Chez Wrike, nous parlons beaucoup de collaboration à distance dans les années à venir. Cela fait partie intégrante du travail quotidien et il continuera à en être ainsi.
Nous nous sommes donc posé la question suivante : pour les entreprises soucieuses d'implanter une culture de la collaboration, quelles sont les trois solutions faciles et innovantes qui leur permettront de le faire ? Et voici nos conclusions :
1. Réserver une place à la collaboration
Qu'il s'agisse de bureaux à cloisons ou de zones où travaillent physiquement vos collègues ou bien des espaces virtuels prévus par les plates-formes en ligne et les messageries instantanées, il vous faut trouver le moyen de créer des espaces accueillants où les employés peuvent se rencontrer et travailler ensemble.
Par exemple, Zappos a conçu son nouveau siège à Las Vegas de manière à ce que les employés puissent occuper facilement de nouveaux espaces de travail. Les câbles d'alimentation et de connexion aux données sont suspendus aux plafonds, de manière à pouvoir se brancher n'importe où, tandis que les lieux communs prévus en grand nombre permettent de côtoyer des employés que vous n'auriez jamais croisés en temps normal.
Et qu'en est-il des équipes à distance ? Des sociétés telles que Shutterstock ont développé la collaboration et opté pour une solution extrême en instaurant la vidéoconférence permanente : les collègues travaillent à distance via Google Hangout 8 heures par jour et peuvent intervenir comme s'ils se trouvaient dans la même pièce. De cette façon, même les télétravailleurs peuvent entretenir de très bonnes relations avec les autres membres de l'équipe.
Ils peuvent, en outre, s'adresser l'un à l'autre pour obtenir des informations ou de l'aide, au moyen de leur écran vidéo.
2. Promouvoir les outils de partage
Si l'on souhaite créer un environnement de partage, il est indispensable d'avoir à sa disposition les outils appropriés. Nous conseillons l'utilisation de trois ou quatre outils qui feront de la collaboration une réalité concrète :
— Outil de messagerie instantanée : Skype, Google Hangouts et Facetime. Tout outil permettant de communiquer avec un collègue à distance en temps réel, oralement et en vidéo.
— Outil de gestion des tâches : Wrike (évidemment). Tout outil permettant de renforcer l'efficacité du travail d'équipe, d'assigner et organiser les tâches, et de supprimer les interminables échanges d'e-mails ou autres messages professionnels.
— Outils de connaissance : Blogs ou wikis en interne (Wrike convient tout à fait dans ce cas). Tout outil permettant de consigner les processus ou de partager l'expertise et/ou les bonnes pratiques avec l'équipe.
— Outil de partage de fichiers : Box, Dropbox et Google Drive. Tout outil permettant de facilement sauvegarder, synchroniser et partager des fichiers avec l'équipe (si vous utilisez Wrike, il vous sera facile de les joindre aux tâches).
3. Adopter une position corporelle propice à la participation
Durant les réunions un employé sera plus attentif s'il est debout plutôt qu'assis (surtout s'il n'est pas en possession de son ordinateur portable). La participation sera également plus active si l'équipe discute d'un problème autour d'un tableau blanc, au lieu de devoir assister à un discours ex cathedra prononcé devant un grand auditoire. Lorsque les questions et diagrammes mettant en lumière des problèmes non résolus sont affichés sur des tableaux blancs alignés dans les couloirs - ou publiés sur des blogs et autres wikis - vous aurez sous la main des solutions apportées par des personnes extérieures à l'équipe.
Quel que soit le thème de votre réunion ou de votre discussion, préparez les membres de votre équipe à participer en les invitant à adopter une posture plus active, évitant ainsi l'ennui, la complaisance et les cloisonnements.
Quels sont vos meilleurs conseils en matière de collaboration ?
Je suis impatient de connaître les méthodes que vous avez utilisées pour amener vos équipes à collaborer ou à participer à une réunion de manière proactive. Soumettez vos commentaires et partagez-les !
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