Traiter, prioriser et suivre les demandes de travail entrantes requiert beaucoup d'efforts, surtout si ces demandes vous parviennent par de nombreuses voies : e-mails, réunions, messagerie instantanée, conversation informelle et plus encore. Gérer ce déluge de demandes, ça prend du temps, c'est pesant et ça peut être difficile à effectuer si votre société se développe.
Ces bonnes pratiques vous aideront à mettre de l'ordre dans le chaos du travail entrant, pour que vous puissiez passer plus de temps sur les projets importants, et moins de temps à essayer de décider ce sur quoi travailler.
Les bonnes pratiques des processus d'absorption du travail
1. Toutes les demandes de travail doivent être soumises formellement.
Définissez précisément la marche à suivre : que le nouveau projet ait été formellement discuté lors d'une réunion, mentionné de façon informelle, dans un couloir ou demandé par e-mail, aucun travail n'est effectué s'il n'est pas envoyé par le biais d'une demande.
Déterminez les types de demandes que votre équipe reçoit et toutes les informations nécessaires pour réaliser les tâches, puis assurez-vous que tous ceux qui travaillent avec votre équipe comprennent le nouveau processus et sachent où trouver les formulaires de demande appropriés.
En exigeant un clair processus d'absorption du travail, vous obtenez toutes les informations en amont, ce qui réduit la proportion du travail à revoir (ou encore de devoir deviner ce qu'il faut faire). De plus, vous saurez exactement à qui poser des questions ou demander des précisions.
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2. Stockez toutes vos demandes de travail entrantes dans un seul emplacement.
Les nouvelles demandes de travail doivent automatiquement être acheminées vers un emplacement central (par exemple, Wrike) où elles peuvent être organisées en dossiers, priorisées et suivies.
Quand toutes vos demandes se trouvent en un seul emplacement, plutôt que d'être éparpillées dans des e-mails, Post-it, demandes formulées oralement ou des tableurs, impossible d'oublier ou de perdre quoi que ce soit. Vous connaissez le statut de chaque demande et la personne qui en est responsable, et tout doublon est facilement identifié et supprimé de la liste.
3. Organisez les demandes de travail dès leur arrivée.
Au lieu de revenir sur toutes les demandes non traitées lorsque vous finissez votre travail et que vous êtes prêt à commencer un nouveau projet, gardez les projets entrants organisés en leur attribuant un niveau de priorité au moment où ils arrivent.
Cela maintient le flux du travail et permet à votre équipe de travailler plus vite, car les membres voient exactement sur quelles tâches ils doivent se concentrer au lieu de le deviner, ou de se tourner les pouces en attendant que les décisions soient prises ou les instructions données.
4. Ayez un gardien responsable de la priorisation du travail entrant.
Qu'il s'agisse d'un chef d'équipe, de projet ou de service, avoir une personne qui contrôle les demandes entrantes et qui établisse leurs priorités est essentiel pour que votre équipe soit sur en phase, et reste concentrée sur le travail le plus important, sans confusion ni conflit.
5. Attribuez les demandes entrantes aux objectifs stratégiques.
Tenez des réunions périodiques (mensuelles ou trimestrielles) pour revoir vos objectifs, planifier le travail à venir, et vous assurer que les demandes que vous avez priorisées et pour lesquelles vous déployez des ressources, vous aident réellement à atteindre vos objectifs de service ou de société les plus importants.
Gérez vos demandes de travail dans Wrike
Comment gérez-vous les demandes entrantes ? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous.
Si vous n'avez pas encore de système en place, essayez les Demandes Wrike, pour des demandes entrantes bien organisées et plus de fluidité dans le travail de votre équipe.
Sources : GrooveHQ.com/blog, churchmarketingsucks.com
