Vous travaillez sur un projet conséquent qui doit obligatoirement prendre fin dans quelques semaines. Vous organisez une réunion de lancement avec votre équipe créative, pour discuter de ce qui doit être fait et quand, tandis que les participants prennent des notes et posent des questions.
Une semaine plus tard vous découvrez qu'en réalité, votre équipe n'a pas réellement compris le projet. Les responsabilités de chacun sont confuses, le travail « réalisé » est incomplet, et certaines tâches essentielles n'ont pas encore été lancées. Et puis il y a ce collaborateur qui était absent à la réunion de démarrage et qui ne s'est jamais vraiment mis à jour... Votre équipe vient à peine de commencer, et ils ont déjà du retard.
Que faire ?
Il peut arriver que les équipes de création se sentent débordées, qu'elles communiquent mal, et que les responsabilités deviennent floues, notamment si les choses sont uniquement communiquées oralement lors d'une réunion. Mais si vous anticipez les aspects sur lesquels votre équipe a des difficultés, vous pouvez résoudre les problèmes avant qu'il ne soit trop tard.
Utilisez ces 5 astuces pour accroître la productivité de votre équipe créative :
1. Passez au virtuel
Cela peut paraître surprenant, mais les équipes travaillant à distance sont souvent plus productives que les équipes se trouvant sur un même lieu.
Dans une étude sur les environnements de travail, 80 équipes des États-Unis, d'Amérique du Sud, d'Europe et d'Asie ont prouvé que les équipes à distance peuvent être plus efficaces et plus productives. Ceci étant dû au fait que lorsque les équipes travaillent de manière connectée depuis différents endroits du monde, le projet n'est jamais vraiment en stand by.
Ce un flux de travail est connu sous le nom de « La course du soleil ». Lorsque la journée de travail se termine pour certains membres de l'équipe, les tâches ont été envoyées à leurs coéquipiers se trouvant dans un fuseau horaire différent. Le projet avance 24 h / 24 et peut être finalisé plus rapidement.
Un autre avantage : les membres d'une équipe délocalisée ont des points de vue variés. Ce qui est particulièrement utile lorsque les membres de l'équipe se rapprochent des clients, car ils peuvent ainsi leur fournir des informations.
2. Déléguez les projets importants
Déléguer de manière intelligente peut être d'une aide précieuse pour les équipes de création.
Si vous avez dans votre équipe un ou deux collaborateurs leaders, il est tentant de simplement leur donner l'entière responsabilité du projet.
D'un autre côté, cela peut aussi les surcharger, et il est possible qu'ils ne soient pas en capacité de livrer ainsi un travail de qualité. Les autres membres de l'équipe peuvent se sentir inutiles également, pendant que vous culpabilisez.
Bien sûr, certains de vos employés sont plus expérimentés que d'autres, mais essayez d'attribuer les tâches selon les points forts ou les compétences que les membres de votre équipe veulent développer. Bientôt, le tableau de service de votre équipe sera rempli d'étoiles !
Regardez cette vidéo de Colin Boyd de 4,42 minutes sur son système de délégation P.A.T. (P pour les objectifs, A pour les actions et pour T le temps) :
3. Ne dépendez pas des réunions d'équipe
Les réunions d'équipe sont parfaites pour le démarrage des projets et les sessions de brainstorming initiales, mais des réunions trop fréquentes peuvent se révéler être un handicap.
De plus, vous n'avez aucune garantie que les questions et les demandes de chacun sont abordées lors de vos réunions. Les équipes de création doivent communiquer tout au long d'un projet pour que les questions trouvent leurs réponses de manière immédiate, et non trois jours plus tard lorsqu'une réunion est programmée.
En tant que chef d'équipe, vous devez montrer le chemin en communicant constamment. Utiliser la bonne technologie permet aux chefs d'équipe de rester en contact avec leurs équipes en dehors des réunions.
L'un de nos clients Wrike les plus connus, Redfoo, est sans arrêt en voyage et il lui est souvent impossible d'assister aux réunions d'équipe. Pour résoudre cet obstacle à la communication, il utilise notre outil de gestion de projet pour gérer sa compagnie de musique et d'habillement, et rester ainsi au fait de l'avancement des projets. Il consulte régulièrement les mises à jour de projets et répond aux questions de son équipe sur son téléphone via l'application mobile Wrike.
Regardez cette vidéo de 4,40 minutes sur la façon dont Redfoo utilise Wrike pour les réunions. La section pertinente commence à la minute 1,05.
4. Diversifiez votre équipe
Cela ne se résume pas à obtenir les opinions de plusieurs personnes sur votre travail. Les études montrent que l'idéal pour une équipe en entreprise est de comporter 50 % d'hommes et 50 % de femmes. L'une des raisons expliquant cela est que les hommes comme les femmes, tendent à contribuer en toute confiance lorsqu'ils/elles sont en minorité et lorsequ'ils rencontrent des difficultés.
Cette courte vidéo de 34 secondes explique les trois raisons pour lesquelles une équipe paritaire peut être plus productive :
Il est également recommandé d'avoir une mixité de traits de personnalité dans votre équipe de création. Cela permet une diversité de modes de pensée, de modes de communication et un élargissement des limites de créativité de l'équipe elle-même.
Nous avons récemment demandé à un groupe de fondateurs de partager leurs conseils pour le succès d'une société, et l'un d'eux nous a confié : « Nous avons des personnalités différentes, mais les tempéraments sont similaires. Cela signifie que nous pouvons tous être en accord ou en désaccord sur de nombreux sujets, et quitter la réunion sans comportements excessifs ni négativité. »
5. Collectez les « leçons tirées »
C'est une erreur fréquente de penser que lorsqu'un projet est terminé il n'y a plus rien à faire. Ne passez pas à autre chose une fois le projet livré !
Après vous être félicités mutuellement, revenez sur votre processus et évaluez ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné. Quels messages ne sont pas arrivés à bon port ? Comment pourriez-vous mieux communiquer à l'avenir ? Quel est le moyen le plus efficace pour partager vos nouveaux designs ? Est-ce que tous les membres de l'équipe pensent avoir eu suffisamment de temps pour terminer leurs tâches ?
Ce ne sont là que des exemples de questions préliminaires devant être abordées avec votre équipe pour optimiser les projets futurs et garantir le succès de la livraison à chaque fois.
Cette vidéo de 6,13 minutes explique de manière approfondie comment réaliser une session sur les « leçons tirées » une fois votre projet terminé :
Les équipes créatives peuvent mieux travailler ensemble
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5 façons d'accroître la productivité des équipes créatives
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