Un bon parrainage de projet est le premier facteur pour réussir un projet.[1] Pourtant, moins de 2 projets sur 3 ont des parrains de projet activement engagés.[2] Avec moins de 40 % de l'ensemble des projets achevés dans les temps, en respectant le budget et les spécifications/exigences,[3] il est plus que jamais nécessaire d'avoir de bons parrains de projet.
Comment obtenir l'aide d'un parrain de projet efficace
1. Assurez-vous que les parrains comprennent bien à quel point leur rôle est essentiel pour réussir un projet.
Les projets qui échouent coûtent aux entreprises 109 millions de dollars pour chaque milliard de dollars investi.[2] Alors, montrez aux cadres et aux parrains les statistiques, ventilées en dollars et en cents, afin de les convaincre qu'ils doivent participer de manière active à la direction du projet, et non se contenter d'être de simples observateurs passifs des efforts et des résultats du chef de projet.
2. Clarifiez le rôle et les responsabilités du parrain du projet.
En particulier, si ce rôle est nouveau pour lui, le parrain de votre projet peut ne pas pleinement réaliser ce que vous attendez de lui, ou quelle est sa relation avec vous en tant que chef de projet. Et s'il ne comprend pas son rôle, il est impossible pour lui de le remplir correctement.
Comme l'explique Ron Rosenhead, le travail du parrain du projet est de surveiller son évolution, d'aider à résoudre les problèmes et de défendre le projet devant les autres cadres ; en général, il doit être le lien entre le chef de projet et ses supérieurs. Un bon parrain facilite les prises de décision au bon moment et l'accès aux ressources, de sorte que le chef de projet puisse progresser jour après jour sans se heurter à un mur en permanence. Toutefois, les parrains doivent également rester objectifs, en gardant à l'esprit une vue d'ensemble du projet et de son intégration dans des objectifs commerciaux plus larges et la direction globale de l'entreprise.
3. Réunissez-vous régulièrement et établissez dès le début de bonnes habitudes de communication.
Les relations efficaces entre le parrain et le gestionnaire de projet sont comme toutes les autres : une bonne communication est primordiale. Que ce soit de manière hebdomadaire, bi-hebdomadaire ou mensuelle, établissez un calendrier de réunions régulier dès le début du projet. Lors de la toute première réunion, discutez de vos objectifs pour le projet et de ce que chacun d'entre vous attend de l'autre pour réussir le projet. Utilisez cette liste de vérification du parrainage du projet pour guider vos discussions et clarifier précisément ce que chacun de vous attend de l'autre.
4. Mettez en place un soutien organisationnel pour les parrains de projets.
85 % des organisations ayant répondu à l'enquête menée par Peter Taylor sur la gestion ont indiqué avoir des parrains de projets, mais 83 % ont admis ne rien faire pour aider, former ou guider ces parrains.[4] Au final, les parrains de projets n'en ont que le nom ; ce sont des parrains qui ne savent pas à quel point ils sont importants pour la réussite des projets, ni comment ils pourraient davantage contribuer à cette réussite. Contrairement aux chefs de projet, il existe très peu de ressources externes pour aider les nouveaux parrains de projets à assimiler les pratiques d'excellence de leur nouveau rôle.
Un bon parrainage de projet doit être une priorité au sein de l'organisation toute entière, et comprendre une formation continue et une approche proactive du partage des pratiques d'excellence et des enseignements appris. Aussi, mettez en valeur les contributions du parrain de votre projet lorsque vous faites part du succès du projet et soulignez l'importance de favoriser la progression de bons parrains de projets, dans l'intérêt de l'organisation toute entière.
Conseils pour traiter avec un parrain de projet difficile :
Que votre parrain de projet doive faire face à des demandes trop nombreuses, ait des difficultés à garder le cap sur des objectifs commerciaux changeants ou simplement ne fasse pas de votre projet une priorité, voici quelques conseils à utiliser pour améliorer l'engagement d'un parrain de projet difficile.
- Communiquez à propos de l'effet sur la réussite du projet. Dites-lui que telle action (ou inaction) a tel impact sur le projet ; présentez-lui vos options pour résoudre le problème. Abordez la conversation depuis le point de vue que vous souhaitez tous les deux la réussite du projet et focalisez-vous sur la manière dont vous pouvez travailler ensemble pour atteindre votre objectif commun.
- Aidez les parrains à comprendre qu'ils sont ceux qui entravent ou favorisent votre accès au soutien de la direction, aux ressources suffisantes, etc., et par conséquent, qu'ils sont tout autant responsables que vous de la réussite du projet.
- Comptez sur vos supérieurs. Le fait de savoir ce que le responsable de votre parrain souhaite au final est le secret qui permet de maintenir l'engagement des parrains et de les garder de votre côté. Rappelez à votre parrain qu'en associant vos efforts, son responsable sera satisfait de son travail.
Quels conseils donneriez-vous pour travailler avec des parrains de projets ? Partagez vos expériences et conseils pour réussir un projet avec vos collègues gestionnaires de projet dans les commentaires ci-dessous. Allez également consulter les conseils de la communauté #PMChat sur les clés pour une gestion efficace des parties prenantes.
Pour en savoir plus sur la gestion de projet
Si vous recherchez d'autres ressources sur la gestion de projet, allez jeter un œil sur Le guide de gestion de projet pour les débutants. Il s'agit d'un guide en ligne qui vous présente les principes fondamentaux de la gestion de projet dans des termes non professionnels ; vous pouvez le consulter de manière totalement libre et l'ajouter à vos favoris.
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