Les interactions au sein d'une entreprise sont... nombreuses ! Il est facile d'imaginer la façon dont des méthodologies obsolètes peuvent faire perdre du temps et créer du travail superflu.
74% des décideurs interviewés par Markess affirment qu’ils intégreront l’intelligence artificielle pour automatiser leurs actions quotidiennes prochainement. Savez-vous pourquoi les équipes Marketing font de l'automatisation une priorité aujourd'hui ? Pour obtenir de meilleurs résultats certes, mais comment cela se concrétise-t-il au niveau des tâches quotidiennes des Marketers ? Découvrons ensemble la journée type d'un chef de projet Marketing, à l'ère de l'automatisation :
Catherine arrive tous les matins au bureau vers 9h. Après avoir consulté les actualités web son thé à la main, et commandé son déjeuner en ligne sur la plateforme de l'entreprise, elle se prépare à commencer sa journée.
Planification de projet grâce aux diagrammes de Gantt
Catherine utilise les diagrammes de Gantt pour créer des calendriers de projet interactifs et automatisés, offrant ainsi plus de visibilité à l'ensemble des parties prenantes : véritable outil de collaboration, le diagramme de Gantt permet de définir et programmer des tâches, constituant l'ensemble d'un projet. Ces tâches peuvent correspondre à de simples étapes ou peuvent être converties en jalons, des étapes incompressibles pour progresser dans le projet : grâce aux jalons, impossible désormais de louper des rendus ! Par ailleurs, les dépendances permettent de relier les tâches entre elles et rendent plus claire la collaboration au sein des équipes. Dans son outil de gestion de projet cloud, Catherine utilise le diagramme de Gantt pour visualiser l'avancement de ses projets en temps réel, réviser les plannings si besoin de plus de temps ou si l'une des parties prenantes a besoin de renfort. Le vrai avantage ? Décaler une étape ou tâche se répercute automatiquement sur l'ensemble du projet.
Utilisation des formulaires de demande et assignation
Travaillant dans une grande entreprise internationale, Catherine doit suivre différents processus de travail, propres à chaque département avec lesquels elle collabore. Pas toujours évident de s'adapter et surtout de s'y retrouver ! Comment remédier à ce problème ? En utilisant les formulaires de demande automatisés fournis par la solution de gestion de projet en ligne de son organisation. Lorsque Catherine a besoin d'une nouvelle création, de la signature d'un contrat ou encore d'installer une nouvelle application sur son ordinateur, elle remplit et soumet un formulaire de demande. Celui-ci assigne alors automatiquement les différents collaborateurs au sein des départements créatif, légal ou informatique, en charge de répondre à son besoin. Impossible dès lors de passer à côté d'une demande ! Le suivi par e-mail n'ayant plus lieu d'être, la visibilité augmente une fois de plus.
Création de groupes de travail
Catherine démarre aujourd'hui un nouveau projet incluant l'ensemble de l'équipe France de son entreprise. Pour permettre à chacun de se tenir au courant de l'avancée du projet, celle-ci décide de créer un groupe de travail. Ainsi, quand elle mentionnera le groupe dans n'importe quelle tâche de son outil de gestion de projet, chaque membre recevra une notification automatique ! Si la fonction est à utiliser avec parcimonie, elle permet cependant à Catherine de valider le niveau d'information des membres du groupe de travail, et fera ainsi l'économie d'échanges répétés avec chaque membre séparément.
Révision et approbation
"Vous avez un nouveau message !" Catherine travaille sur un événement et plus particulièrement en ce moment sur les éléments graphiques qui alimenteront celui-ci. L'équipe de design de son entreprise vient de la notifier au sein de son outil de gestion de projet en ligne, que la bannière de son stand était disponible pour correction et validation. Auparavant Catherine aurait téléchargé le PDF, noté ses corrections avec un code couleur unique et aurait procédé aux échanges des versions 1,2,3,4,...12 via e-mails. Évidemment, la confusion serait survenue lorsque la version 10 aurait été perdue et qu'il aurait alors fallu découvrir quelle était réellement la dernière version à jour. Aujourd'hui et grâce à la fonction correction et approbation de son outil de gestion en ligne, Catherine encercle, encadre, rature et ajoute ses commentaires directement en ligne sur le PDF. Le créatif en charge de la tâche étant notifié automatiquement en retour, celui-ci peut alors procéder aux corrections. Un réel gain de temps dans les échanges !
Duplication de modèle de projet
Dans les missions des marketeurs, bon nombre de projets peuvent être répétitifs ou du moins les étapes pour y parvenir sont toujours les mêmes. Reprenons l'exemple de l'événement de Catherine : comme à chaque fois, celle-ci doit trouver un partenaire répondant à ses critères, signer le contrat de partenariat avec son département légal, préparer l'habillage du stand, préparer l'invitation, programmer les envois et préparer un bilan de la participation à son événement. Dès lors, pourquoi repartir de 0 à chaque fois ? Catherine a donc créé grâce à son logiciel de gestion de projet en ligne, un modèle de projet duplicable à l'infini ! Un gain de temps non négligeable.
Il est désormais 18h, Catherine a fini sa journée et semble avoir été plutôt productive : elle est à jour sur ses projets, elle progresse dans ses missions en changeant le statut de ses tâches au fur et à mesure de leur avancement, et elle favorise la collaboration entre des équipes parfois très éloignées les unes des autres.
L'automatisation n'est pas synonyme de robotisation, le phénomène se produit déjà dans notre quotidien professionnel : il nous permet simplement d'utiliser notre temps de manière plus efficace, pour se concentrer sur la création et la stratégie par exemple, plutôt que d'essayer de s'y retrouver dans nos tâches quotidiennes. L'avenir des équipes Marketing passe par l'automatisation !
