Vous avez un projet avec un délai serré, ce qui est assez stressant en soi. Mais vous avez de surcroît une équipe pluridisciplinaire composée de personnes de départements différents qui n'ont jamais travaillé ensemble auparavant et soudain, vous devez faire en sorte que tout le monde pense et travaille ensemble comme un groupe intégré.
Comment faites-vous donc pour que ces personnes coordonnent leurs efforts et travaillent en équipe ?
Nous avons interrogé les experts pour qu'ils nous donnent des conseils approuvés, ou, si vous préférez, des astuces de collaboration ; voici ce qu'ils nous ont appris.
Astuces pour la collaboration en vue d'une meilleure communication
1. Communiquez de façon directe
Laura MacLeod, consultante en RH, travailleur social, et collaboratrice de From The Inside Out Project®, affirme que ce qui marche le mieux c'est de s'exprimer clairement et simplement lorsque les problèmes surviennent. Ne pas prendre de pincettes ni essayer d'édulcorer la situation : « Sans honnêteté ou authenticité, vous n'allez nulle part, en d'autres termes, vous devez reconnaître et accepter qu'il existe un problème et le formuler. ‹ Joe, il semble que tu n'as pas tellement avancé sur ça. Ton projet n'est pas dans les délais, voyons voir ce qui se passe.
2. Ne vous limitez pas à parler, essayez le dessin !
William Gadea, fondateur et directeur artistique de IdeaRocket, qui propose des vidéos animées pour les entreprises, connaît une astuce : tous les nouveaux outils de vidéoconférence disposent d'une option tableau blanc. Utilisez-là ! « Quand on voit le succès des tableaux blancs lors des réunions, je me dis que les fonctions de dessin des applications de téléconférences ne sont pas suffisamment utilisées. Pratiquement toutes les applications offrent ce genre de fonction : WebEx, Gotomeeting, Skype, Hangouts. Vous pouvez dessiner sur votre bureau ou sur un écran vide. C'est également utile pour décrire les flux de travail avec des diagrammes. Pour nous c'est une bénédiction car nous devons donner des instructions artistiques à des personnes à distance. »
3. Appliquez une politique de portes ouvertes
Evan Harris, co-fondateur et directeur général de SD Equity Partners, met l'accent sur l'instauration d'une culture de collaboration. Son meilleur conseil ? La mise en place d'une politique de portes ouvertes. Selon lui « Même si les bureaux de vos employés ne sont pas fermés par une porte physique, il est important de créer un environnement où le personnel peut communiquer ouvertement et poser des questions ou faire part de ses préoccupations à tout moment, pas seulement lors d'une réunion. C'est un moyen de montrer que les idées et les opinions de tout le monde comptent et doivent êtres exprimées à tout moment ».
Astuces pour la collaboration afin de développer l'esprit d'équipe
4. Changez de bureau
Sam Shank, directeur général et co-fondateur de HotelTonight, a récemment écrit à propos de son conseil de collaboration préféré : l'échange de bureau. L'idée est que les gens se déplacent physiquement et travaillent dans différents espaces du bureau pour qu'ils nouent des relations avec des personnes avec qui ils n'ont habituellement pas beaucoup de contact. Cela contribue à créer des relations professionnelle plus solides. Shank ajoute « Personnellement, j'ai eu une révélation lorsque je travaillais aux côtés de l'équipe financière ; nous parlions de leur travail, je leur racontais à quoi je consacrais mon temps et nous avons établi une relation ».
5. Offrez-leur des vacances !
Simon Slade, directeur général et co-fondateur de SaleHoo, a trouvé la manière idéale de réunir son équipe dispersée : leur offrir un avantage supplémentaire. Selon ses propres mots, « Avec 24 de mes 29 employés travaillant à distance, c'est compliqué de développer un esprit d'équipe et de favoriser un sentiment de fierté à l'égard de la société. Plus de la moitié de mes employés à distance travaillent hors des Philippines. J'ai décidé de me rendre aux Philippines une fois par an avec mes employés et leur famille pour des vacances tous frais payés ! Mes employés sont d'une part ravis de bénéficier d'un magnifique cadeau de la société, mais ils peuvent d'autre part développer un formidable esprit d'équipe, ce qui est rare chez les télétravailleurs. »
6. Trouvez les forces de chacun
David Finkelstein, responsable des approvisionnements de Bedgear.com, nous rappelle que chacun a un ensemble de compétences différentes et qu'il est important de connaître les forces des gens pour tirer le meilleur parti du potentiel de son équipe. « Au début de ma carrière, j'ai lu le livre StrengthsFinder 2.0 qui m'a ouvert les yeux. J'ai également demandé à mon équipe de le lire, puis nous avons fait des jeux de rôle pour réfléchir à la manière d'utiliser les forces de chacun pour mettre en œuvre des projets. »
7. Donnez-leur l'occasion d'exposer un travail
Bill Winn, chargé des relations publiques digitales et des médias de Inseev Interactive, une agence marketing de San Diego, connaît une astuce pour créer un climat de camaraderie au sein d'une équipe : soumettez-les au stress que suppose le fait de parler en public. « Demandez à l'équipe de préparer et d'exposer une présentation face à un public large », suggère-t-il. « Laissez-leur choisir un thème en lien avec un nouveau processus, un outil, de bonnes pratiques ou un développement dans votre secteur, ou bien avec une étude de cas de clients. Laissez l'équipe décider qui dirigera le projet et comment elle s'organisera. Assurez-vous que chaque membre de l'équipe se charge d'un aspect de la présentation pour que chacun ait une responsabilité et puisse se tenir devant l'auditoire et exposer sa partie. Étant donné que beaucoup de gens ont peur de parler en public et qu'ils ont besoin de faire des recherches pour produire une belle présentation, ceci est un excellent moyen de favoriser la collaboration et le travail d'équipe. De plus, les avantages de cet exercice perdureront bien après la fin de la présentation. »
8. Montez le son de la playlist du jour
Jordan Wan, fondateur et directeur général de CloserIQ, développe le travail en équipe en créant une atmosphère joviale au sein de son entreprise — la musique est un vecteur idéal pour cela. « La musique est une excellente façon de créer une culture et de rendre l'espace de travail agréable. Essayez une séance improvisée le lundi matin et encouragez les gens à parler de leur propres goûts musicaux. »
Astuces pour la collaboration en vue d'une meilleure exécution
9. Argumentez dès le début
Airto Zamorano, directeur général de Becker Ears, Nose, and Throat Center, met au défi son équipe de négocier les responsabilités avec lui dès le départ : « lors de l'étape de planification, nous encourageons les gens à questionner certains aspects du plan afin d'éliminer des tâches inutiles ou de l'adapter, le cas échéant. ». Je plaisante avec eux en leur disant : « argumentez autant que vous voudrez le premier jour, mais après ça on s'en tient tous au plan choisi ! ». C'est une approche qui les convainc. Lorsqu'ils prennent part à la planification et sentent qu'ils exercent un contrôle sur leur travail, les gens font preuve d'un grand sens des responsabilités. »
10. Faites très tôt des analyses de concept
Brad Palmer, directeur général et co-fondateur de Jostle Corporation, propose un moyen d'impliquer les parties prenantes du projet, avant même qu'un produit soit viable : « Effectuer des analyses de concept informelles réunissant les parties prenantes dès le début du projet. Ainsi, on clarifie les exigences, on détecte les difficultés et on élargit la réflexion dès le départ. Partager les idées grâce à des résumés ou des ébauches aboutit à des contributions beaucoup plus constructives et créatives. Les gens hésitent beaucoup plus à critiquer un projet terminé qui a déjà été soumis à révision. »
11. Laissez-les gérer leur projet eux-mêmes
Tyler Benedict, fondateur et éditeur de BikeRumor.com, a trouvé un excellent moyen de gérer le flux quotidien des communiqués sur les produits et les demandes des auteurs (aussi bien internes qu'externes) en vue de confier des tâches. Au lieu d'avoir une personne qui distribue le travail, il a créé une boîte de réception des tâches en attente, à laquelle il a donné accès à toute l'équipe. « Ainsi, les différents éditeurs peuvent tout simplement y envoyer des informations et les auteurs y ont accès dans l'ordre de leur arrivée pour écrire leurs articles », dit-il. Il leur suffit de choisir les communiqués lorsqu'ils sont prêts à travailler et à les supprimer de la boîte de réception partagée. »
12. Créez des manuels de stratégie
Steven Benson, fondateur et directeur général de Badger Maps, pense que la clé pour promouvoir la collaboration est de mettre à disposition des gens une plateforme leur permettant d'apprendre les uns des autres. « Cette stratégie fonctionne particulièrement bien lorsque beaucoup de membres d'une équipe réalisent le même type de tâches, c'est par exemple le cas des équipes commerciales. Nous avons partagé des présentations sur Google que tout le monde peut modifier et qui sont classées par thème. Lorsque quelqu'un se pose une question ou trouve une solution, il peut créer une diapositive sur le sujet pour que tout le monde puisse en profiter. Étant donné que nous effectuons une classification par poste, ces ressources se sont par ailleurs avérées extrêmement efficaces pour intégrer rapidement les nouveaux employés à l'équipe. »
Mais ce n'est pas tout ! 18 conseils supplémentaires d'experts en collaboration
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