Selon les recherches menées par OwlLabs, plus de 60 % des employés aux États-Unis travaillent à distance au moins une partie du temps, tandis que 49 % des télétravailleurs le sont déjà à plein temps. Le nombre de personnes qui profitent de cette flexibilité accrue dans leur travail est si important qu'il est désormais essentiel pour les managers de savoir gérer les équipes virtuelles.
Les équipes de marketing virtuelles offrent de nombreux avantages, notamment des coûts réduits, une productivité accrue, une meilleure rétention des employés et un accès amélioré aux meilleurs talents. Mais la gestion d'équipes virtuelles peut être ardue étant donné les défis uniques qui accompagnent le télétravail. Avec une équipe marketing dispersée, il est plus difficile de promouvoir la communication, la collaboration et la transparence.
Dans cette optique, commençons par expliquer brièvement ce qu'est une équipe virtuelle. Nous vous présenterons ensuite cinq précieux conseils pour gérer les équipes de projet virtuelles.
Qu'est-ce qu'une équipe virtuelle ?
Une équipe virtuelle est un groupe d'employés qui sont répartis dans différents lieux géographiques ou fuseaux horaires. Les équipes virtuelles sont aussi parfois appelées équipes distantes, équipes géographiquement dispersées ou équipes distribuées.
N'étant pas dans le même bureau, les équipes virtuelles communiquent principalement par des moyens électroniques (tels que la visioconférence, l'e-mail, le chat en ligne, etc.) et interagissent rarement en personne, voire jamais.
Les équipes marketing virtuelles peuvent comprendre des employés temporairement regroupés pour un projet spécifique, ou des équipes de projet permanentes. Tous les membres de l'équipe peuvent être virtuels, ou seule une partie d'entre eux peut télétravailler tandis que les autres membres se trouvent dans le même bureau.
Même si seul un des membres de votre équipe télétravaille à temps partiel, vous pouvez être confronté aux nombreux défis liés à la gestion d'équipes virtuelles. Les cinq conseils suivants pourraient donc vous être d'un grand secours.
1. Définissez vos systèmes de travail
Déterminer quels systèmes et outils de travail doivent être mis en place est un élément clé de la gestion d'équipes virtuelles. Si les membres de votre équipe marketing ne se trouvent pas dans le même bureau, il est essentiel de disposer des outils et logiciels appropriés pour promouvoir la collaboration et la communication.
Les systèmes et outils de travail nécessaires à la bonne gestion des équipes virtuelles sont notamment :
- La messagerie instantanée : un outil comme Skype ou Slack peut contribuer à promouvoir un esprit de communauté et d'équipe car il offre aux collaborateurs un moyen rapide et informel de communiquer.
- La capture d'écran : les screencasts (vidéos d'écran) ou les outils de capture comme TechSmith ou Evernote Web Clipper vous permettent de partager ce que vous voyez à l'écran lorsque le collaborateur n'est pas physiquement présent à côté de vous.
- Le partage d'écran : un outil de partage d'écran comme join.me ou Loom vous permet de guider plus facilement vos collaborateurs à travers les documents, les présentations ou les tâches d'un projet quand vous êtes au téléphone.
- Le partage de fichiers dans le cloud : quand les membres d'une équipe ne se trouvent pas dans le même bureau, il se peut qu'ils n'aient pas accès aux fichiers partagés sur un serveur local. Les outils de stockage et de partage dans le cloud tels que Dropbox ou Google Drive permettent aux collaborateurs d'accéder aux documents et aux fichiers dont ils ont besoin, où qu'ils soient et à tout moment.
- Le logiciel de collaboration : un outil de collaboration de groupe vous facilitera la planification et l'exécution des tâches. Une visibilité partagée et une base de données centralisée simplifient la gestion des équipes virtuelles en garantissant leur bonne coordination.
2. Définissez votre mode de communication
Dans votre équipe, chacun a probablement son propre style de communication. Mais en l'absence de règles de base sur la méthode de partage des informations, des mises à jour importantes peuvent être négligées et des instructions clés peuvent s'égarer.
Chaque équipe marketing virtuelle a sans doute ses propres directives et modes de communication. Voici quelques suggestions à prendre en considération :
- La messagerie instantanée doit être utilisée pour les communications informelles seulement.
- Toute information formelle doit être communiquée par e-mail, et une copie doit être conservée dans une base de connaissances centralisée.
- Tout ce qui nécessite une réponse immédiate doit porter la mention URGENT au début de l'objet.
- Lorsqu'un membre de l'équipe prend un congé, il doit créer un message d'absence qui indique quand il est absent et quand il sera de retour.
- Les réunions doivent se faire par visioconférence ou à l'aide d'outils de partage d'écran.
Vous devrez peut-être aussi établir des lignes directrices concernant la fréquence des réunions virtuelles. Par exemple, votre équipe peut décider d'organiser une réunion virtuelle hebdomadaire chaque lundi matin.
Tenez compte des différents fuseaux horaires et jours ouvrables lorsque vous programmez des discussions de groupe ou des réunions auxquelles tous les employés doivent assister.
3. Introduisez des flux de travail visuels
Gérer des équipes de projet virtuelles, c'est s'assurer que tous les collaborateurs sont sur la même longueur d'onde, même s'ils ne sont pas dans la même pièce ou le même fuseau horaire. Les flux de travail visuels sont un excellent moyen d'assurer la cohésion de l'équipe.
Les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban aident les membres de l'équipe à voir rapidement et facilement où en est le projet. En un coup d'œil, toute personne y ayant accès peut savoir quel travail l'attend, qui est le prochain dans la chaîne et ce qui se profile à l'horizon.
Votre équipe sait sur quoi elle est censée travailler, sur quoi travaillent les autres et comment tout cela s'intègre ensemble. Cela simplifie votre travail de gestion, car vous n'avez plus à rappeler aux gens ce qu'ils doivent faire ou à qui passer le relais.
4. Définissez clairement les livrables
Les équipes virtuelles gagnantes savent qu'il importe de définir clairement les livrables. Lorsqu'il est impossible de passer dans le bureau du responsable pour demander des éclaircissements, toutes les informations doivent être fournies à l'avance.
Avec une équipe virtuelle, vous ne pouvez pas non plus passer voir les collaborateurs à leur bureau pour vous assurer qu'ils comprennent les missions et progressent comme prévu.
Pour réduire le risque de retards, d'erreurs et de remaniements, tous les livrables et toutes les tâches du projet doivent comporter les informations suivantes :
- Le résultat ou le livrable attendu
- Qui est responsable et doit rendre compte du travail
- Quand l'activité ou la tâche doit être réalisée
- Les ressources nécessaires pour réaliser le travail
Gardez à l'esprit que lors de la définition des livrables, vos résultats doivent être SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels).
5. Effectuez le suivi de la productivité
Le suivi de la productivité est essentiel pour toute équipe marketing, mais il devient encore plus incontournable lorsqu'il s'agit de gérer des équipes virtuelles. La faible productivité est un risque qui guette les équipes travaillant en dehors d'un bureau traditionnel.
Cependant, avec les bons outils et les recommandations appropriées, les employés à distance peuvent s'avérer plus productifs que ceux travaillant dans un bureau central.
La mise en place du suivi temporel des projets est un moyen d'accroître la productivité. Le suivi de la productivité permet de responsabiliser les employés et les encourage à améliorer leur gestion du temps. Le suivi temporel vous permet également de mieux gérer vos ressources et de vous assurer que les charges de travail sont affectées de manière efficace.
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