Almacena las notas de las reuniones en Wrike, tu única fuente de máxima confianza. Las notas se guardan en la nube y se pueden etiquetar en las carpetas que quieras, lo que las hace fáciles de encontrar y compartir.
Crea tareas y subtareas para cada elemento de acción y asígnalas a los miembros del equipo lo antes posible. Usa @menciones para atraer a la gente a la conversación y exigir su responsabilidad.
Asigna las reuniones como tareas a todo el personal necesario con suficiente antelación. Toma las actas exactas de la reunión y asigna tareas a todos los involucrados. Si utilizas Google Calendar, añade la tarea a cualquier calendario compartido.
Esta guía te mostrará cómo:
Empieza creando una carpeta principal en Wrike denominada "Actas de reuniones". Dentro de esta carpeta principal, crea una tarea para cada reunión que celebres. Titula cada tarea con el nombre de la reunión y la fecha. El espacio de la descripción que está dentro de la tarea es donde estructurarás el programa. Empieza escribiendo:
Asegúrate de etiquetar las notas de la reunión en cualquier carpeta del proyecto a la que esté asociada la reunión para facilitar el acceso y el contexto.
¿Cuál es el propósito de esta reunión? Sé concreto. Crea un nuevo encabezado para el programa de la reunión. Haz una lista de los objetivos o puntos principales de discusión. Haz clic en la descripción de la tarea para abrir las herramientas de formato. Haz clic en el icono de la lista de tareas para crear una casilla de verificación junto a cada elemento del programa. Durante la reunión, marca cada punto para asegurarte de que se ha abordado correctamente.
Crea un nuevo encabezado para las actas de la reunión. Divídelo en cuatro secciones:
Para realizar un seguimiento de las etiquetas específicas de tus reuniones, como el lugar, el coordinador y otros detalles, puedes utilizar campos personalizados.
Cuando los datos se introducen en un campo personalizado, son visibles en la vista de tabla, la vista de tarea y en los paneles de información de la carpeta y el proyecto. Utiliza la configuración de compartir para mantener la privacidad de los datos de los campos personalizados o comparte los campos con tus compañeros de equipo para que todos dispongan de la misma información.
1. Selecciona una carpeta o proyecto en el panel de navegación izquierdo del área de trabajo.
2. Cambia a la vista de Tabla.
3. Haz clic en el signo + que aparece en el lado derecho de la tabla.
4. Escribe un nombre para tu nuevo campo y presiona Intro en el teclado.
5. Especifica las propiedades del campo en la ventana emergente que aparece. Tienes la opción de:
6. Haz clic en Guardar.
Una vez que hayas creado tus campos personalizados, visualiza el archivo de reuniones utilizando la vista de tabla para ver todos los detalles en el conocido diseño de hoja de cálculo.
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