La gestion de projet est un travail hautement complexe et compliqué. Au vu des nombreux facteurs qui entrent en jeu à chaque projet, les chefs de projet doivent être extrêmement polyvalents et compétents. Contrairement aux développeurs, aux ingénieurs, ou aux architectes qui travaillent sur l'aspect technique des projets, les chefs de projet, en plus de devoir être au fait des détails techniques, doivent également gérer les aspects humains et corporatifs. De plus, ils jonglent souvent avec plusieurs projets à la fois.
En plus de tout cela, les chefs de projet doivent s'assurer que les lignes de communication entre les différents départements restent ouvertes, afin que les équipes puissent se coordonner entre elles et que tous les risques potentiels qui pourraient saborder le projet soient signalés. Naturellement, toute cette complexité est un terreau fertile pour développer une myriade de problèmes. Voici trois grands casse-têtes que presque chaque chef de projet rencontre, ainsi que des solutions pratiques.
Casse-tête n°1 : Mettre à jour la planification du projet
Il va sans dire que chaque projet a besoin d'une planification, afin que toutes les personnes impliquées puissent suivre leurs progrès et leurs responsabilités, y compris les jalons. C'est au chef de projet de surveiller toutes les activités de l'équipe, mettre à jour l'état du projet, et tenir le rôle de lien entre l'équipe et toute partie prenante, y compris la direction générale. Cependant, tout cela représente une activité qui demande beaucoup de temps aux chefs de projet, alors que leurs compétences et leur expertise pourraient être mieux utilisées s'ils pouvaient réellement travailler sur le projet, au lieu d'effectuer des tâches administratives.
Solution : Automatisez les mises à jour de la planification à chaque fois que cela est possible, afin de ne pas avoir à perdre de temps en les collectant manuellement. Réunir votre équipe et demander à chaque membre l'état des tâches demande du temps, surtout lorsqu'il existe des outils de gestion de projet et de collaboration à votre disposition et qui permettent à votre équipe de simplement marquer une tâche ou un jalon comme fini(e) et de fournir des mises à des jours d'état et des rapports en temps réel. En gagnant du temp sur les petites tâches administratives, vous pouvez concentrer vos efforts et votre expertise là où ils ont une réelle importance.
Casse-tête n°2 : Être multitâche
Avec tant de choses à faire, être multitâche paraît inévitable. Mais il s'avère qu'en fait cela gêne votre productivité, affecte de façon négative la qualité de votre travail, et peut créer des délais importants. Un contretemps à un endroit causera inévitablement des problèmes pour toutes les tâches qui en dépendent, qui ne peuvent pas commencer avant que la première tâche ne soit finie, et ainsi de suite. Les contretemps s'accumulent rapidement et créent un plus grand retard.
Solution : Faites ce que vous pouvez pour limiter le nombre de projets qui sont en cours au même moment. Essayez de n'avoir pas plus de 25 à 50 % de vos projets ouverts simultanément afin d'obtenir un nombre plus restreint de retards et une qualité plus élevée de travail. En tant que chef de projet, votre travail sera bien plus aisé avec un plus petit nombre de projets qui réclament en même temps votre temps et votre attention. Vous devriez également profiter des nombreux outils en ligne qui peuvent vous aider à assumer une partie de la charge. Une appli de messagerie instantanée telle que Slack permet une communication en temps réel, un archivage des messages, et une recherche facile, si vous avez besoin de vous remémorer les détails précis d'une conversation.
Casse-tête n°3 : Estimer la durée d'un projet
A moins que vous ne disposiez d'une boule de cristal en état de marche, (et dans ce cas, peut-on vous l'emprunter ?) vous ne pouvez tout simplement pas savoir combien de temps cela vous prendra de compléter une tâche spécifique. Cependant, vous devrez fournir une estimation aux parties prenantes et aux clients, sur la base de toutes les informations pertinentes que vous avez à votre disposition. Et vous serez tenu pour responsable de cette date d'achèvement estimée.
Il existe plusieurs méthodes différentes que vous pouvez utiliser pour estimer le temps qu'il faudra à votre équipe pour finir un projet. Mais même si vous assignez à chaque tâche les durées proposées, il est possible que votre estimation soit trop courte ; ce qui signifie que votre équipe devra prendre le relais et rattraper le temps perdu. Et en plus du stress, cela peut signifier un sacrifice de la qualité, un dépassement du budget, ou potentiellement un non respect des échéances.
Solution : Au lieu de demander aux membres de votre équipe de vous fournir une seule estimation d'échéance pour leurs tâches individuelles, essayez une méthode d'estimation en deux points. L'avantage d'une méthode en deux points, c'est qu'elle vous permet de manquer votre estimation, tout en apportant suffisamment de protection pour que vous puissiez toujours livrer le projet avant l'échéance finale. Notez que cette méthode ne garantit toujours pas que vous soyez capable de livrer chaque projet à temps, mais elle représente tout de même une sorte de filet de sécurité.
Avec ces stratégies et ces outils utiles, vous serez à même de mieux planifier et exécuter vos projets, et cela vous permettra, ainsi qu'à votre équipe, de fonctionner de façon plus productive, avec moins de stress, et de toujours répondre aux attentes de vos clients, ou de les surpasser !
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