Les dinosaures ont disparu pour une bonne raison, même si la théorie exacte au sujet de leur extinction fait toujours débat parmi les scientifiques (chutes de comètes ? changement climatique ? œufs de dinosaure mangés par les mammifères ?). Il demeure indéniable qu’ils n’ont pas traversé les âges et ont tout simplement disparu.
Des dinosaures similaires se trouvent sur votre lieu de travail. Ce sont ces processus ou outils de travail démodés qui étaient utilisés pour gérer des projets, mais qui sont condamnés à disparaître de nos jours à cause de la connexion et de la collaboration.
Jetons un œil à ces outils :
Le T-Rex du travail : l’e-mail
Il règne en maître au bureau parmi tous les outils de travail, simplement parce que tout le monde possède une adresse e-mail et qu’il permet d’envoyer rapidement de courts messages. Le problème avec ce T-Rex, c’est que ses bras sont petits et trapus, ce qui est une métaphore représentative du désastre que peut provoquer l’utilisation d’e-mails dans la gestion de projets.
Lorsque votre communication va et vient, qu’elle se répand dans plusieurs fils d’e-mails et qu’elle comporte plusieurs pièces jointes, vous savez que l’e-mail est un monstre.
Tout d’abord, il n’y a aucun contexte dans un e-mail. Ensuite, vous ne voyez pas le travail en cours, ni même qui est responsable de chaque tâche. Vous ne pouvez pas non plus vous empêcher d’être distrait par l’arrivée d’un message dont vous devez vous occuper. Quelle perte de temps !
Beaucoup d’outils de gestion de projet collaboratif sont bien plus efficaces que les e-mails. Si vous consultez ce blog, vous savez que Wrike fait partie des meilleurs, car il transfère le volume de vos communications professionnelles depuis votre boîte de réception surchargée vers un emplacement centralisé accessible par tous les membres de l’équipe. Rien n’est perdu. Tout peut être suivi, notamment le contexte.
Le brontosaure au long cou : les feuilles de calcul
Les feuilles de calcul représentent l’autre dinosaure principal au travail. Elles causent moins de dégâts que les e-mails, alias T-Rex, notamment parce qu’elles représentent un outil encore très puissant pour gérer les bases de données et les calculs. Vous pouvez utiliser les feuilles de calcul pour : dresser un historique de projet, définir un budget, créer un calendrier de projet et bien plus encore.
L’unique et réel problème réside dans le fait d’utiliser des feuilles de calcul pour gérer plusieurs projets et de vous rendre soudainement compte que vous passez autant de temps à actualiser les feuilles de calcul qu’à travailler sur les projets. C’est lorsque vous regardez le dinosaure que vous réalisez ce que c’est que nourrir un monstre.
En comparaison, l’utilisation d’un outil de gestion du travail vous permet de visualiser les données et de savoir qu’elles ne sont pas obsolètes dès que vous les entrez dans le tableau. Ce sont des données en temps réel. De plus, il n’y a qu’une seule vérité avec votre outil puisqu’il n’y a pas 10 copies d’un fichier Excel qui voyagent dans l’entreprise et qui sont mises à jour par plusieurs personnes.
Le vélociraptor tueur : les réunions-bilans
Enfin, il y a le vélociraptor du travail : ces réunions-bilans rapides, mais mortelles qui, d’une certaine façon, semblent toujours éliminer rapidement toute productivité chez votre équipe d’un seul coup.
Regardons les choses en face, les réunions prennent du temps, et le temps de votre équipe est la ressource la plus précieuse (suivie de près par le café). Si vous passez beaucoup de temps à revenir sur les détails qui ont pu se glisser dans les e-mails ou dans un outil de gestion du travail, vous gâchez les ressources de tout le monde. Un bon outil vous montre la localisation de chaque projet ou de chaque tâche individuelle sans avoir à déranger votre équipe au travail.
Certes, des entretiens individuels peuvent être nécessaires pour prendre la température de votre équipe et vous assurer que les personnes s’améliorent et continuent de faire ce qu’elles aiment. Mais si vous voulez juste savoir si le projet respecte les délais, consultez simplement le tableau de bord.
Arrêtez d’être préhistorique
Heureusement, vous n’utilisez plus ces outils et processus préhistoriques, mais si c’est toujours le cas, vous devriez télécharger notre e-book gratuit sur pourquoi les managers ont-il besoin de rompre avec les e-mails et les feuilles de calcul.
Lisez-le et pleurez sur votre façon archaïque de gérer des projets. Ceci est peut-être l’élément déclencheur dont vous avez besoin pour vous aligner sur vos concurrents avant qu’une météorite n’anéantisse votre organisation.
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