Lors de vos cours sur la gestion de projet à l'université, on vous a certainement présenté de nombreux outils et donné de nombreux conseils. Vous les auriez utilisé avec joie, mais il se trouve que vous les avez oublié quelques semaines plus tard.
Vous concentrer uniquement sur les principes généraux de la gestion de projet, ne vous permettra pas d'appliquer les méthodes des meilleurs chefs de projet, qui valent la peine d'être mises en pratique.
Cet article, accompagné d'une infographie, dresse les 10 bonnes pratiques essentielles en gestion de projet, trop souvent oubliées. Au moment de démarrer un nouveau projet, passez en revue cette liste et assurez-vous que vous ne négligez aucun détail susceptible de contribuer grandement à la réussite de celui-ci projet.
1. Communiquez avec toutes les parties prenantes
Dès le lancement du projet, vous devez communiquer sur les buts et objectifs de celui-ci. Non pas de façon informelle, mais avec toutes les parties prenantes du projet. Cela inclut les personnes clefs comme les membres de l'équipe, les responsables, les porteurs du projet et les utilisateurs fidèles.
2. Formez une équipe en gestion du risque
Les projets et tâches sont soumis à différents niveaux de risques. C'est pourquoi vous devez toujours disposer d'une équipe dédiée à la gestion de ces derniers. Elle veillera à ce que le projet reste dans le vert en évitant qu'il ne bascule dans le orange, voire dans le rouge (couleur tant redoutée). Considérez cette équipe de gestion du risque comme une première ligne de défense en cas de problèmes.
3. Organisez une réunion de lancement
Pour mener à bien un projet, vous devez mettre toutes les parties prenantes sur la même longueur d'ondes en organisant une réunion de lancement. Vous devez y convoquer tous ceux qui participeront au projet, pour que les attentes soient claires dès le début. Plus tôt vous aurez leur attention, mieux ce sera.
Cela vous permettra ensuite d'assigner des petites tâches et missions à plusieurs membres de l'équipe. S'assurer que tout le monde connaît le projet dès le début est une manière simple et efficace de mener à bien un projet.
4. Utilisez un document définissant précisément le travail à effectuer
Un problème récurrent en matière de gestion de projet est celui de la clarification des responsabilités de chacun. Un document définissant en détail le travail à effectuer permet d'éviter l'incertitude et la confusion. Il consigne de façon claire la nature du travail qui doit être fait par tel groupe ou telle personne, afin que tout le monde mesure le niveau d'effort nécessaire. Pour définir les responsabilités au sein de votre projet, utilisez un document définissant en détail le travail et faites-le approuver par toutes les parties prenantes.
5. Établissez un plan de travail détaillé
Formaliser le plan de travail de votre projet est une étape clef pour respecter les délais et atteindre les jalons. Sans un plan de travail détaillé, il n'y a pas de trace écrite des différentes étapes du projet. Ce qui est mesuré est réalisé et établir un plan de travail détaillé est une manière simple de mesurer tous les rouages d'un projet.
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6. Consignez tout ce que vous pouvez
En tant que chef de projet, cela vous est-il déjà arrivé de prendre quelques jours, voire quelques semaines de retard ? Pourquoi cela est-il arrivé ? Qu'est ce qui a provoqué cette situation ? Comment peut-on éviter que cela se reproduise ?
Pour répondre à ces questions, vous devez vous appuyer sur des informations que vous aurez recueillies. Rendre compte de tout ce qui se passe durant votre projet est le meilleur moyen de vous assurer que vous possédez toutes les données dont vous avez besoin, pour prendre de meilleures décisions, et retenir les leçons du passé. Alors n'hésitez pas à tout noter ! Les étapes du projet, les blocages, les modifications de l'étendue du projet, les dépendances des tâches, etc. Même le fait de savoir à quel moment les parties prenantes prennent leurs vacances s'avère utile.
7. Demandez des retours
Personne n'est parfait et il y aura des bons et des mauvais moments à chaque étape du chemin, notamment en ce qui concerne la performance du chef de projet. Être conscient de ses axes d'amélioration est un trait de personnalité très positif que vous pouvez développer. Surtout si vous acceptez de recevoir des critiques de la part de votre équipe.
En tant que chef de projet, votre rôle est de veiller au succès du projet. Et n'oubliez pas que ce sont des personnes qui se trouvent de l'autre côté du projet. Demander un feedback est un excellent moyen d'augmenter vos chances de réussite et d'améliorer vos compétences managériales.
8. Communiquez sur les conséquences d'un ajout au projet
Il est recommandé d'utiliser les méthodologies Agile et il est parfois tentant d'accepter tous les nouveaux projets ou nouvelles tâches qui se présentent. Mais c'est aussi un bon moyen de finir avec une surcharge de travail. À chaque fois que vous acceptez une nouvelle demande dans le cadre de votre projet, il vous incombe de montrer comment cela affectera votre calendrier ou votre budget.
9. Faites signer un nouveau document d'accord
Les nouvelles demandes s'accompagnent souvent d'une modification de l'étendue du projet. Si c'est le cas, il est de bonne pratique de faire signer à tout le monde un nouveau document d'accord. Cela permettra aux parties prenantes d'appréhender le nouveau cadre du travail et de comprendre comment il affectera l'ensemble du projet. Cela permettra également de disposer d'un document écrit pour éviter les confusions si les délais ont besoin d'être repoussés.
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10. Programmez une réunion de synthèse
À l'issue de votre projet, le moment sera venu de réfléchir aux améliorations que vous pouvez apporter pour réussir les projets futurs. Une réunion de synthèse est une occasion idéale de réunir tous les participants au projet et de leur donner la possibilité de s'exprimer à cet égard. Passez en revue les enseignements tirés et les possibles améliorations futures. Suivre le même processus erroné en permanence ne vous aidera pas à réussir. Optimiser votre gestion de projet vous fera gagner énormément de temps et d'argent.
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