La distance n'est plus un obstacle à la collaboration. Les outils de collaboration en ligne nous permettent de travailler avec des collègues alors que des milliers de kilomètres nous séparent. Ils nous permettent d'être plus mobiles, d'accéder aux informations relatives aux projets depuis n'importe où et à tout moment.
Mais les mêmes problèmes qui entravent la collaboration dans nos espaces de travail physiques nous ont suivi en ligne. Les communications qui se perdaient dans une pile de papiers sont désormais enfouies dans nos boîtes de réception ; les données importantes qui disparaissaient dans un classeur poussiéreux sont désormais perdues dans des hiérarchies de dossiers dupliquées dans de multiples versions. La mauvaise communication est toujours d'actualité, les commentaires et attributions se perdent toujours dans la réorganisation, et nous jonglons toujours avec les nombres et mettons toujours à jour des feuilles de calcul pour glaner des informations significatives dans les données de travail. Les outils de collaboration offrent une solution qui permet à votre équipe de profiter des bénéfices en temps réel de la collaboration en ligne, tout en évitant le désordre qui va de paire avec le travail via e-mail, les feuilles de calcul et la messagerie instantanée. De quelles manières un outil de collaboration vous permet-il d'e booster ses performances ?
1. Améliorer la qualité
Travailler seul implique que vous travaillez avec un seul ensemble d'idées : les vôtres. En collaborant, vous pouvez exploiter les capacités collectives de votre équipe pour créer la meilleure idée, ou tester quelques plans différents pour trouver la meilleure solution. Les outils de collaboration vous offrent un endroit conçu pour le « brain dump » : chaque personne impliquée dans un projet peut lister ses propositions sans avoir à en débattre (comme cela est souvent le cas lors des réunions d'idéation), tout en s'inspirant des idées et discussions des membres de leur équipe. Lorsque l'équipe passe en revue la liste complète des possibilités créatives, elle peut commencer à travailler immédiatement pour appliquer l'idée choisie dans la réalité. Les idées ne sont pas perdues dans les boîtes de réception et les voix discrètes ne sont pas ignorées accidentellement.
2. Améliorer la rapidité
Un logiciel de collaboration réunit chaque ressource, chaque idée et chaque personne dans un espace collectif unique. Votre équipe ne perdra pas son temps à rechercher des pièces jointes importantes dans des e-mails, à attendre les mises à jour d'état ou les approbations, ou à courir après un collègue pour obtenir son aide. Chaque partie du projet, de l'idée initiale à la version finale, peut être créée et complétée dans un emplacement unique et accessible à tout moment, de sorte que chacun puisse se connecter aux informations professionnelles dès qu'il en a besoin, ou dès qu'il a une nouvelle idée. Votre équipe peut collaborer comme, quand et où elle veut, sans avoir à attendre les heures de travail normales ou la prochaine réunion physique pour avancer.
3. Renforcer la responsabilisation
Si vous avez analysé les équipes de haute performance, vous savez que la responsabilisation publique est un atout dans le jeu de la progression des projets. Les personnes sont 33 % plus susceptibles d'accomplir un objectif lorsqu'elles l'écrivent et disent à d'autres personnes qu'elles travaillent sur cet objectif. Les outils de collaboration offrent aux membres de votre équipe un moyen de s'engager publiquement dans leurs tâches et objectifs, et ils peuvent ainsi partager leur progression, demander de l'aide et terminer des projets en toute transparence. De plus, lorsque chaque membre de votre équipe sait non seulement de quoi il est responsable, mais également de quoi sont responsables ses collègues, le travail inutilement dupliqué disparaît.
4. Susciter l'innovation
Ceci est encore vrai aujourd'hui : deux esprits valent mieux qu'un ! Lorsqu'un outil de collaboration vous permet d'observer autour de vous et de découvrir les nouveaux projets sur lesquels travaillent vos collègues, cet aperçu peut susciter des idées innovantes pour les projets en cours ou à venir. « Je vois que Lucie travaille sur notre nouvelle fonctionnalité.... Et si nous envisagions ça différemment ? Je vais suggérer cette idée. » Les outils de collaboration donnent accès à des informations susceptibles de développer la créativité au quotidien, au lieu de restreindre ces moments d'avancée sensationnelle à des réunions de mise à jour hebdomadaires ou à des conversations accidentelles près du distributeur d'eau.
Les outils de collaboration libèrent également les idées des limites de la hiérarchie organisationnelle. Une visibilité à l'échelle de l'entreprise signifie que de nouvelles idées et initiatives peuvent venir de n'importe quel employé, et pas simplement des cadres. Des propositions qui ont pu être oubliées, ou qui n'ont jamais été soumises de manière formelle, circulent désormais librement pour se développer et attirer l'attention sur la base du mérite, et non d'un accès limité à des décideurs.
Votre équipe est votre plus grande ressource
Au final, votre plus grande ressource, c'est votre équipe ! En leur fournissant des outils qui leur permettent de collaborer avec moins de stress et une plus grande efficacité, vous leur permettez de se concentrer sur les résultats de leurs efforts, au lieu de rester englués dans le processus. Après tout, un bon outil de collaboration lisse le flux de travail pour chacun. Il réduit le nombre de fichiers perdus, facilite le processus d'idéation et diminue le temps passé à attendre des commentaires ou des instructions. Plus important encore, il permet aux idées d'être remarquées, de sorte que votre équipe puisse réaliser son plein potentiel.
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