L'état d'esprit tant recherché par toutes les équipes, c'est ce moment magique où tout est clair pour tout le monde, où les objectifs sont atteints et où tous les membres de l'équipe sont en phase. Les sportifs appellent ça être dans « la zone » ; les geeks être « synchro » ; les psychologues, eux, parlent de l'état de « flow ».
La capacité à atteindre cet état de flow et à y rester est absolument fondamental pour les équipes créatives. C'est à ce moment là que se libèrent les idées les plus créatives, que l'équipe est la plus productive et qu'elle ressent un sentiment de satisfaction professionnelle. Le psychologue Mihaly Csikszentmihalyi, pionnier dans le domaine de la recherche sur le concept du flow, le décrit ainsi :
« Il s'agit d'un état dans lequel les individus sont tellement impliqués dans ce qu’ils font que plus rien d’autre ne compte. L’expérience est tellement agréable et satisfaisante qu’ils sont prêts à la faire à n’importe quel prix, pour le simple plaisir de la réaliser ».
Lorsque l'on interrompt le flow, l'ensemble de l'équipe en souffre. On manque des échéances, on ne voit plus les choses clairement et l'élan retombe. Forts de notre collaboration avec des milliers d'équipes créatives, nous avons identifié 6 obstacles pouvant mettre à mal la collaboration créative. Et s'appuyant sur l'expérience des experts, nous avons également découvert les clefs pour les surmonter :
Obstacle n°1: demandes confuses et vagues
Les projets créatifs démarrent toujours avec une demande ou un brief créatif définissant les exigences d'un projet. Lorsque cette demande est peu claire ou incomplète, les intermédiaires perdent du temps à découvrir le véritable objet de la demande. Pire encore, ce dernier pourrait être mal interprété. Ce genre de malentendus peut se révéler coûteux et se traduire par une perte de temps et de ressources humaines, à travailler sur quelque chose qui ne pourra pas être utilisé.
La solution : créez un processus officiel de demande. Déterminez les types de demandes que votre équipe reçoit et toutes les informations dont elle a besoin pour réaliser les tâches, puis assurez-vous que tous ceux qui travaillent avec votre équipe comprennent le nouveau processus et sachent où trouver les formulaires de demande appropriés. Le plus dur est de définir et maintenir les responsabilités de chaque formulaire. Que l'on partage les idées en réunions ou, de façon informelle, dans les couloirs, personne ne devrait commencer une tâche tant qu'une demande formelle n'a pas été soumise. Si vous vous en tenez au processus, vous vous éviterez, à vous et votre équipe, de sérieux tracas.
Pour aller plus loin : « Pourquoi les gens ne remplissent-ils pas mon brief créatif ? »
Obstacle n°2 : révisions et itérations interminables
La clef pour réaliser un travail créatif de qualité est de recevoir des retours sur son travail et d'agir en conséquence. Il est fondamental de rechercher un point de vue externe, cela vous aide à vous libérer de vos préjugés personnels. Mais lorsque les boucles de rétroaction ne sont pas maîtrisées, les projets peuvent se retrouver coincés dans les limbes de l'itération. Les feedbacks vagues et conflictuels peuvent paralyser les projets en introduisant des frictions inutiles au sein de votre organisation.
La solution : cherchez à clarifier les choses dès le départ. Pour cela, la première chose à faire est de définir un processus cohérent. Il faudra ensuite identifier vos parties prenantes et vous assurer que le groupe décisionnaire est assez restreint pour éviter tout retard. Concernant le feedback, spécifiez exactement ce sur quoi vous souhaitez obtenir un retour et programmez des dates, de sorte que les parties prenantes puissent donner leur point de vue à temps. Vous vous assurerez ainsi un retour en temps voulu et de disposer d'une marge suffisante pour agir en conséquence, avant échéance.
Pour aller plus loin : « Les 5 étapes d'un processus de révision sans stress d'un projet de design »
Obstacle n°3 : équipes fonctionnant en silos
C'est toujours complexe de maintenir une équipe connectée et dans un état de flow, mais ça l'est encore plus en période de croissance élevée. Au fur et à mesure que l'organisation se développe, les silos se forment et la collaboration en patie. Avant même de vous en apercevoir, les messages se perdent, les collaborateurs ne savent plus qui travaille sur quoi et la communication est rompue. La confusion qui s'en suit brise brutalement tout élan.
La solution : les responsables d'équipe doivent redoubler d'efforts et montrer l'exemple aux autres. Si les équipes voient leurs dirigeants travailler ensemble, elles suivront. Lorsque cela est possible, réunissez tout le monde pour le lancement du projet afin que les missions soient claires et que tout le monde sache à qui s'adresser pour obtenir de l'aide. Tirez parti des outils de collaboration pour que la communication reste fluide. Tenez des réunions régulières pour que les gens communiquent sur leurs progrès ; vous obtiendrez une visibilité sur le travail des autres équipes. Ces réunions servant à faire le point peuvent vous sembler pénibles et chronophages, mais elles permettent d'éviter de rompre la communication, ce qui est la garantie de progrès constants et d'un gain de temps sur le long terme.
Pour aller plus loin : « Comment en finir avec les silos entre les départements »
Obstacle n°4 : trop d'outils
Internet a rendu possible un niveau de collaboration encore inconcevable il y a quelques années. Mais si beaucoup de choses sont possibles, la complexité pour des équipes délocalisées, de collaborer sur un projet digital reste un défi. Les équipes créatives modernes ont besoin de modifier des fichiers en temps réel, de partager des documents, de discuter des progrès et de suivre les multiples versions d'un document. Lorsque les outils de votre équipe ne répondent pas aux besoins ou sont trop fragmentés, toute progression se voit extrêmement ralentie.
La solution : accordez-vous sur les outils de projet, les formats de fichiers et la convention d'appellation. Une fois que cela est fait, définissez un flux de travail collaboratif et assurez-vous que toutes les parties du projet le comprennent. Mettez ensuite en place les outils que vous souhaitez utiliser et organisez une formation si cela est nécessaire. Enfin, utilisez un outil de gestion de projet ou de collaboration comme unique source d'informations. Ceci garantissant que tous les fichiers et données se trouvent dans un seul emplacement, facilement accessible.
Pour aller plus loin : « 5 étapes pour mettre en œuvre un outil de collaboration pour les équipes créatives »
Obstacle n°5 : manque d'automatisation
Il existe un mythe tenace selon lequel tous les travaux créatifs démarrent de zéro. Toutefois, un « nouveau » projet se base souvent sur un projet existant, le modèle de celui-ci pouvant donc être révisé rapidement pour répondre aux nouveaux besoins. Les modèles, les macros et les réglages personnalisés sont des outils créatifs utiles. Les créatifs ont de plus en plus recours à l'automatisation pour prendre en charge les tâches répétitives. Mais sans ce recours à l'automatisation, les équipes peuvent finir débordées et se voir redévelopper des projets existants, ceci leur laissant moins de temps pour réaliser des tâches plus importantes pour l'entreprise. Lorsque les équipes passent la plupart de leur temps à faire de la paperasse, la collaboration diminuent.
La solution : automatisez vos processus dans la mesure du possible. Créez des modèles pour les tâches répétitives. Simplifiez les demandes avec les formulaires de demande personnalisables. Configurez des flux de travail personnalisés programmant automatiquement des dates et des tâches dans votre système de gestion du travail. Tirer parti de la technologie pour gérer des tâches peu complexes libère votre équipe et du temps pour travailler sur des projets à plus forte valeur ajoutée.
Pour aller plus loin : « Comment l'automatisation mène à la confiance créative »
Obstacle n°6 : visibilité limitée
Au fur et à mesure que l'équipe grandit et commence à travailler avec d'autres départements, il est fondamental d'avoir une vue d'ensemble de ce qui est en cours de réalisation. La confiance s'installe lorsque tout le monde visualise les progrès, sait qui fait quoi et comprend que le temps et les ressources sont utilisés de façon optimale. La visibilité devient plus difficile lorsque l'équipe s’étoffe et que les membres sont délocalisés aux quatre coins du monde. Des blocages apparaissent et font place à un climat de ressentiment et de méfiance.
La solution : investissez dans une plateforme de gestion de projet ou de collaboration. Créez des tableaux de bord mettant en évidence les indicateurs clefs et partagez-les avec toutes les personnes impliquées. Communiquez sur les progrès régulièrement afin d'identifier les problèmes rapidement. Favoriser une culture d'ouverture et de partage permettra d'instaurer la confiance au sein de votre équipe, qui sera plus encline à donner le meilleur d'elle-même.
Pour aller plus loin : « Pourquoi la visibilité est essentielle pour améliorer les flux de travail de votre équipe »
Trouvez votre flow
S'attaquer à ces 6 challenges avant qu'ils ne dégénèrent en un engrenage incontrôlable, peut aider votre équipe créative à atteindre l'état de flow et à y rester. Lorsque chaque membre d'une équipe est en phase avec les objectifs, de grandes choses peuvent se produire. Les équipes dans le flow sont plus confiantes, plus productives, moins stressées et bien plus positives.
Avoir le bon outil de collaboration professionnel peut permettre de surmonter beaucoup de ces obstacles et maintenir votre équipe sur la voie du succès. Nous avons élaboré un guide de l'acheteur créateur pour vous aider à identifier les besoins clefs de votre équipe, à comparer les outils existants sur le marché à vous concentrer sur la solution adéquate pour vous et votre équipe. Remplissez le formulaire ci-dessous pour en obtenir une copie gratuite.
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