La transformation numérique a commencé quand l'ordinateur de bureau a été inventé, mais c'est avec Internet, et la capacité de communiquer instantanément avec n'importe qui dans le monde, que son rythme s'est accéléré. C'est ensuite le « cloud » qui a fait sa révolution, avec des équipes internationales accédant à leurs données en toute sécurité, indépendamment de leur emplacement. Arrive enfin l'année 2020, et une crise sanitaire qui oblige de nombreuses entreprises à réinventer leurs méthodes de travail du jour au lendemain, propulsant à nouveau la transformation numérique sur le devant de la scène.
Selon le cabinet McKinsey, les réponses mises en œuvre face à la crise sanitaire ont accéléré l'adoption des technologies numériques de plusieurs années, et nombre de ces changements pourraient s'installer durablement. Après tout, Zoom ne se serait pas imposé si rapidement sans le basculement forcé de millions d'entreprises vers le travail à distance et la collaboration virtuelle. L'environnement de travail continuera d'évoluer avec la quête d'efficacité des organisations désireuses de travailler plus intelligemment. Mais qu'est-ce que la transformation numérique exactement ? Quels sont les éléments à prendre en compte par les organisations pour façonner l'avenir du travail ? Et comment relever les défis les plus importants de la transformation numérique pour assurer sa réussite dans ce nouvel environnement ?
Qu'est-ce que la transformation numérique ?
La transformation numérique varie selon les organisations. C'est avant tout une approche qui requiert une ouverture d'esprit suffisante pour repenser la façon dont les équipes collaborent entre elles en interne, mais aussi avec les clients externes. C'est être capable d'exploiter les technologies modernes pour éclairer les décisions opérationnelles à tous les niveaux de l'entreprise, qu'il s'agisse d'optimiser les processus métier, de réinventer la culture interne ou d'améliorer les interactions avec les clients.
Conséquence du passage généralisé au numérique, la multiplication des nouvelles technologies a entraîné une certaine fatigue numérique, alors que les employés sont amenés à adopter toujours plus d'applications et de logiciels pour rester « connectés en permanence » à distance. On pourrait croire, à tort, que la transformation numérique se résume à l'adoption de nouvelles technologies, mais c'est avant tout un état d'esprit orienté sur la croissance à long terme. Pour l'entreprise, être capable d'innover plus vite pour rester pertinent est une priorité absolue et la raison principale pour laquelle les organisations s'engagent sur la voie de la transformation numérique.
Si investir dans la technologie semble un choix judicieux, la mise en œuvre d'une transformation numérique réussie est souvent associée à de nombreux défis.
Cinq défis généralement associés à la transformation numérique
Obtenir l'assentiment des dirigeants
Rien de plus difficile dans ce processus que d'obtenir l'appui de dirigeants qui ont probablement établi les flux de travail existants ou investi dans des technologies qui, bien qu'efficaces au moment de leur implémentation, sont aujourd'hui désuètes. Il semblerait pourtant que la crise sanitaire ait changé la donne.
Début 2020, 67 % des PDG aux États-Unis exprimaient leur inquiétude quant à la migration de la totalité de leurs activités sur le cloud. Aujourd'hui, la plupart des entreprises n'ayant pas eu d'autre choix que d'adopter les technologies numériques, l'hésitation des premiers instants s'est vite transformée en nécessité. C'est ainsi que 70 % des PDG déclarent que la création de nouveaux business models et flux de revenus numériques a gagné plusieurs mois, et même plusieurs années, du fait de la crise sanitaire.
Les résultats parlent d'eux-même. Pourquoi, dans ce cas, céder à la frilosité et écarter nouveaux processus et nouvelles technologies, au risque de se laisser dépasser ?
Gérer la résistance des employés
D'un autre côté, votre équipe de direction est peut-être prête à bousculer les processus établis depuis la création de l'entreprise pour passer au tout numérique. Mais ce n'est pas parce les dirigeants sont convaincus du bien fondé des nouveaux outils numériques et souhaitent modifier les processus que tout le monde dans l'organisation est au diapason. Donc, si obtenir l'appui des dirigeants est une priorité absolue (puisqu'ils approuvent les budgets), obtenir l'appui des différents services, au niveau de l'encadrement comme des employés, est la seconde priorité. Ils seront probablement amenés à utiliser ces outils au quotidien, et leur adhésion est donc plus importante que celle de quiconque.
Comme c'est le cas avec toutes les nouvelles technologies, votre équipe aura probablement des difficultés dans les premiers temps d'utilisation. C'est une réaction normale face au changement de processus qui lui sont familiers. « Mais on a toujours fait comme ça » n'est pourtant pas un argument valide lorsqu'une organisation tente de distancer ses concurrents et de se développer. Assurez-vous simplement que les raisons qui vous poussent à vous engager dans cette transformation numérique reposent sur une vue à long terme. Et souvenez-vous que ce processus est de la responsabilité de tous et n'appartient à aucun individu ou service en particulier.
Mobilisez au mieux vos employés durant le processus d'intégration en les encourageant à poser des questions et à s'impliquer dans le déploiement. Vous leur permettrez ainsi d'avoir le sentiment de participer au processus de décision, plutôt que de se voir imposer une nouvelle technologie. En outre, le fait de disposer d'une stratégie agile (ou d'être en train de la mettre en place) peut aider votre équipe à mieux gérer les incertitudes au moment de déployer les technologies ou processus associés à la « nouvelle normalité ».
Réduire la dépendance aux outils traditionnels
Représentez-vous une équipe à l'ère du papier-crayon, se limitant à l'utilisation de notes manuscrites pour communiquer, aux calendriers cartonnés pour organiser des réunions et aux échanges téléphoniques pour suivre les projets. Difficile d'imaginer aujourd'hui qu'il soit possible de croître et de collaborer efficacement avec des méthodes aussi basiques alors qu'il existe tout un portefeuille de solutions sophistiquées à disposition.
Les outils traditionnels, tels que les e-mails et les tableurs (qui sont sans aucun doute plus évolués que les notes manuscrites et les appels téléphoniques) sont également limités. Votre boîte de réception et vos tableurs ont toujours leur utilité, mais les équipes modernes ne peuvent se contenter de ces outils de base.
La difficulté réside surtout dans leur manque d'évolutivité et de polyvalence. Rechercher dans une multitude d'e-mails les éléments de suivi des projets et les retours sur les documents est un exercice fastidieux et chronophage. Difficile de répondre rapidement à des questions telles que « Quelle est la dernière version de la vidéo de démonstration ? » ou encore « Quel document dois-je passer en revue et approuver ? » en parcourant sa boîte de réception.
Quant aux tableurs, au-delà de la sobriété assommante de leur esthétique, leurs formules les plus avancées et leurs fonctions de formatage restent très éloignées de la polyvalence des outils du cloud. En outre, il est impossible d'enregistrer des fichiers dans des tableurs ou de configurer des rappels sur vos projets, car ces fonctionnalités ne sont pas prises en charge par Microsoft Excel ou Google Sheets. Les outils tels que l'approbation en ligne d'éléments visuels offrent une large visibilité sur les retours urgents et intègrent des notifications automatiques aux utilisateurs, qui réduisent considérablement les délais de validation.
La collaboration est plus fluide que jamais car tout est dans le cloud. Lorsque vous utilisez une solution de gestion du travail collaboratif (CWM) telle que Wrike, un système centralisé vous permet de conserver tous les commentaires et les différentes versions des documents au même emplacement, d'automatiser les approbations, de suivre le taux de productivité de votre équipe, et bien plus encore. En outre, avec des fonctionnalités intégrées telles que les @mentions et les étiquettes croisées, vous veillez à ce que tout le monde reste dans la boucle. Vous gardez ainsi une « trace écrite » de tous les travaux en cours et à venir.
Les outils traditionnels sont peut-être rassurants, mais lorsque l'objectif d'une organisation est d'être agile et évolutive, ils ne semblent pas constituer le meilleur choix. Il est préférable, pour le long terme, de mettre à jour son environnement technique, même lorsque cela présente à court terme certains défis d'adhésion au sein de votre équipe.
Surmonter les contraintes budgétaires
Bien que la transformation numérique soit indispensable pour innover plus rapidement et gagner en résilience, votre budget n'est pas forcément suffisant pour moderniser vos processus. Cependant, élaborer un business case pour faciliter l'acquisition d'une nouvelle technologie peut paraître intimidant, car il est souvent perçu comme votre seule chance d'obtenir l'approbation du budget nécessaire.
Pour introduire une nouvelle technologie au sein de votre équipe, il est plus facile de faire tomber les barrières en utilisant des essais gratuits. Au moment de rédiger votre business case, incorporez des exemples d'échéances manquées ou expliquez comment votre équipe n'a pas été en mesure d'atteindre ses objectifs du fait de goulots d'étranglement récurrents. Puis, testez le nouveau logiciel en y gérant quelques projets et documentez votre expérience. Quels sont les avantages par rapport à l'ancien système ? Offre-t-il un meilleur suivi des projets ? Quelles sont les incidences sur la rentabilité ? Ce type d'analyse et de questionnement peut contribuer grandement à obtenir l'approbation de votre budget.
La solution Wrike Free, par exemple, permet à un nombre illimité d'utilisateurs de gérer leurs tâches dans une plateforme centralisée, semblable à celles utilisées par les grandes entreprises et organisations à croissance rapide. Le nombre illimité d'utilisateurs signifie que l'ensemble des membres de l'équipe peuvent travailler sur la plateforme commune. Avec 200 sous-tâches disponibles, c'est un fantastique point de départ pour les organisations souhaitant découvrir les avantages d'un système robuste de gestion du travail collaboratif.
Synchroniser toutes vos technologies
Lorsque vous envisagez d'ajouter un nouvel outil à votre environnement technologique, certains aspects techniques comme le mode de transmission des données peuvent paraître intimidants. À moins de disposer de connaissances informatiques ou technologiques approfondies, le fonctionnement des API peut être déconcertant et relever du jargon technique.
Avec Wrike, l'intégration est indolore, car Wrike Integrate vous permet de synchroniser plus de 400 connecteurs préconfigurés dans le cloud et à des applications professionnelles sur site. Des connecteurs universels vous permettent également de connecter Wrike à des milliers d'autres applications munies d'API accessibles. Mieux encore, le système étant conçu pour être appréhendé par tous, aucune compétence en programmation n'est nécessaire.
Ne laissez pas les défis vous décourager
Que vous envisagiez d'adopter une nouvelle technologie ou de réinventer vos processus métier, ne vous laissez pas abattre par les difficultés. Lorsque vous serez prêt à découvrir ce qu'apportent les solutions de gestion du travail collaboratif aux grandes entreprises et organisations à croissance rapide, n'hésitez pas à profiter de notre essai gratuit.
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