Au moment de planifier votre premier projet, il est possible que vous ne sachiez pas exactement par où commencer. Comment prévoir la durée des tâches avec précision ? Comment répondre aux attentes des parties prenantes grâce à des livrables concrets ? Et si quelque chose tourne mal ?
Le fait que vous débutiez en gestion de projet ne veut pas dire que vous n’êtes pas capable de réussir brillamment. Suivez ces 6 étapes clés pour créer un plan projet infaillible, et diriger votre équipe en toute confiance.
(Remarque : les méthodes et documents que vous créerez peuvent varier selon la méthodologie de gestion de projet que vous avez décidé de suivre, mais cette introduction est une bonne entrée en matière.)
Étape 1 : Identifiez et rencontrez les parties prenantes d'un projet
Il est essentiel de garder à l’esprit que les parties prenantes ne sont pas seulement les personnes qui vous ont chargé de gérer le projet ; les parties prenantes représentent tous les participants qui seront affectés par les résultats de votre projet. Ceci incluant le client et l’utilisateur final également. Assurez-vous d’avoir identifié toutes les parties prenantes et de garder à l’esprit leurs intérêts lorsque vous créez votre plan projet.
Organisez une rencontre avec les porteurs de projet et les parties prenantes principales pour discuter de leurs besoins et de leurs attentes, et établir les bases concernant la portée du projet, le budget et le calendrier. Créez ensuite un cahier des charges décrivant la portée du projet, pour finaliser et consigner tous les détails du projet, afin d'aligner les participants et de réduire les risques de malentendus coûteux. Voici un modèle d’énoncé de portée pour vous aider à démarrer.
Astuce : apprenez à regarder au-delà des besoins énoncés par les parties prenantes, pour mieux cerner les désirs inavoués. Ils représentent les objectifs que votre projet doit s’efforcer d’atteindre.
Étape 2 : Fixez et hiérarchisez les objectifs du projet
Une fois que vous avez votre liste de besoins des parties prenantes, hiérarchisez-les et définissez les buts spécifiques du projet. Ils doivent préciser les objectifs du projet, à savoir les avantages que vous espérez atteindre. Rédigez vos objectifs (et chaque besoin des parties prenantes) dans votre plan projet pour clarifier la communication et faciliter les échanges.
Astuce : « Mais chaque élément est important », direz-vous. Si vous rencontrez des difficultés dans la hiérarchisation, commencez à constituer votre classement en vous basant autant sur l’urgence que sur l’importance.
Étape 3 : Définissez les livrables de projet
Identifiez les livrables que vous devez produire afin de remplir les objectifs du projet. Quels sont les produits spécifiques que vous êtes censés réaliser ? Ensuite, estimez les dates d’échéance pour chaque livrable dans votre plan projet. (Vous pourrez finaliser les dates lorsque vous définirez le programme de votre projet à l’étape suivante).
Astuce : définissez des étapes fixes pour les délais et les livrables essentiels. Vous serez en mesure de suivre votre progression une fois que vous aurez commencé votre travail et de vous assurer que vous réaliserez les tâches clés dans les temps (au plus grand bonheur des parties prenantes).
Étape 4 : Créez le programme du projet
Prenez le temps d’examiner chaque livrable et définissez la série de tâches devant être réalisées pour les mener à bien. Pour chaque tâche, déterminez le temps et les ressources nécessaires, ainsi que la personne en charge de sa réalisation.
Ensuite, identifiez les éventuelles dépendances. Certaines tâches doivent-elles être réalisées avant que d’autres puissent être entamées ? Intégrez les livrables, les dépendances et les étapes dans votre diagramme de Gantt Wrike, ou sélectionnez un des nombreux modèles et applications disponibles en ligne.
Astuce : intégrez votre équipe à certaines des procédures de la gestion de projet. Les personnes en charge ont un aperçu non négligeable du déroulement de la réalisation des tâches, de leur durée et de la meilleure personne à qui confier certaines tâches spécifiques. Profitez de leurs connaissances ! Le programme de votre projet devra les convaincre pour assurer un travail fluide, alors intégrez-les dès le début.
Étape 5 : Identifiez les problèmes et procédez à une évaluation des risques d'un projet
Il n’existe pas de projet sans risque, et vous ne vous rendrez pas service si vous vous contentez de croiser les doigts en espérant que tout aille pour le mieux. Y a-t-il des problèmes quelconques dont vous savez à l’avance qu’ils vont nuire à votre projet, comme un membre clé de l’équipe prenant deux semaines de vacances ? Quelles circonstances imprévues pourraient entraîner des perturbations ? (Pensez aux saisons propices aux rhumes et aux grippes ou à la perte accidentelle de données).
Réfléchissez aux étapes que vous pourriez suivre pour empêcher l’apparition de certains risques ou limiter leur impact négatif. Procédez à une évaluation des risques de votre projet et développez une stratégie de gestion des risques pour être sûr d’être préparé.
Astuce : avancez si possible les tâches comportant un niveau de risque élevé à une date plus proche dans le calendrier de votre projet. Vous pouvez également créer une plage de temps raisonnable autour de votre tâche pour ne pas retarder votre projet si un problème devait survenir.
Étape 6 : Présentez le plan projet aux parties prenantes
Expliquez en quoi votre plan répond aux attentes des parties prenantes et présentez vos solutions à tous les conflits. Mais faites en sorte que votre présentation ne soit pas à sens unique ; il doit avant tout s’agir d’une discussion. Vous devrez déterminer les rôles : qui doit voir quels rapports, et à quelle fréquence ? Quelles décisions nécessiteront une approbation, et par qui ? Communiquez clairement. Assurez-vous que les parties prenantes savent exactement ce qui est attendu d’elles et quelles actions relèvent de leur responsabilité. Le fait que ce soit évident pour vous ne signifie pas forcément que ce soit le cas pour elles.
Astuce : si vous planifiez ou prévoyez de vous éloigner des attentes initiales des parties prenantes, vous devrez l’évoquer tout de suite pour éviter d’éventuelles mauvaises surprises ou tensions. Au lieu de dire aux parties prenantes que leurs attentes ou demandes sont irréalistes, expliquez-leur ce qui est nécessaire pour y répondre de manière satisfaisante : combien de temps, d’argent ou de main-d’œuvre ? Laissez-les décider si cela vaut la peine d’y consacrer les ressources supplémentaires.
Après avoir créé le plan du projet
Félicitations, vous avez terminé votre plan projet ! Prochaine étape de la gestion de projet : programmez une réunion de lancement de projet. Utilisez ces mots d’encouragement pour motiver votre équipe et lancer votre projet dans les meilleures dispositions : Les 10 phrases à ne jamais prononcer lorsque vous déléguez une tâche.
Ressource annexe : Le guide des diagrammes de Gantt destiné aux débutants
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