3 étapes pour tirer profit de la collaboration entre équipes

C'est en permettant aux salariés de regrouper leurs talents et leurs efforts et de travailler sur une mission commune que les entreprises sont les plus performantes. En effet, il est essentiel d'entretenir des relations de travail productives au sein d'une équipe ou d'un service donnés. Mais il est tout aussi important de décloisonner l'entreprise, d'échanger ses idées et de lancer des projets de grande envergure. La collaboration entre les équipes permet de tirer parti du plein potentiel d'une entreprise afin de créer de nouvelles perspectives et de mettre en place des projets ambitieux.

Malheureusement, ce type de coopération se passe trop souvent mal. Les collaborateurs issus de différents services éprouvent régulièrement des difficultés à respecter leur budget ou leur planning, à répondre aux attentes des clients ou à atteindre les objectifs de leur entreprise. Pour éviter ces écueils, une gestion de projet performante, des outils de qualité et une stratégie bien pensée sont impératifs.

Voici trois moyens pour réussir une belle collaboration entre équipes au sein de votre entreprise :

1. Établir des objectifs clairs

Quel que soit le projet, une équipe doit savoir où elle va et qui la dirige. Une vision claire est extrêmement importante pour assurer les bases du succès d'une collaboration professionnelle. Un projet doit commencer par la définition des défis communs auxquels l'entreprise devra faire face et le recueil de l'opinion de toutes les équipes impliquées.

Une fois tout le monde d'accord sur les problèmes à résoudre, l'étape suivante consiste à préciser les objectifs de la collaboration et les buts à atteindre. Le nombre de ces buts devra être limité si l'on veut que le projet reste gérable et puisse fonctionner. Le responsable du projet devra ensuite élaborer un budget et un planning au regard de ces objectifs, mais aussi définir par écrit les priorités et les résultats attendus. Il s'agit d'une étape indispensable, comme l'explique l'un des meilleurs livres sur le marketing, The New One Minute Manager.

2. Adapter les rôles et les procédures

Lorsque la collaboration d’équipe est efficace, chacun des acteurs sait exactement ce que l'on attend de lui. Le responsable fournit les orientations et le calendrier de façon à ce que chacun reste sur la bonne voie. Chacun est responsable de ses propres missions. En même temps, un bon chef de projet doit s'apercevoir des changements de conditions ou de l'émergence de conflits. Il doit aussi être capable de revoir sa copie lorsqu'une meilleure idée surgit pour améliorer le travail à long terme.

3. Utiliser des outils pour faciliter la collaboration entre équipes

Les outils et applications en ligne tels que les logiciels de collaboration d’équipe de Wrike facilitent la répartition, le suivi et la communication autour des nombreuses tâches impliquées dans la collaboration au sein d'une équipe. Si les responsables sont capables de savoir rapidement où chacun en est, la collaboration d’équipe virtuelle ira d'autant plus vite. Chacun est alors en mesure de partager ses résultats et les réunions chronophages deviennent superflues.

Lorsque les équipes sont amenées à se parler, il est important de bien choisir le meilleur mode de communication. Pour qu'un projet soit abouti, tous les acteurs impliqués doivent se comprendre mutuellement et pouvoir poser des questions ou demander de l'aide.

Envoyez des e-mails ou chattez pour discuter rapidement d'informations factuelles ;
Ayez une conversation téléphonique ou par visio-conférence pour traiter d'idées plus complexes ;
Si possible, il est préférable d'organiser des rencontres personnalisées avant de mettre en place une collaboration d’équipe.

Une entreprise doit disposer d'une stratégie bien établie et des meilleurs outils pour tirer le meilleur profit de la collaboration d'équipe.

Vidéo bonus : Regardez cette Conférence TED où Howard Rheingold évoque l'avenir de la collaboration, les médias participatifs et l'action collective.

Sources : HBR.org, LinkedIn.com, Chron.com, McKinsey.com, Forbes.com, TED Talks