Outils de collaboration Google pour le teamwork efficace

Comme les outils de collaboration Google sont facilement accessibles et gratuits, ils constituent sans aucun doute un moyen facile de commencer avec une équipe en ligne. Gardez simplement à l’esprit que si vous cherchez à mettre correctement un projet sur la bonne voie et faire en sorte qu’il continue à avancer, vous pouvez utiliser des outils de gestion du travail plus spécifiques. Les jeunes travailleurs en particulier connaissent bien la suite de collaboration Google, elle peut donc être utilisée comme un moyen agréable de commencer à encourager les collègues à travailler ensemble via le cloud.

Cependant, les leaders doivent faire plus que définir un ensemble d’outils de collaboration en ligne. Il est essentiel que les membres d’une équipe comprennent comment collaborer sur Google Docs, Sheets et Slides de façons qui maximisent leur productivité et communiquent les mises à jour de l’état du travail aux personnes qui en ont besoin. Voici quatre clés permettant de tirer le meilleur parti de l’utilisation de Google Drive dans le cadre d’une collaboration :

1. Travailler ensemble en temps réel

Les équipes peuvent profiter des outils de collaboration par documents pour partager des idées, élaborer des plans et transmettre des données importantes. Cette approche simplifie l’accès immédiat aux brouillons et aux informations mises à jour. Une collaboration en temps réel et en ligne permet à chaque membre d’une équipe de développer des concepts et des propositions individuellement, de les partager instantanément avec le groupe et de recevoir immédiatement les avis.

L’écriture collaborative dans un document ou une feuille de calcul peut devenir l’un des différents moyens de communication des membres de l’équipe, avec le téléphone, l’e-mail et la messagerie instantanée. Pour les responsables, il est essentiel de veiller à ce que tous les membres utilisent ces différentes méthodes de façon appropriée. C’est pourquoi les meilleurs outils de collaboration centralisent différents moyens de partage et de discussion et facilitent le passage de l’un à l’autre au besoin.

La vidéo ci-dessous montre un exemple d’écriture et d’édition collaboratives dans Google Docs.

2. Organiser les fichiers concernés

Dans le cadre d’une collaboration via Google Drive, les équipes peuvent classer les documents, feuilles de calcul et présentations afférents. Grâce à la répartition des dossiers partagés selon les clients ou des projets particuliers, il est facile de centraliser tous les documents de référence et de travail dont les équipes ont besoin pour accomplir leurs tâches. Tout peut être rassemblé dans une boîte de réception collaborative. Garder les fichiers organisés et vérifier que tous les membres d’une équipe disposent des versions les plus récentes de chaque élément pertinent pour l’édition collaborative, peut faire toute la différence pour qu’un projet reste dans les délais.

3. Collaborer avec plusieurs équipes et services

Pour maximiser les résultats d’un projet, il est souvent nécessaire de travailler avec des personnes extérieures à une équipe ou un service. La formation de groupes Google incluant toutes les parties prenantes offre la possibilité de découvrir de nouvelles perspectives et opportunités visant à simplifier les flux de travail. Les outils de collaboration en équipe peuvent conduire à une collaboration étendue de plusieurs façons :

Une collaboration via Google Docs favorise la transparence, car les employés de différents services peuvent voir les brouillons des uns et des autres.
Les outils de collaboration Google peuvent créer de nouvelles opportunités de communication, en brisant les silos qui compromettent l’efficacité.
Les employés ont davantage d’opportunités de partager leur expertise et d’instaurer un climat de confiance, plutôt que d’entrer en concurrence les uns avec les autres.

4. Utiliser les outils de collaboration Google pour atteindre les objectifs

Les membres d’une équipe n’ont pas besoin de savoir parfaitement utiliser Google Docs dans le cadre d’une collaboration pour s’en sortir avec leurs tâches quotidiennes. Cependant, la maîtrise de ces outils de collaboration destinés aux entreprises peut les aider à passer à l’étape supérieure. Les collègues sont encouragés à aller plus loin que la simple bonne entente (coopération) et à commencer à agir de manière plus proactive pour atteindre leurs objectifs et aider vraiment l’équipe (collaboration).

Le rôle des chefs de projet et des autres leaders est de guider les équipes au fur et à mesure qu’elles établissent des liens plus forts et plus productifs. Une définition claire des objectifs à atteindre est tout aussi importante que la collaboration via Google Agenda (par exemple) pour garantir que tout un chacun sait ce qui est à venir. En établissant un système de planification des tâches performant, le responsable peut mieux comprendre la façon dont chaque personne contribue à la mission dans son ensemble et savoir où une supervision plus étroite peut être nécessaire.

Pour une meilleure collaboration lors des projets, il y a Wrike

Une solution logicielle comme Wrike rassemble ces différentes fonctions dans des outils de collaboration de projet très complets, afin de permettre un travail d’équipe plus agréable. Bien que les outils de collaboration Google puissent être un bon début pour le partage de fichiers, d’idées et de projets, les entreprises doivent faire des efforts pour aller plus loin, avec des logiciels qui sont optimisés pour une visibilité sur les charges de travail, l’établissement de rapports complets, et qui sont entièrement personnalisables, vous permettant ainsi de vous organiser selon des flux de travail et des besoins spécifiques.

Sources Recode.net, Entrepreneur.com, CIO.com, Forbes.com, HBR.org