuestas a las incidencias sobre ‘procedimientos’ son lentas.

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3. Monday

Monday.com es un software de gestión de proyectos popular que incluye varias plantillas y herramientas para optimizar las operaciones y ayudar a tus equipos a aumentar la productividad. Muestra mucha información para los equipos, pero es fácil pasar por alto los datos importantes cuando los procesos son largos. 

Ventajas e inconvenientes

Monday.com destaca entre las opciones preferidas de los gestores de proyectos por su intuitiva experiencia del usuario y el conjunto completo de funciones de gestión de proyectos que ofrece, como automatizaciones, paneles de control personalizables y una biblioteca de plantillas.

Sin embargo, una vista en formato de hoja de cálculo puede llegar a sobrecargarse demasiado, con el riesgo de que se pase por alto información importante. Tampoco ofrece funciones de revisión nativas ni análisis lo suficientemente avanzados para muchas empresas con necesidades más exigentes.

Funciones clave 

Paneles de control personalizados: Monday.com permite a los usuarios crear paneles de control personalizados y ver la información del proyecto desde diferentes perspectivas. Con estos paneles, los gestores de proyecto y los líderes de equipo pueden evaluar el progreso de un vistazo basándose en datos extraídos de forma instantánea de la cronología y la información presupuestaria.

Automatizaciones: Monday.com ofrece funciones eficaces de automatización para optimizar los procesos de trabajo. Las tareas se pueden configurar con recordatorios automáticos próximos a las fechas de vencimiento, y los responsables de los equipos pueden crear escenarios hipotéticos para acelerar el progreso.

Plantillas prediseñadas: los usuarios pueden acceder a la biblioteca de Monday.com, que contiene 100 plantillas diferentes, para poner en marcha los proyectos rápidamente, garantizar la coherencia y mantener altos estándares en toda la empresa, así como para crear procesos replicables para tareas comunes.

Integraciones

Aunque Monday.com ofrece menos integraciones que otras soluciones de la competencia, sí se sincroniza con las aplicaciones más utilizadas, como Google, Slack, Salesforce y muchas más. 

Planes de precios

• Gratis: 0 $
• Básico: 30 $ al mes (facturación mensual)
• Estándar: 36 $ al mes (facturación mensual)
• Pro: 60 $ al mes (facturación mensual)
• Empresarial: personalizado

Puntuaciones y reseñas de clientes

La mayoría de las reseñas son positivas, ya que los clientes valoran la facilidad de navegación, comunicación y colaboración de Monday.com. Hay quien dice que el diseño dificulta el seguimiento de la información por varios proyectos o tareas.

En Capterra acumula una puntuación de 4,6/5 (más de 3800 clientes).

Asistencia

Aunque Monday ofrece asistencia a sus usuarios, es complicado contactar con alguien, no hay ninguna línea telefónica dedicada y el servicio de devolución de llamadas solo está disponible para consultas o preguntas sobre facturación.

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4. Adobe Workfront

Adobe Workfront es la solución de gestión de proyectos por la que suelen decantarse los equipos de marketing. Ofrece un amplio abanico de funciones, y es lo que sirve para justificar que sea caro. Es más conveniente para grandes empresas cuyas necesidades precisan de prestaciones más avanzadas.

Ventajas e inconvenientes

Adobe Workfront ofrece todas las funciones básicas de gestión de proyectos que cualquier equipo normal necesita, como diagramas de Gantt, opciones de informes y paneles de control avanzados, aparte de las funcionalidades eficaces de revisión y gestión de recursos propias de cualquier producto de Adobe. 

Sin embargo, algunos usuarios comentan que últimamente la experiencia del usuario no es intuitiva y que no mejora la colaboración. Esto puede reducir la adopción entre los usuarios nuevos, que podrían terminar recurriendo a las herramientas que ya tienen. Además, su función de DAM es deficiente, lo que puede retrasar las publicaciones.

Funciones clave

Planificador de escenarios: es una herramienta útil para facilitar la previsión y preparación ante determinadas situaciones. Puedes crear escenarios y ejecutar los resultados para evaluar posibles respuestas.

Establecimiento de objetivos estratégicos: esta función ayuda a los equipos a definir objetivos distintos y cuantificables que los equipos deben cumplir. Esto sirve para garantizar la armonización mientras el trabajo avanza.

Paneles de control detallados: mantén el control con paneles de control que permiten acceder al instante al flujo de trabajo de la empresa o del equipo. Puedes controlar los objetivos generales o los proyectos individuales con facilidad.

Integraciones

Adobe Workfront forma parte del tan popular y reconocido grupo Adobe. Por ello, es fácil realizar una integración perfecta con la mayoría de sus plataformas asociadas, como Creative Cloud. Sin embargo, la oferta de integraciones con soluciones de terceros es muy limitada.

Planes de precios

• Select: según presupuesto
• Prime: según presupuesto
• Ultimate: según presupuesto

Puntuaciones y reseñas de clientes

Algunos clientes son fanáticos de las eficaces herramientas de análisis y colaboración de Workfront, pero otros consideran que le faltan otras herramientas que pueden facilitar la gestión de proyectos avanzada. 

En Capterra acumula una puntuación de 4,4/5 (más de 1300 clientes)

Asistencia

Adobe Workfront ofrece un paquete de asistencia estándar, pero el servicio solo está disponible los cinco días laborables de la semana, por lo que no se atiende al cliente en días festivos. Además, no ofrece ninguna prueba gratuita, por lo que los usuarios no pueden probar la plataforma antes de suscribirse.

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5. Smartsheet

Smartsheet presenta un modelo tradicional de hoja de cálculo y es una de las plataformas de gestión de proyectos más visuales que existen. Su funcionamiento se basa en hojas de cálculo alojadas en la nube y flujos de trabajo automatizados que ofrecen funciones y ventajas para la gestión de proyectos y tareas.

Ventajas e inconvenientes

Smartsheet ofrece una gran funcionalidad técnica con herramientas avanzadas y capacidades complejas de gran utilidad para las grandes empresas.

La desventaja es que puede requerir un largo proceso de aprendizaje para los usuarios que no están muy familiarizados con las hojas de cálculo o que no tienen muchos conocimientos al respecto. Sus complementos también pueden resultar bastantes caros.

Funciones clave

Flujos de trabajo automatizados: Smartsheet te permite automatizar los flujos de trabajo con blueprints reproducibles para optimizar, precisar y agilizar las entregas.

Gestión de contenido: Smartsheet ofrece herramientas de gestión de contenido, como paneles de control del progreso, alertas automáticas y herramientas de gestión de recursos.

Paneles de control detallados: los paneles de control están repletos de datos para poder visualizar toda la información de los proyectos, el flujo de trabajo del equipo y los objetivos empresariales.

Integraciones

Smartsheet ofrece más de 100 integraciones, aparte de otras opciones a través de Zapier y Automate.io. 

Planes de precios

• Gratuito: 0 $
• Pro: 9 $ por usuario al mes (facturación mensual; máximo 10 usuarios)
• Negocios: 32 $ por usuario al mes (facturación mensual; mínimo 3 usuarios)
• Empresarial: personalizado

Puntuaciones y reseñas de clientes

Para muchos clientes, Smartsheet ayuda a crear formularios y desarrollar flujos de trabajo de forma rápida y eficaz. Sin embargo, otros consideran que tienen prácticamente las mismas limitaciones que si usaran Excel o las hojas de cálculo de Google y, además, les sale más caro.

En Capterra acumula una puntuación de 4,5/5 (más de 2900 clientes).

Asistencia

Smartsheet ofrece un gran abanico de opciones de capacitación y guías de procedimientos para sus funcionalidades más complejas, pero no tiene ninguna línea telefónica ni chat en tiempo real para asistencia al usuario.

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6. Jira

Jira ahora forma parte del Grupo Atlassian, pero se diseñó hace muchos años como una solución de desarrollo de software. Desde entonces, ha devenido en una plataforma global que combina el software de Jira, Jira Core y la solución de gestión del trabajo de Jira para ofrecer asistencia en la gestión de proyectos a equipos de cualquier tamaño.

Ventajas e inconvenientes

Si conoces a la familia Jira, podrás utilizar su interfaz e importar y exportar datos con facilidad. También se puede personalizar para que los equipos adapten su espacio de trabajo a sus procesos empresariales. 

Sin embargo, solo admite la metodología Agile, pero no la opción en cascada. Tampoco integra funciones de planificación de recursos, revisión y elaboración de informes sobre proyectos, algo que puede ser restrictivo para algunos equipos. Su precio es una de los más altos del mercado en su categoría.

Funciones clave

Vista de panel de control: los paneles de control de Jira ayudan a los usuarios a planificar proyectos, medir el progreso y controlar las fechas de vencimiento de un solo vistazo. También se pueden compartir para mantener al tanto a los compañeros. 

Funcionalidad de búsqueda particular: Jira utiliza su lenguaje de consulta y filtros específicos para que la búsqueda de tareas y proyectos resulte fácil y eficaz.

Formularios de solicitud de trabajo personalizables: gracias a la personalización de los formularios de solicitud, los equipos pueden adaptar el proceso de entrada para optimizarlo, con menos preguntas repetidas y entregas más rápidas.

Integraciones

La disponibilidad de varios sitios asociados facilita la integración de Jira con otras partes del Grupo Atlassian. 

Planes de precios

• Free: 0 $ por usuario al mes
• Standard: 7,75 $ por usuario al mes (facturación mensual promedio)
• Premium: 15,25 $ por usuario al mes (facturación mensual promedio)
• Enterprise: personalizado

Puntuaciones y reseñas de clientes

Los fanáticos de Jira valoran su amplio abanico de integraciones y realzan su estupenda gestión de problemas. Sin embargo, a algunos usuarios les puede resultar complicado aprender estas funciones avanzadas, sobre todo si carecen de conocimientos de TI o si no tienen experiencia con estas herramientas.

En Capterra acumula una puntuación de 4,4/5 (más de 13 200 clientes).

Asistencia

Jira ofrece un buen servicio de asistencia por su original modelo basado en incidencias. También cuenta con un montón de recursos de capacitación y de otro tipo para que los usuarios se familiaricen con los aspectos más complicados de su plataforma.

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7. ClickUp

ClickUp es una popular solución de software de gestión de proyectos ideal para casi todos los equipos grandes, incluidos los que trabajan en entornos remotos. Dispone de todas las funciones de gestión estándar de planificación, organización y gestión de tareas diversas. 

Ventajas e inconvenientes

ClickUp es una solución de gestión de proyectos todo en uno con precios asequibles y todas las herramientas que la mayoría de los equipos necesitan, como automatización de flujos de trabajo, diagramas de Gantt y funciones de gestión de recursos. 

Sin embargo, presenta bastantes deficiencias, con bastantes períodos de inactividad, algo que podría resultar frustrante para los equipos sujetos a plazos ajustados. Sus funciones de revisión y aprobación también son limitadas en comparación con otras plataformas similares.

Funciones clave

Centro de documentos: permite centralizar todos los documentos internos, wikis y preguntas frecuentes para crear una base de conocimientos que sirva para agilizar y facilitar el proceso de incorporación. 

Listas de comprobación: permiten desglosar las tareas en actividades más pequeñas en forma de lista para poner en marcha los proyectos más rápido, identificar los obstáculos enseguida y controlar el progreso con más eficacia.

Mapas conceptuales: permiten esbozar proyectos y tareas visualmente para que todos puedan ver la estrategia subyacente y saber cuál es su rol en la consecución del objetivo.

Integraciones

ClickUp ofrece integraciones eficaces con todas las aplicaciones principales de terceros, como Slack, Google Calendar, Outlook, HubSpot y muchas otras.

Planes de precios

• Free Forever: 0 $
• Unlimited: 9 $ por usuario al mes (facturación mensual)
• Business: 19 $ por usuario al mes (facturación mensual)
• Business Plus: 29 $ por usuario al mes (facturación mensual)
• Enterprise: personalizado

Puntuaciones y reseñas de clientes

Los clientes aprecian la forma en que ClickUp les permite recoger los comentarios de los clientes y realizar un seguimiento de diversas tareas y proyectos. Sin embargo, una preocupación típica es que las notificaciones a veces pueden saturar los paneles de control y el correo electrónico de los usuarios.

En Capterra acumula una puntuación de 4,7/5 (más de 3600 clientes)

Asistencia

ClickUp no ofrece asistencia telefónica, por lo que puede ser un problema para algunos usuarios. Aunque tiene un servicio de respuesta por correo electrónico y otros recursos relacionados, no dispone de una comunidad de usuarios, que puede ser útil para que los clientes nuevos conozcan las prácticas recomendadas.

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8. Microsoft Project

Microsoft Project forma parte de la omnipresente marca Microsoft, en la que confían millones de usuarios en todo el mundo. Se diseñó para combinar en una única plataforma muchas de las funcionalidades de gestión de proyectos de otras marcas asociadas. Es una solución bastante bien valorada por su gran rendimiento en la gestión de proyectos individuales, pero no es tan popular cuando se trata de gestionar varios proyectos en curso.  

Ventajas e inconvenientes

Microsoft Project ofrece un sólido conjunto de herramientas para los equipos de hoy en día, como diagramas de Gantt, vistas de cuadrícula y tablas, aparte de varias funciones de gestión de recursos que facilitan la gestión de tareas y equipos.

Microsoft Project resulta más útil en combinación con otros productos de MS, como Outlook, Teams y SharePoint, para colaborar y trabajar bien de manera interfuncional. Esto puede resultar frustrante a las personas que buscan una única plataforma todo en uno.

Funciones clave

Paneles de control interactivos: requiere una integración con Power BI, pero tiene la ventaja de que permite ver rápidamente el estado general del proyecto y el progreso individual en sus paneles de control interactivos. 

Vista de cronologías de Gantt: esta vista tan popular permite buscar las próximas fechas de vencimiento, los obstáculos o la progresión. 

Control del presupuesto: se trata de una función práctica que, a pesar de estar optimizada solo para proyectos individuales, te permite controlar el gasto, no salirte del presupuesto y entregar con puntualidad. 

Integraciones

Como era de esperar, Microsoft Project ofrece integraciones muy sólidas con otras partes del ecosistema Microsoft, pero menos optimizadas con otras aplicaciones de terceros. Sin embargo, sí permite realizar conexiones con Slack, Google Calendar, Outlook, HubSpot y otras aplicaciones.

Planes de precios

• Project Plan 1: 10 $ por usuario al mes 
• Project Plan 3: 30 $ por usuario al mes 
• Project Plan 5: 55 $ por usuario al mes 
• Las soluciones locales tienen un precio distinto 

Puntuaciones y reseñas de clientes

Los clientes se muestran satisfechos con la capacidad de Microsoft Project para facilitarles la gestión de la mayoría de los proyectos. Otros consideran que es caro, sobre todo porque requiere licencias adicionales para acceder a otras herramientas clave, como el paquete Office.

En Capterra acumula una puntuación de 4,4/5 (más de 1700 clientes).

Asistencia

Microsoft Project requiere invertir en tiempo cuando se trata de incorporación, pero ofrece ayuda con cursos de capacitación, preguntas frecuentes y un centro de recursos de la comunidad. También existe la posibilidad de abrir una incidencia en el centro de administración de Microsoft, y las cuentas más grandes pueden mejorar la asistencia con una opción local de pago.

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9. Basecamp

Basecamp es una plataforma fácil de utilizar particularmente útil para equipos pequeños que buscan una solución de gestión de proyectos que incluya funciones de programación, colaboración y supervisión. 

Ventajas e inconvenientes

Basecamp es una opción muy sencilla, con precios acordes a las necesidades, no a los usuarios, lo que resultará atractivo para algunos equipos más pequeños o empresas en expansión. Gracias a su facilidad de uso, moverse por la plataforma y familiarizarse con ella es bastante sencillo, por lo que precisa de poca capacitación.

En cambio, a gran escala, puede que Basecamp no ofrezca funciones más complejas que resultan necesarias para una colaboración interfuncional entre equipos en expansión. Aunque ofrece una función de ‘alineación’, las formas de visualizar el trabajo son limitadas, a diferencia de otros productos con diagramas de Gantt personalizables, tablas Kanban, vistas de tabla y otras opciones.

Funciones clave

Listas de tareas pendientes: permiten visualizar las cargas de trabajo rápidamente y desglosar los proyectos complejos en elementos de trabajo más pequeños acompañados de notas y archivos adjuntos.

Tableros de mensajes: propician una comunicación constante entre los miembros del equipo para avanzar en un proyecto concreto.

Programación de proyectos: esta función ayuda a los usuarios a garantizar que no se incumplan plazos clave. Establece fechas de vencimiento, controla el progreso, identifica los obstáculos y hace integraciones con calendarios para mantener al usuario al día.

Integraciones

Aunque no ofrece tantas opciones como otras soluciones de software disponibles, Basecamp  permite hacer integraciones con muchas aplicaciones de terceros que tienen funcionalidades adicionales de desarrollo de software, gestión de proyectos y elaboración de informes.

Planes de precios

• Basecamp: 15 $ por usuario al mes
• Basecamp Pro Unlimited: 349 $ al mes (facturación mensual; usuarios ilimitados) 

Puntuaciones y reseñas de clientes

Los clientes utilizan Basecamp como una especie de centro digital donde ellos y sus equipos centralizan su trabajo y colaboran para llevar los proyectos a buen término. Sin embargo, algunos clientes dicen que su interfaz es confusa y que no se entregan mensajes importantes en la colaboración entre equipos.

En Capterra acumula una puntuación de 4,3/5 (más de 14 100 clientes)

Asistencia

Aunque Basecamp no dispone de asistencia por teléfono, ofrece un servicio de respuesta a las preguntas realizadas a través del formulario de consulta en tan solo cuatro minutos. También cuenta con otros recursos, como tutoriales y guías de ayuda.

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10. Trello

Trello es una de las herramientas Kanban más antiguas. Ofrece una visualización sencilla del proyecto y una gestión eficaz de las tareas gracias a la función de arrastrar y soltar. Tiene ya muchos adeptos y permite compartir datos y colaborar fácilmente, incluso entre usuarios externos.

Ventajas e inconvenientes

La gestión de tareas con Trello resulta hasta divertida por sus atractivos paneles de control y su intuitiva interfaz, por lo que se trata de una solución excelente para optimizar la productividad de los equipos.

Sin embargo, sus funciones de gestión de proyectos y carteras a nivel de toda la organización son limitadas, por lo que puede ser más conveniente recurrir a una opción de software de gestión de proyectos más completa si necesitas diseñar estrategias o planificar a mayor escala.

Funciones clave

Tablas Kanban: Trello es una de las herramientas basadas en tablas Kanban más conocidas, con una interfaz atractiva y una funcionalidad de arrastrar y soltar sencilla. 

Tarjetas personalizadas: personaliza las fechas de vencimiento, los comentarios y otros elementos de las tarjetas de las tareas para que todos los miembros del equipo puedan ver rápidamente lo que se necesita.

Automatización del flujo de trabajo: crea flujos automatizados entre las tarjetas que optimizan el proceso de entrada y agilizan las entregas.

Integraciones

Trello tiene más de 200 integraciones con Google, Slack y otras de las herramientas de gestión del trabajo más populares.

Planes de precios

• Free: 0 $
• Standard: 6 $ por usuario al mes (facturación mensual)
• Premium: 12,50 $ por usuario al mes (facturación mensual)
• Enterprise: 17,50 $ por usuario al mes (facturación anual)

Puntuaciones y reseñas de clientes

Muchos clientes elogian la facilidad de uso y la sencilla gestión de tareas basada en Kanban de Trello. Algunos clientes consideran que Trello es una solución menos práctica que otras herramientas de gestión de proyectos.

En Capterra acumula una puntuación de 4,5/5 (más de 22 500 clientes)

Asistencia

Trello ofrece asistencia por correo electrónico, pero solo durante el horario comercial habitual, es decir, de lunes a viernes. También cuenta con un foro de la comunidad donde los usuarios nuevos pueden encontrar soluciones comunes y prácticas recomendadas.

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11. Zoho Projects

Zoho Projects forma parte del paquete de herramientas de Zoho, que incluye una solución de CRM, un sistema de contratación y una plataforma de ventas, y todo especialmente destinado al sector inmobiliario. Es ideal para los usuarios actuales de Zoho y ofrece una solución de gestión de proyectos que permite que los datos se sincronicen fácilmente entre las distintas herramientas.

Ventajas e inconvenientes

El software está especializado en la gestión y automatización de tareas, lo que permite a los gestores de proyectos supervisar los proyectos y a los miembros del equipo colaborar en tareas individuales. 

Agregar datos a varios campos personalizados puede resultar difícil debido a la falta de una opción de selección múltiple, y el código suele aparecer junto a los datos.

Funciones clave

Blueprint: una función popular que te permite planificar tareas complicadas y configurarlas para que avancen durante todo el proceso mediante notificaciones automáticas de aprobación.

Gestión de problemas: identifica y señala complicaciones en tu trabajo con facilidad gracias a las funciones de gestión de problemas. Puedes añadir vistas personalizadas para resaltar los errores más importantes o urgentes que se deben corregir.

Diagramas de Gantt: crea gráficos visuales de gestión de proyectos para identificar y asignar tareas críticas con referencias para garantizar un progreso continuo.

Integraciones

Aunque no permite realizar tantas integraciones como otras opciones, Zoho ofrece acceso al software más necesario, como Google y Microsoft.

Planes de precios

• Gratuito: 0 $ para un máximo de 3 usuarios
• Premium: 5 $ por usuario al mes (facturación mensual)
• Empresa: 10 $ por usuario al mes (facturación mensual)

Puntuaciones y reseñas de clientes

Los clientes elogian la forma en que el software ayuda a los equipos a desglosar las tareas y la idoneidad de la herramienta para proyectos más técnicos. Algunos clientes comentaron que añadir datos puede ser engorroso, ya que no hay ninguna opción de selección múltiple y las líneas de código aparecen junto a los datos.

En Capterra acumula una puntuación de 4,3/5 (más de 320 clientes)

Asistencia

Zoho Projects no ofrece asistencia por teléfono, pero sus usuarios pueden obtener ayuda solo a través de la función de correo electrónico. También dispone de una amplia variedad de recursos, como una base de conocimientos, preguntas frecuentes y tutoriales.

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Otras 10 herramientas de GP 

1. Airtable: una de las opciones en formato de hoja de cálculo que ofrece una serie de funciones técnicas y herramientas de visualización, aunque la navegación por la interfaz de usuario puede ser algo compleja.
2. GanttPro: como su nombre indica, este software de gestión de proyectos se centra en los diagramas de Gantt. Se utiliza a través del navegador, lo que puede generar algunos problemas de frecuencia de actualización.
3. ProjectManager: se adapta a muchos casos de uso distintos y ofrece un amplio abanico de funciones que ayudan a los equipos a planificar los proyectos y a hacerles un seguimiento. 
4. TeamGannt: otro proveedor de diagramas de Gantt popular para que los equipos visualicen y supervisen el trabajo, aunque la navegación por la interfaz de usuario no es nada fácil.
5. Todoist: una de las aplicaciones más consolidadas de su tipo que ayuda a los usuarios a organizar sus tareas con etiquetas, categorías, integraciones con Google Calendar y mucho más.
6. Nifty: aunque su precio puede ser un poco alto para las pequeñas empresas, ofrece una amplia variedad de funciones de gestión de proyectos, como chat, calendarios y diagramas de Gantt.
7. Forecast: una de las herramientas favoritas de los gestores de recursos, que incluye funciones sofisticadas de planificación de recursos, además de funciones útiles de gestión de proyectos. 
8. Teamwork.com: solución diseñada para ayudar al servicio de atención al cliente y una opción popular para los agentes de marketing y los equipos de servicios profesionales, que la utilizan para gestionar proyectos, entregas y facturas.
9. Zenhub: herramienta diseñada para los desarrolladores de software y que está vinculada a GitHub, aunque también ofrece funciones de gestión de proyectos para ayudar a planificar, supervisar y evaluar el trabajo.
10. ProWorkflow: útil para equipos que necesitan una colaboración interna y externa, y ofrece también flujos de trabajo personalizados, funciones de control del rendimiento y una función de elaboración de informes minuciosos.

Guía detallada para elegir una herramienta de GP

Sabemos que no es fácil seleccionar el software de gestión de proyectos más adecuado entre tantas opciones. Si esa es tu labor, te enfrentarás a dos retos al mismo tiempo, es decir, encontrar la solución ideal y convencer a las partes interesadas competentes para que la compren. 

Es mejor que dividas el proceso en pasos más sencillos como estos:

1. Analiza exactamente cuáles son las necesidades y los procesos de tu empresa.
2. Define las funciones y funcionalidades que tus equipos necesitan.
3. Designa un comité de compra.
4. Investiga las diferentes herramientas y plataformas disponibles, prestando especial atención a los casos de éxito de los clientes, las opciones de asistencia ofrecidas y las funciones de seguridad.
5. Saca provecho de las pruebas gratuitas para probar las herramientas y recopilar información sobre la experiencia.
6. Comparte tus conclusiones con los equipos directivos para conseguir la aprobación ejecutiva.
7. Compra e implementa la plataforma y el paquete que has elegido.
8. Programa una revisión para identificar las ventajas o los inconvenientes.

Es importante que no tengas prisa en el proceso, porque comprar un software de gestión de proyectos implica mucho más que una inversión económica. 

También supone invertir en tiempo para la capacitación, la incorporación y la aprobación de la compra por parte de la empresa. Aunque empezar a utilizar una solución como Wrike es fácil y requiere solo unos minutos, también incluye una serie de características y funcionalidades adicionales que se pueden utilizar a medida que una empresa crece y sus necesidades se vuelven más complejas. 

Otro factor fundamental que debes tener en cuenta es la seguridad. Lo que más atrae de un buen software de gestión de proyectos es la capacidad de centralizar todos los datos en un solo lugar, es decir, contar con una sola fuente de información que aporte un gran valor. Sin embargo, todas las empresas tienen la responsabilidad de proteger los datos de sus compañeros, clientes y usuarios frente a las amenazas de hoy en día. Por ello, necesitas confiar en las funciones de seguridad de la plataforma que elijas, es decir, decantarte por la solución que ofrezca los niveles más altos de protección disponibles.

Piensa también que la plataforma seleccionada tendrá que encajar a la perfección en tu ecosistema o, de lo contrario, los equipos desperdiciarán un tiempo muy valioso en cambiar de una plataforma a otra, con todos los inconvenientes que eso conlleva. Wrike ofrece más de 400 integraciones, por lo que puede coexistir con todas tus aplicaciones favoritas y, gracias a ello, ofrecer una transición sin fisuras entre la plataforma y varias aplicaciones compatibles como Google Calendar, Slack o el paquete de Microsoft Office. 

Qué debes tener en cuenta para elegir una herramienta de gestión de proyectos

Aunque hay muchas soluciones en el mercado, la mejor herramienta web de gestión de proyectos para tu organización dependerá de una serie de factores:

1. Número de usuarios 

¿Cuántas personas van a usar la plataforma de gestión de proyectos? La plataforma ideal ofrecerá opciones adecuadas tanto para las start-ups de reciente creación como para las empresas en expansión. Por ejemplo, Wrike ofrece cuatro planes de precios y una opción gratuita, por lo que es la elección perfecta para cualquier tipo de equipo.

2. Estructura de precios 

¿Puedes probar la herramienta antes de comprarla? ¿Hay una opción gratuita para equipos más pequeños? Con Wrike, las dos cosas son posibles. Puedes probar gratis nuestro software durante dos semanas, y los equipos más pequeños pueden beneficiarse de nuestro plan Team personalizado.

3. Funciones clave necesarias

Las plataformas de gestión de proyectos ofrecen diferentes funciones, pero debes asegurarte de elegir las que satisfagan todas tus necesidades. En la siguiente sección detallamos las principales funciones que debe integrar una plataforma. 

4. Escalabilidad

Puede que tu equipo sea pequeño ahora, pero... ¿y si crece exponencialmente? ¿Tu plataforma de gestión de proyectos puede adaptarse al ritmo de tus necesidades? Wrike te aporta la flexibilidad de ampliar tus equipos y tus funciones sin tener que cambiar de solución.

5. Facilidad de uso 

¿La app de gestión de proyectos que has elegido es fácil de implementar? ¿Tu equipo podrá empezar a utilizarla de inmediato? Ten en cuenta que cuanto más exigentes sean las necesidades, más capacitación se necesitará. Si optas por expandir tu negocio, ¿tu equipo será capaz de adaptarse con facilidad a las nuevas funciones? Wrike es una opción ideal tanto para los principiantes como para los usuarios que precisan de funcionalidades más complejas. 

Responder estas preguntas te ayudará a acotar tus opciones para encontrar el software de gestión de proyectos más conveniente para tu empresa.

Funciones principales que debe ofrecer una buena herramienta de gestión de proyectos

Los equipos que gestionan proyectos en grandes empresas lidian con un montón de tareas diferentes, desde aprobar contenido hasta elaborar informes sobre el rendimiento de los proyectos. Implementar un software de gestión de proyectos que los mantenga al tanto de sus necesidades particulares les facilitará bastante el trabajo.

Las mejores herramientas de gestión de proyectos ofrecen las siguientes funciones: 

• Gestión de tareas

La gestión de tareas te permite crear y asignar listas de tareas, añadir fechas de vencimiento y supervisar el progreso. Esta funcionalidad suele plasmarse en una tabla Kanban.

• Asignación de recursos

La asignación de recursos te ayuda a supervisar la disponibilidad de los miembros del equipo para evaluar quién tiene la capacidad de asumir tareas nuevas.

• Colaboración

La colaboración incorpora funciones como la comunicación en tiempo real, la edición dinámica y las @menciones para garantizar que los miembros del equipo puedan colaborar con eficacia.

• Planificación de proyectos

La planificación de proyectos te permite crear y personalizar tu plan de proyecto con hitos clave y dependencias de tareas, que suelen resaltarse en un diagrama de Gantt.

• Elaboración de presupuestos

La elaboración de presupuestos te permite estimar los costes de los proyectos y controlar los gastos para garantizar que el gasto no sea excesivo. 

• Informes y análisis

Algunas plataformas de gestión de proyectos permiten a los usuarios elaborar informes automáticamente para que puedas visualizar el rendimiento de los proyectos fácilmente.

• Personalización

La personalización te permite adaptar el software de gestión de proyectos a tus necesidades particulares, como la interfaz, los flujos de trabajo del equipo y los formularios de solicitud.

• Integraciones

La diversidad de integraciones con aplicaciones te permite optimizar las tareas y el trabajo desde una única plataforma.

• Acceso móvil

Las aplicaciones móviles permiten a los empleados remotos, híbridos o in situ trabajar sobre la marcha para evitar que pasen por alto actualizaciones importantes.

• Control del tiempo

Las herramientas integradas de control del tiempo, un elemento indispensable de la gestión de recursos de hoy en día, ayudan a garantizar una planificación precisa y una facturación fiable.

• Formularios de solicitud personalizables

Personaliza los formularios de solicitud y adáptalos al proceso de entrada de trabajo para obtener desde el principio toda la información que necesitas.

• Automatizaciones

Automatiza los flujos de trabajo y las asignaciones de tareas para agilizar y simplificar tus procesos, lo que te permitirá entregar antes.

• Revisión y aprobaciones

Las herramientas integradas de revisión y aprobación te permiten acelerar las entregas y no perder tiempo en esperar comentarios o modificaciones. La plataforma ideal permite a los equipos colaborar en tiempo real.

La plataforma de gestión de proyectos apropiada facilitará el trabajo a tu equipo para que tú puedas centrarte en la planificación estratégica y los objetivos de la empresa.

Wrike ofrece todas estas funciones y muchas más. Ya sea en una agencia, un equipo interno, una start-up o una gran empresa, puedes consolidar tus procesos en una ubicación digital centralizada que te permite optimizar la comunicación, compartir información y obtener información sobre el rendimiento de un solo vistazo. Compruébalo con una prueba gratuita de dos semanas.

Por qué las empresas necesitan un software de gestión de proyectos 

Los acontecimientos de los últimos años —la pandemia de la COVID-19, la Gran Dimisión y “Año de la Eficiencia”— han demostrado con creces que las empresas precisan de herramientas potentes para sobrevivir a estos tiempos tumultuosos. 

Sin una solución de software sólida que una a los equipos, optimice los procesos y centralice el trabajo, las empresas pierden un valioso tiempo todos los días. A esto lo llamamos la materia oscura del trabajo, y sale muy caro:

• 13,7 horas desperdiciadas a la semana es el tiempo que pierden los trabajadores especializados por un trabajo no estructurado, falta de visibilidad del progreso del proyecto y ausencia de seguimiento
• 16 500 $ es el coste medio anual del tiempo que pierde un solo trabajador especializado
• 89 días de trabajo al año desperdiciados por los trabajadores especializados 
• 52 millones $ es el coste anual derivado del tiempo desperdiciado 

Para que las empresas puedan recuperar este tiempo y estos recursos, necesitan un software de gestión de proyectos que ofrezca lo siguiente: 

• Más eficacia: la mejor plataforma de gestión de proyectos ayudará a tus equipos a evitar obstáculos, automatizar tareas tediosas y entregar su trabajo más rápido que nunca.
• Total versatilidad: cada organización es diferente, así que tu software no podría ser menos. Adapta tus espacios de trabajo y procesos con una solución a medida.
• Velocidad vertiginosa: ¿quién tiene tiempo para retrasos? Las soluciones de hoy en día deben cargarse rápidamente, actualizar los cambios mientras se hacen y garantizar los máximos niveles de tiempo de actividad del mercado.
• Visibilidad total: no puedes darte el lujo de mantenerte al margen. Cualquier plataforma de gestión del trabajo que sea buena te permitirá ver todo tu trabajo en un formato grande y pequeño, según las necesidades.
• Tecnología avanzada: la era de la IA se cierne sobre nosotros, así que aquellas empresas que quieran prosperar en este entorno necesitan una solución preparada para el futuro con funciones de IA de vanguardia.

Wrike ofrece todo esto y mucho más en una sola pero potente plataforma. Esto se traduce en un coste único, un solo método de comunicación y una misma ubicación para todos tus datos. Impulsa la visibilidad, armoniza a los equipos, elimina el esfuerzo inútil y ofrece resultados más rápido que nunca. Es la clave para alcanzar el éxito en el futuro, incluso en las épocas más complicadas.

Otras referencias útiles

Para obtener más información sobre el funcionamiento del software de gestión de proyectos y cómo puede ahorrar tiempo y esfuerzo a tu empresa, consulta nuestras publicaciones de expertos:

• Diferentes tipos de software de gestión de proyectos
• La materia oscura del trabajo: el coste oculto vinculado a las complejidades del trabajo [informe]
• ¿Qué son las habilidades de gestión de proyectos?
• Metodologías de gestión de proyectos

Preguntas frecuentes

¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos? 

Es un tipo de software diseñado para ayudar a usuarios individuales o equipos a gestionar y organizar sus proyectos y tareas. Por norma general, está disponible como plataforma o aplicación web de forma gratuita o en versiones de pago.

¿Cuáles son algunas de las funciones de una herramienta de planificación de proyectos?

Las herramientas de gestión de proyectos pueden integrar las siguientes funciones:

• Planificación y programación: las herramientas de gestión de proyectos te permiten planificar y delegar el trabajo desde un único lugar con tareas, subtareas, carpetas, plantillas, flujos de trabajo y calendarios.
• Colaboración: el correo electrónico no debe ser tu único canal de comunicación. Con las herramientas de gestión de proyectos o del trabajo, puedes mejorar la forma de trabajar con tu equipo, es decir, la asignación de taras, la adición de comentarios, la organización de los paneles de control y la revisión o aprobación de los cambios.
• Documentación: evita que falten archivos o que estén desactualizados gracias a las funciones de gestión de archivos que permiten editar archivos, controlar las versiones y almacenarlos.
• Evaluación: controla y evalúa la productividad y el crecimiento mediante la elaboración de informes y la gestión de recursos.

¿Qué son las herramientas de gestión de programas?

Una herramienta de gestión de programas es similar a una herramienta de gestión de proyectos, pero tienen algunas diferencias importantes. Antes de comparar las herramientas y el software de gestión de proyectos, vamos a aclarar las diferencias entre los programas y los proyectos.

Los proyectos suelen tener fechas de inicio y fechas límites claras, con objetivos a corto plazo que generan resultados y entregas tangibles. Las limitaciones de coste, recursos, presupuesto y tiempo influyen en la viabilidad de un proyecto. En cambio, los programas constan de varios proyectos interconectados que, al combinarse, consiguen objetivos empresariales a largo plazo. Los gestores de proyectos supervisan los proyectos a nivel individual y los gestores de programas controlan grupos de proyectos, por lo que se centran en un objetivo más amplio.

Las herramientas de gestión de programas precisan de funciones avanzadas para hacer un seguimiento de los proyectos a mayor escala y comprobar cómo cada proyecto interacciona con el resto. Estas herramientas pueden incluir lo siguiente: 

• Vistas de trabajo flexibles
• Gestión de recursos interdisciplinaria
• Paneles de control
• Informes
• Diagramas de Gantt
• Partes de horas
  

Para resumir la comparación de software de gestión de proyectos: las herramientas de planificación de proyectos te ayudan a organizar proyectos individuales, mientras que las herramientas de gestión de programas permiten controlar varios proyectos interrelacionados que persiguen un objetivo empresarial más amplio a largo plazo.

¿Qué ventajas aporta una herramienta de gestión de proyectos a tu empresa?

La herramienta de gestión de proyectos apropiada tiene el potencial de transformar la forma en que trabajas. Puede impulsar la productividad, el margen de beneficios y la eficacia general de tus equipos.

Normalmente se pueden dividir en estas categorías:

• Herramientas de mensajería instantánea en tiempo real
• Herramientas basadas en conocimientos
• Herramientas para almacenar archivos

Antes, las empresas solían recurrir a herramientas más antiguas, como las hojas de cálculo, las pizarras o el correo electrónico, para hacer un seguimiento de los proyectos, pero en la era del trabajo en remoto, se han quedado obsoletas. Los equipos modernos necesitan soluciones que se actualicen automáticamente y en tiempo real en varios departamentos y ubicaciones.

Las herramientas de gestión de proyectos optimizan el trabajo gracias a funciones eficaces como estas:

• Formularios de solicitud personalizados
• Diagramas de Gantt y tablas Kanban
• Edición en tiempo real, herramientas de revisión y aprobaciones automatizadas
• Paneles de control compartidos e informes de progreso automatizados

La herramienta de gestión de proyectos adecuada puede mejorar drásticamente la centralización, la coordinación y la comunicación. También puede aportar ahorros importantes y tangibles a las empresas en un momento en el que necesitan recortar costes e impulsar la productividad. De hecho, la organización Project Management Institute ha constatado que las empresas que invierten en prácticas de gestión de proyectos consolidadas pierden 28 veces menos dinero. 

Imagina un mundo en el que puedas ofrecer este tipo de ahorros, mejoras e impulsores de ingresos. Ese mundo es posible gracias a Wrike. 

Regístrate hoy mismo para disfrutar de una prueba gratuita de dos semanas para comprobar en primera persona por qué Wrike es la única solución de gestión de proyectos que necesitas.