Depuis des temps anciens, les calendriers sont utilisés pour aider les personnes à rester coordonnées et à travailler ensemble pour exécuter avec succès les projets, tels que les moissons ou la construction des pyramides. Lorsque le monde du travail a commencé à évoluer, les calendriers eux-mêmes ont nécessité un type de coordination.
Le calendrier grégorien que nous utilisons aujourd'hui a été adopté du vivant de Georges Washington : c'est assez récent. Avant cela, en Europe, on utilisait principalement le calendrier julien. Mais chaque année, il s'éloignait un peu plus du calendrier juif et des équinoxes, ce qui engendrait de la confusion. Le calendrier grégorien a corrigé cela et tout le monde l'a adopté, sauf l'Angleterre. Cela ne posait pas de problème jusqu'à ce qu'une année bissextile retarde le pays de 11 jours par rapport au reste du monde. Donc Georges Washington est né le 11 février dans le calendrier julien, mais nous célébrons son anniversaire le 22 février.
Vous voyez le problème ?
Même si avoir deux anniversaires serait formidable, imaginez un monde d'entreprises où chacun utiliserait un calendrier différent. Cela ne fonctionnerait tout simplement pas. Et pourtant, les bonnes fonctionnalités de calendrier pour gérer tous leurs différents projets.
Selon notre étude sur le stress des salariés au travail, le principal facteur de stress est la mauvaise communication, même si 98 % des responsables passe 87 % de leur semaine de travail sur la communication seulement.
Nos équipes ont besoin d'outils qui fassent plus que simplement marquer la date d'échéance. Elles ont besoin d'aide dans la gestion des projets et la collaboration. Le bon outil de calendrier d'équipe peut faire cela, mais trouver le bon et le paramétrer pour équilibrer l'efficacité et la visibilité peut être difficile. Voici donc 3 fonctionnalités à rechercher dans les meilleurs calendriers d'équipe.
3 fonctionnalités des meilleurs calendriers d'équipe
Créer, codifier par couleur, et superposer plusieurs calendriers d'équipe
Comme pourra en attester toute personne ayant essayé de coordonner visuellement les listes des tâches et les dates d'échéance de son équipe sur un calendrier, cela peut être déconcertant à la fois visuellement et administrativement. Maintenir un calendrier propre et à jour représente une tâche monumentale, ce qui rend les outils tels que Excel ou Google Calendar difficiles par rapport aux besoins de gestion du travail des équipes.
Imaginez à quel point un calendrier de marketing de contenu peut être surchargé, par exemple. Des e-books aux publications d'articles, en passant par les études de cas, les e-mails, les promotions, les webinaires, et plus encore, si le calendrier se résume à une série de dates d'échéance, il est difficile de visualiser et de gérer les dépendances et le travail qui se chevauche. Même s'il est important que toutes ces tâches se trouvent à un seul endroit pour obtenir un aperçu complet de la charge de travail, chaque élément de contenu requiert une approche totalement différente. Vous devez vous assurer de pouvoir optimiser et créer des stratégies pour chacun en tant qu'élément distinct.
Qu'y a-t-il de mal à avoir une simple longue liste des tâches et à ne pas optimiser le calendrier pour chaque type de contenu ? Eh bien, le marketing de contenu génère trois fois plus de prospects et coûte 62 % moins cher comparé à l'outbond marketing, et seulement 9 % des spécialistes du marketing ont développé un processus de gestion du contenu systématique, de la production à la distribution. Cela signifie que des prospects et des bénéfices sont coupés au montage. Comment pouvez-vous donc maximiser votre retour sur investissement ?
Notre équipe de marketing de contenu à Wrike, par exemple, utilise les calendriers Wrike. Au lieu d'avoir tous ces éléments sur un grand calendrier, l'équipe crée des calendriers individuels pour chaque type. Ensuite, ils codifient par couleur et superposent chaque calendrier pour obtenir un affichage unique mettant en évidence les échéances et les dépendances. L'équipe peut voir ses calendriers superposés tous ensemble, superposés selon les besoins, ou un par un.
Avec tant de projets et d'actifs différents, superposer les calendriers facilite l'identification des conflits de planification. Mais vous pouvez également les afficher par statut, par canal, par public, et plus encore. Cela permet de séparer le travail, afin que l'équipe puisse obtenir à la fois une vue générale ou entrer dans les détails précis tel que nécessaire, et le tout en temps réel.
La coordination de l'équipe ne s'arrête pas aux tâches et aux dates d'échéance. Vous pouvez superposer d'autres calendriers importants, comme le calendrier des vacances de l'équipe pour gérer les charges de travail et vous assurer que rien ne se perde si quelqu'un est en congés. La capacité d'ajouter ou de supprimer les superpositions aide votre équipe à perfectionner sa stratégie. Vous pouvez choisir de voir tout ce que fait votre équipe, ou simplifier l'affichage pour aider chaque personne à se concentrer, sans être distraite par un calendrier désordonné.
Fonctionnalités clés à rechercher :
- Un outil qui vous permette de créer et de codifier par couleur différents calendriers en fonction du statut, du canal, du public, ou du type de projet.
- La capacité de voir facilement différents calendriers individuellement ou de manière superposée les uns sur les autres.
Connecter les calendriers partagés aux projets et tâches sous-jacents afin que tous les éléments soient connectés et à jour, quels qu'ils soient
Les calendriers traditionnels sont excellents pour la planification des réunions et l'organisation quotidienne. Mais peu importe nos efforts, nos journées et nos tâches se déroulent rarement comme prévu. Notre planning change constamment, et s'il est possible de mettre à jour manuellement son propre calendrier, votre équipe a besoin de plus lorsqu'il s'agit de gérer son travail.
En gérant le travail de votre équipe avec un calendrier traditionnel rigide, vous perdrez du temps à le mettre à jour et à déplacer les éléments, ou vous l'ignorez complètement. Au lieu de servir de source d'informations unique qui permet à tout le monde d'être coordonné, le calendrier devient un outil administratif embarrassant qui doit continuellement être mis à jour et organisé, ce qui est ennuyeux.
La vérité est que vous ne définissez pas simplement des dates d'échéance immuables. Notre étude sur le secteur des services professionnels démontre que 97 % des projets prennent un certain retard. Peu importe combien nous nous efforçons de rester dans les délais, il arrive toujours quelque chose, tout le temps, et à tout le monde. Que vous déplaciez une date d'échéance à cause d'un retard ou que vous ayez simplement besoin de réorganiser certaines choses, votre calendrier d'équipe doit vous faciliter ces tâches.
Une équipe de campagne intégrée est un bon exemple d'équipe dont les dates d'échéance changent continuellement. Elle doit travailler de manière pluridisciplinaire avec d'autres équipes comme celles des contenus, des ventes, des produits, et bien d'autres encore. Avec une tonne d'éléments de projets en mouvement et de lancements de campagnes simultanés, il est important qu'elle soit capable de maintenir ses calendriers à jour en temps réel afin de faciliter la programmation entre tant d'équipes. Par conséquent, comment peut-elle maintenir tous les éléments à jour sans avoir à fournir d'effort supplémentaire ?
Par exemple, les équipes de campagnes intégrées de Wrike coordonnent tous les éléments à l'aide des calendriers Wrike au sein de la plateforme de gestion du travail collaboratif. Lorsqu'elles créent un projet dans Wrike, elles établissent les dépendances et les dates d'échéance au sein des tâches. Le simple fait de passer à l'affichage calendrier remplit automatiquement le calendrier. Si elles ont besoin de déplacer une tâche, elles peuvent soit la glisser-déposer dans l'affichage calendrier, soit modifier la date dans la tâche pour que celle-ci soit automatiquement modifiée dans le calendrier.
Cette facilité d'utilisation permet de maintenir les meilleurs calendriers d'équipe à jour sans effort. Et en bonus ? Comme vous pouvez paramétrer les tâches au sein de votre calendrier de gestion de projet pour qu'elles soient dépendantes, lorsque vous glissez-déposez une tâche sur le calendrier, toutes les tâches dépendantes s'ajustent automatiquement. Reprogrammer n'a jamais été aussi rapide.
Imaginons que vous travaillez sur le lancement d'un produit. Vous avez des e-mails, des communiqués de presse, des articles de blog, des vidéos, des formations pour les ventes, et plus encore, tous dépendants les uns des autres. Si l'un de ces domaines prend du retard, cela impacte les autres équipes et tâches. Avoir un calendrier qui soit connecté à votre outil de gestion de projet facilite la coordination des efforts et empêche que les dates d'échéance ne soient oubliées. Au lieu de passer du temps à mettre à jour des calendriers en silo ou à envoyer des mises à jour aux parties prenantes, vous pouvez utiliser les calendriers Wrike pour héberger toutes les informations, les fichiers, et les conversations associés afin que votre équipe puisse facilement se lancer dans le travail directement depuis le calendrier.
En utilisant une application de calendrier partagé dans un outil de gestion du travail tel que Wrike, vous vous rendrez compte que les tâches programmées contiennent toutes les informations, les fichiers et les conversations associés dont les équipes ont besoin. Les modifications de dates d'échéance réalisées directement depuis les tâches sont automatiquement actualisées, ce qui signifie que tout le monde peut voir les planifications et programmations les plus à jour. Cela fait gagner énormément de temps aux membres de l'équipe, qui n'ont plus besoin de rechercher les informations relatives aux tâches ou de demander des mises à jour.
Fonctionnalités clés à rechercher :
- Un calendrier d'équipe qui fournit les meilleures informations possibles via votre outil de gestion du travail, afin que vous puissiez cliquer sur les éléments du calendrier et vous plonger dans les tâches directement.
- Des fonctionnalités de glisser-déposer qui facilitent l'ajustement des dates d'échéance dans l'affichage calendrier.
- La possibilité de définir des dépendances pour que les dates d'échéance changeantes mettent automatiquement à jour les tâches dépendantes.
Partager le travail en interne et en externe avec une visibilité en temps réel
Nous avons tous travaillé avec des équipes ou des clients différents, ayant des exigences radicalement différentes en termes de visibilité de projet. Certains veulent visualiser les moindres détails et être capable d'approfondir les points importants. D'autres souhaitent simplement une compréhension générale des éléments tels que les dates d'échéance ou la progression. Un calendrier flexible agit comme un caméléon collaboratif, de sorte que vous n'ayez pas à modifier vos processus et vos outils pour vous adapter à ces différentes exigences.
Comme nous l'avons mentionné dans la section précédente, il est essentiel que votre calendrier soit connecté à votre outil de gestion du travail. Le niveau suivant consiste à avoir un calendrier que vous pouvez partager en interne et en externe. Lorsqu'il s'agit de communiquer les calendriers et les dates d'échéance, un calendrier d'équipe est l'un des meilleurs moyens pour visualiser universellement un projet à travers les équipes.
Les équipes de services professionnels ne connaissent que trop bien l'importance de maintenir les différentes équipes informées sans les surcharger ni enfreindre la confidentialité des données. Dans notre enquête sur les services professionnels, les trois principaux motifs de la perte de clientèle sont : les projets qui dépassent les budgets ou les délais, les difficultés de communication ou les retards, et le manque de visibilité sur le statut des projets.
La transparence est essentielle. Vous devez tenir informées les parties prenantes internes comme les externes, et vous avez besoin d'un calendrier qui vous permette de contrôler la quantité d'informations partagées. Les équipes de services professionnels, par exemple, aiment fournir à leurs clients un aperçu général de la progression des projets sans les surcharger de détails. Mais certains clients veulent voir les choses dans les moindres détails.
Vous avez besoin d'un calendrier qui offre un lien à la fois interne et externe pour faciliter le partage. Avec Wrike, par exemple, vous pouvez créer un lien externe et le partager avec les parties prenantes même si celles-ci n'ont pas de compte Wrike. En tant qu'administrateur, vous contrôlez la visibilité des partenaires externes. Vous pouvez la paramétrer afin que les parties prenantes externes puissent voir le nom des tâches du calendrier, mais ne puissent pas cliquer pour obtenir plus d'informations sur le projet. Cela offre aux équipes ou aux clients la possibilité de visualiser les choses, tout en évitant les risques relatifs à la sécurité des données et sans surcharger personne d'informations. Les liens externes se mettent à jour automatiquement lorsqu'un projet est modifié, de sorte que vous pouvez facilement tenir les fournisseurs, les clients et autres parties externes informés de la progression du projet.
La capacité à partager les calendriers facilite la collaboration et les efforts de coordination entre les équipes et les clients. Les calendriers vous aident à suivre les éléments qui doivent faire l'objet d'un travail et le moment où ce travail doit être fait, et ils vous permettent de rester synchronisés et de visualiser votre planification de projet. Lorsque les parties prenantes peuvent visualiser un projet dans l'affichage calendrier plutôt que de devoir parcourir une liste des tâches, elles peuvent plus facilement identifier les obstacles et les goulots d'étranglement. Elles peuvent voir comment tout se connecte et va se dérouler, ce qui leur donne confiance et motive tout le monde à être à jour dans son travail.
Fonctionnalités clés à rechercher :
- Un calendrier d'équipe qui crée des liens internes et externes que vous pouvez partager avec les autres équipes et les clients.
- La capacité à paramétrer des niveaux de confidentialité et à définir le niveau d'approfondissement que vous souhaitez permettre aux équipes externes.
Les calendriers d'équipe vous aident à passer de la survie à la prospérité
Plus que jamais, les salariés travaillent à distance, de manière interdisciplinaire, et par-delà les frontières. Certaines sociétés se sont développées dans ce nouvel ordre mondial, tandis que d'autres luttent pour survivre. Un récent article de HBR a révélé que la communication et la coordination sont les clés qui permettent aux sociétés de passer de la survie pure et dure à la pleine croissance, et le bon outil de calendrier d'équipe peut vous aider sur ces deux points.
Lorsque tout le monde dans votre société utilise son calendrier d'équipe au sein d'une solution de gestion du travail, vous pouvez commencer à établir des flux de travail bien définis qui fluidifient la communication, la coordination et la collaboration, entre les fuseaux horaires, les bureaux, les équipes, et plus encore.
La morale de l'histoire ? Ne suivez pas l'exemple de l'Angleterre du 18e siècle pour vous retrouver 11 jours en retard sur vos concurrents. Commencez votre essai gratuit de Wrike de 2 semaines dès aujourd'hui, et coordonnez toutes vos équipes avec les calendriers de Wrike. Votre équipe va rapidement prospérer.
Quelles sont les différentes manières d'utiliser les calendriers pour les équipes ? Faites-nous part de vos commentaires ci-dessous ! Consultez également nos articles de suivi :
- Les principaux spécialistes du marketing de contenu nous confient le meilleur moyen de réaliser un calendrier de publication
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