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Lorsque j’ai commencé à écrire ce billet, je voulais parler du travail d’équipe. Comment la collaboration et le travail d’équipe vont main dans la main, comment il n'y a pas de « je » dans « ÉQUIPE », etc. Au lieu de cela, (cela peut sembler bête puisque je me considère assez bien informé sur le sujet), j’ai décidé de réexamineré la définition de base de la collaboration.
La définition de la collaboration
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Lorsque vous analysez profondément les choses, cette définition est relativement différente du travail d’équipe. Tandis que le travail d’équipe consiste en l’action de base de travailler efficacement ensemble, la collaboration doit aboutir à une création ou un produit fini. Je me rends également compte qu’il y a, en réalité, un « je » dans la « collaboration ».
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L’importance de la collaboration d’équipe
Pourquoi cela a-t-il de l’importance ? Parce que la collaboration est essentielle pour la croissance de l’individu, l’équipe et de l’entreprise. Et soyons honnêtes, la collaboration est inévitable dans les affaires. Si vous traitez la collaboration comme un travail d’équipe, vous vous retrouverez avec une équipe formidable, mais pas toujours avec un résultat formidable. Prenez des mesures pour faire d’une collaboration réussie une priorité pour votre équipe et avec les autres services peut aider à rationaliser les efforts et, pour finir, faire gagner du temps à tout le monde.
Jetons un coup d'œil à certains des défis communs de la collaboration d’équipe et quelques conseils sur comment les résoudre :
1. Les décideurs indécis
Ironique, n’est-ce pas ? Ceux qui sont censés fournir un chemin direct vers la réussite finissent par n’avoir aucune idée du chemin à prendre. Cette situation est commune lorsque plusieurs acteurs sont impliqués, et que toutes les parties prenantes ne sont pas sur la même longueur d’onde. L’indécision peut sembler comme un petit défi au début, mais elle peut conduire à des attentes imprécises et à des délais retardés, sans mentionner les membres de l’équipe frustrés.
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Conseil : Rendre le processus de décision aussi simple que possible pour vos parties prenantes. Au lieu de leur demander quoi faire, proposez quelques idées et faites-les choisir. La plupart du temps, l’indécision provient de déclarations telles que : « Permettez- moi de revenir vers vous » ou « Je vais y penser et je vous tiendrai au courant. » Fournir une date limite pour leur « réflexion » de sorte que cela ne se perde pas dans le grand trou noir des « choses à faire ».
2. Les « e-échecs »
Ceci est un terme que j’utilise quand les courriels échouent complètement. Vous l’appelez : clique sur « répondre à tous » (ou juste oublier de cliquer « répondre »), ne pas joindre le dernier fichier, oublier de regarder dans les courriers indésirables pour les courriels importants. Cela arrive aux meilleurs d’entre nous. Ces erreurs sont trop fréquentes lors de la collaboration avec plusieurs équipes. Finalement, les pièces jointes sont perdues, les dictateurs de la grammaire sont à l’affût, et le calendrier du projet déraille.
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Conseil : Arrêtez d’utiliser les courriels pour collaborer. Un blasphème, vous dites ? Sérieusement, les courriels ne feront que nuire à votre productivité en matière de collaboration. Au lieu de cela, penchez-vous sur l’utilisation d’un outil de collaboration pour la gestion des projets et le suivi de responsabilité. Les outils de collaboration comme Wrike vous aident à archiver et formater des fichiers afin que vous puissiez toujours trouver le dernier en date. Les @Mentions et les affectations de tâches rendent la responsabilité claire et cohérente. Alors, rejoignez la station de collaboration et abandonnez le courriel pour les abonnements aux bulletins et les annonces à grande échelle de l’entreprise.
3. Communication manquante
Lors de la collaboration, il y a toujours une place pour la mauvaise interprétation et le manque de communication. Parfois, les erreurs ne sont pas découvertes jusqu’à ce qu’il ne soit trop tard. Sans une compréhension claire de ce qui est attendu des parties prenantes, l’énergie est gaspillée et le temps est compté. Cela peut être causé par un manque de communication ou tout simplement des communications manquées.
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Conseil : Posez des questions. En cas de doute, levez la main. Assurez-vous d’avoir bien compris les objectifs et les attentes de toutes les personnes impliquées. Si quelque chose est en retard, faites-le leur savoir. Les erreurs et les retards sont inévitables, donc en parler et être proactif à ce sujet fournit le temps de trouver une solution.
4. Naufrage du processus vs synchronisation du processus
Différents services ont des processus différents. Donc, quand il est temps de collaborer entre les services, il est difficile de mettre en œuvre un processus cohérent qui fonctionne bien avec les styles de travail de chaque équipe. Et si les équipes utilisent des outils différents, la difficulté augmente.
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Conseil : Trouvez un processus et un outil que tout le monde peut utiliser. Trouver des outils de collaboration qui s’intègrent avec les plates-formes sur lesquelles d’autres équipes comptent. Au lieu de changer le mode de travail de tout le monde, trouvez un outil qui est assez souple pour les intégrer tous.
5. Trop de voix et d'opinions sur un projet
Avez-vous entendu le dicton, il y a trop de cuisiniers dans la cuisine. Cela peut également être vrai pour les projets. Il est bien d’avoir des commentaires sur un projet, mais quand trop de personnes sont impliquées, tous ces commentaires peuvent conduire à plus de mal que de bien. Trop de voix et d’opinions différentes peuvent amener les personnes dans des directions différentes et engendrer une perte de vue l’objectif réel.
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Conseil : Gardez à l’esprit qui sont vos principales parties prenantes du projet. Ce sont les personnes qui vous donneront les commentaires les plus précieux. Demander les commentaires des autres membres de l’équipe ou personnes avec une nouvelle perspective est sage, mais limiter ces commentaires à seulement un ou deux personnes.
6. Les personnes négatives dans l‘équipe
« Nous ne finirons jamais dans les temps. »
« Il est tellement autoritaire ! »
« Je ne peux plus travailler avec lui. »
Ce sont des phrases couramment utilisées par ces personnes toxiques qui rôdent autour du bureau, aussi connues sous le nom de « personnes négatives » Il y en a habituellement au moins une dans chaque équipe et leur attitude pessimiste se répand comme une traînée de poudre. Ils se plaignent de presque tout, et chaque fois qu’il y a un défi ou un désaccord, ils seront les premiers à en parler et les derniers à penser à une solution. Ces personnes peuvent faire baisser la productivité et le moral d’une équipe, ce provoquant de la frustration et des conflits.
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Conseil : Soyez une personne positive ! Éteignez leur feu avec un commentaire positif ou une suggestion.
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« Nous devrons juste travailler un peu plus dur pour finir à temps. »
« Il en a probablement beaucoup de soucis en ce moment. Rendons-le fier et finissons ce projet ! »
« Elle peut être difficile parfois, mais elle va aider à la réussite de ce projet. »
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Si vous êtes la personne négative, prenez un peu de recul et évaluez votre attitude. Simplement changer la façon dont vous dites les choses peut véhiculer votre point de vue sans la négativité improductive et contagieuse.
Quels sont vos principaux défis de collaboration ?
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