Vous et votre équipe êtes en train de créer une bibliothèque de ressources complète pour le site Web de votre société : un lieu où l'on peut accéder aux e-books, fiches de travail, guides et autres ressources utiles. C'est un projet conséquent, composé de nombreuses tâches et jalons que vous devez gérer. Il comprend de la recherche et des plans, des ébauches et des conceptions, des pages d'accueil et des offres promotionnels. Si l'une de ces tâches prend du retard ou manque une échéance, cela aura un effet ricochet sur l'intégralité du projet. Vous devez disposer d'un moyen de superviser le programme du projet, afin de vous assurer que les tâches sont réalisées dans le bon ordre et que les délais soient respectés. C'est là qu'il devient important de savoir comment utiliser un diagramme de Gantt en gestion de projet.
Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt exactement ?
Un diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet présentant les tâches en relation au temps.
Les tâches sont représentées par des barres horizontales. La longueur de ces barres représente la durée de temps qui a été assignée à la tâche.
Voici un exemple de diagramme de Gantt en gestion de projet qui présente les tâches prévues dans le cadre du lancement d'un nouveau produit :
Si vous regardez le diagramme, vous pouvez voir l'ordre dans lequel les tâches doivent être réalisées, la durée que chaque tâche doit avoir, les recoupements entre les tâches, les dépendances des tâches (indiquées par une flèche), et à quelle personne la tâche est attribuée.
Quels sont les avantages d'un diagramme de Gantt en gestion de projet ?
Vous avez probablement déjà entendu parler des diagrammes de Gantt. Mais sont-ils à la hauteur des attentes ? Qu'est-ce qui rend ces diagrammes Gantt si utiles ?
Réaliser la gestion de projet avec un diagramme de Gantt offre de nombreux avantages, notamment :
- Une planification détaillée : la planification est un défi pour la plupart des chefs de projet, mais un diagramme de Gantt vous donne un outil pour estimer la durée des tâches et gérer les attentes des parties prenantes en fonction de cela.
- Une programmation des tâches précise : la plupart des projets demandent que les tâches soient réalisées dans un ordre spécifique. Par exemple, vous ne pouvez pas concevoir un nouveau produit avant d'avoir réuni les exigences. Un projet Gantt vous offre la possibilité de planifier les tâches dans le bon ordre et d'identifier toute dépendance que vous et votre équipe devez connaître.
- Une efficacité améliorée : être capable de bien penser et de planifier les tâches de cette manière améliore l'efficacité du projet et de votre équipe, car vous supprimez les obstacles qui se présentent lorsque les dépendances de tâches ne sont pas correctement communiquées ou planifiées.
- Une responsabilité accrue : les projets peuvent souvent ressembler à des châteaux de cartes, une erreur ou une échéance manquée et tout s'écroule. Avoir un diagramme de Gantt comme point de référence pour vous et votre équipe augmente la responsabilité de chacun, car cela illustre l'effet domino qui peut avoir lieu lorsque la plus petite des tâches prend du retard. En fin de compte, un diagramme de Gantt ressemble à une rangée de dominos.
Les diagrammes de Gantt sont des outils utiles pour la planification et la programmation des projet, mais cela ne signifie pas qu'il n'existe pas de règles sur la façon de les utiliser. Comme n'importe quel outil, ils ont leur temps, leur place et des cas d'utilisation appropriés.
Vous êtes curieux de savoir quand utiliser et ne pas utiliser ce type de diagramme ? Voici 4 mauvaises utilisations des diagrammes de Gantt en gestion de projet.
1. N'utilisez pas votre diagramme de Gantt pour un plan projet initial
Créer un diagramme de Gantt ne doit pas être votre première étape lorsque vous planifiez un projet, car ce n'est pas un outil adéquat pour envisager toutes les particularités impliquées.
Pourquoi ? Afin d'utiliser un diagramme de Gantt efficacement, vous devez déjà avoir une bonne connaissance des choses telles que :
- Les tâches qui sont importantes dans votre projet
- La durée approximative de ces tâches
- L'ordre général de ces tâches
Si vous tentez de décomposer votre projet de cette façon tandis que vous réalisez un diagramme de Gantt, vous courez le risque de manquer une tâche ou une étape tout entière, et d'avoir alors à refaire le diagramme lorsque vous aurez pris conscience de ce qui manque.
Votre diagramme de Gantt doit être traité comme une représentation visuelle du calendrier de votre projet plutôt que comme une aide que vous utilisez pour trouver la meilleure approche dans un premier temps. C'est quelque chose que vous devez savoir avant même de commencer votre diagramme.
2. N'utilisez pas votre diagramme de Gantt pour la gestion des ressources
Les diagrammes de Gantt sont excellents pour afficher la durée de temps d'un projet spécifique (et les tâches qui y sont associées), mais il ne sert pas à décomposer toutes les ressources impliquées.
Cela signifie que les diagrammes de Gantt peuvent vous induire en erreur dans la gestion de vos ressources. Souvenez-vous que le point essentiel d'un diagramme de Gantt est d'afficher uniquement la durée de temps impliquée, mais pas nécessairement les autres contraintes importantes comme l'étendue du projet ou le coût total.
Par exemple, les tâches représentées par des barres plus petites sur le diagramme de Gantt prennent moins de temps à réaliser. Mais elles peuvent également requérir plus de ressources en termes de membres d'équipe supplémentaires, d'équipement nécessaire, ou de budget.
Ceci n'apparaît pas dans votre diagramme de Gantt. Par conséquent, si cet outil est utile pour la programmation, assurez-vous d'avoir un autre moyen de contrôler les ressources du projet afin de garantir qu'elles sont utilisées aussi efficacement que possible.
3. Ne créez pas votre diagramme de Gantt manuellement
De nombreuses sociétés et équipes de projet décident de créer leurs diagrammes de Gantt dans Excel ou un autre programme qui demande beaucoup de saisie manuelle et de mises à jour.
Cela fonctionne, vous aurez au final un diagramme de Gantt à utiliser. Mais ce processus n'est pas uniquement chronophage, il signifie également que vous obtenez un diagramme totalement inflexible.
Que se passe-t-il si quelque chose doit changer ? Si une tâche doit être déplacée ? Si vous découvrez qu'une étape va prendre beaucoup plus longtemps que vous ne le pensiez ?
La seule chose à faire est de recommencer et de recréer entièrement votre diagramme afin de refléter ces modifications nécessaires.
Voilà pourquoi il est préférable de chercher un logiciel de gestion de projet doté de fonctionnalités de diagrammes de Gantt (tel que le logiciel de diagramme de Gantt de Wrike). En créant votre diagramme sur une plateforme comme celle-ci, vous pouvez réaliser des ajustements, et le diagramme tout entier (y compris le calendrier et les dépendances) sera modifié et mis à jour automatiquement, ce qui vous épargnera du stress (et beaucoup de temps).
4. Ne gravez pas votre plan de projet dans le marbre
Vous pensez pouvoir créer votre diagramme de Gantt et ensuite vous y référer comme à un calendrier totalement finalisé et rigide ? Faux.
Comme avec tous les autres projets ou outils de gestion de projet, tout peut arriver. Vous aurez besoin de faire des modifications, et votre diagramme devra être mis à jour au fur et à mesure de l'avancée du projet et de la prise en compte de nouvelles informations.
Plutôt que de voir le diagramme de Gantt comme quelque chose qui ne sera jamais définitif, pensez-y comme une représentation vivante de la progression de votre projet.
Encore une fois, c'est pourquoi il est utile de créer votre diagramme de Gantt à l'aide d'une plateforme de gestion de projet plutôt que dans Excel ou un outil de ce type. Vous aurez beaucoup plus de flexibilité pour l'ajuster lorsque des imprévus se présenteront.
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Utiliser les diagrammes de Gantt en gestion de projet : un moyen efficace de programmer vos projets
Comme tous les outils, les diagrammes de Gantt ne sont pas utiles pour tous les aspects de la gestion de projet. Mais lorsqu'il s'agit de planifier l'intégralité d'un projet (par exemple, lorsque vous lancez un nouveau produit ou que vous créez votre bibliothèque complète de ressources), ces diagrammes représentent un moyen sûr de planifier l'ordre des tâches, de comprendre les dépendances, et d'obtenir un aperçu de la durée du projet tout entier.
Avec un diagramme de Gantt en ligne en poche, vous pouvez prévoir de manière proactive tout retard ou goulot d'étranglement potentiel et vous assurer que votre projet reste sur la bonne voie, sans stress ni confusion inutiles.
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