Aujourd'hui, de nombreuses entreprises de premier plan placent leurs employés au cœur de leur culture d'entreprise. Prenons l'exemple d'Harvey Mackay, l'homme d'affaires sept fois auteur de best-sellers du New York Times : « Si vous croyez, comme moi, que vos employés sont vraiment votre atout le plus précieux, déclare-t-il, faites tout ce que vous pouvez pour les aider à faire leur travail le mieux possible. » Un sentiment qui semble partagé par de nombreux hauts dirigeants.
Mais comment les entreprises font-elles pour gérer cette précieuse ressource que constituent les employés ? Une récente étude de Gallup a révélé que 23 % d'entre eux avaient le sentiment d'être très souvent, voire toujours, épuisés au travail. Selon l'étude de Wrike sur les conséquences du stress au travail, le burnout cause des insomnies et conduit notamment les employés à démissionner ou à chercher un nouvel emploi. Il s'ensuit la nécessité d'embaucher de nouvelles personnes, ce qui prend du temps et coûte de l'argent. De plus, le recrutement des meilleurs talents est devenu un marché très compétitif et cher : il coûte 160 milliards de dollars par an aux entreprises américaines, alors que les salariés fortement mobilisés sont à même de stimuler la croissance des revenus de leur entreprise jusqu'à 2,3 fois.
Lorsque les ressources en équipement et en capital sont surexploitées, la solution est souvent simple. Mais quand ce sont les salariés qui sont trop sollicités, la réponse doit être plus globale. Il faut commencer par donner aux dirigeants les outils appropriés à même d'aider les employés à gérer efficacement leur charge de travail. C'est là que Wrike Resource entre en jeu.
Qu'est-ce que Wrike Resource ?
Wrike Resource est une solution collaborative de gestion des ressources et du temps visant à aider les entreprises à optimiser la planification et l'allocation de leurs ressources. Elle permet aux dirigeants de choisir les bonnes personnes, pour les bons projets et au bon moment.
Qu'appelle-t-on « ressources » ? Les ressources désignent les personnes, les équipements et/ou l'argent nécessaires pour mener à bien un projet. Selon GoSkills, elles sont mal gérées quand elles sont soit sous-allouées, soit sur-allouées. La sous-allocation des ressources, c'est-à-dire lorsqu'il y a plus de ressources que nécessaire pour achever le travail, entraîne un gaspillage d'argent, de potentiel et de productivité. À l'inverse, toute sur-allocation, ou lorsque les ressources sont surchargées de travail, engendre du stress, un moral en berne et une qualité de travail moins bonne.
La solution de gestion intuitive des ressources de Wrike permet aux équipes de projet internationales de maîtriser leur ressource la plus précieuse, à savoir le personnel. Avec Wrike, les responsables peuvent optimiser la planification de projets, équilibrer les charges de travail et augmenter la productivité. Fini les tâtonnements en matière de sous-allocation ou sur-allocation, grâce aux rapports qui vous aident à affiner et à améliorer votre gestion des ressources. Voyons à présent de plus près comment Wrike Resource peut aider les équipes à éviter le burnout suivant quatre méthodes différentes.
Les quatre méthodes de Wrike Resource pour aider les équipes à éviter le burnout
Wrike, partenaire des entreprises leaders en France
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1. Assurer à l'équipe la visibilité de sa charge de travail pour la planification des projets
Il faut avant tout ne pas oublier que les nouveaux projets modifient la charge globale de travail de votre équipe lorsqu'elle est déjà occupée sur un projet planifié. La conception intuitive de Wrike Resource facilite l'assignation des bonnes ressources aux bons projets, permettant ainsi aux chefs de projet d'allouer les heures de travail en fonction des capacités et de la disponibilité de chaque membre de l'équipe.
À ce stade de planification critique, Wrike Resource aide les chefs de projet à obtenir une vision globale et en temps réel de leurs équipes. Avec Task Effort, les responsables peuvent calculer le temps requis pour effectuer chaque tâche. Par exemple, une tâche peut se dérouler sur plusieurs jours, mais elle ne nécessite que quelques heures de travail par jour de la part de chacun des chargés de mission. Cela garantit ainsi une allocation précise de la main-d'œuvre pour chaque étape du projet.
Selon l'60 % des créatifs déclarent recevoir des demandes ponctuelles au moins une fois par semaine, ce chiffre concernant 80 % des services de 51 personnes et plus.
Wrike Resource offre une visibilité complète sur la charge de travail de toute votre équipe, y compris au niveau de ses membres individuels. Grâce aux Tableaux de charge de travail, vous pouvez ainsi rapidement visualiser le calendrier et les projets de chaque membre de l'équipe, savoir qui fait quoi et combien de temps prend chaque tâche. Cet aperçu de la disponibilité des équipes vous aide ainsi à élaborer des plans qui minimisent les conflits et optimisent l'utilisation des ressources.
Bien qu'il soit tentant de lancer les projets dès que vous avez le feu vert, commencer à travailler sans les bonnes ressources peut tout à fait « repousser la date d'achèvement de quatre mois à un an », selon le rapport Gartner « Resource Capacity Planning for PPM Leaders » (Planification de la capacité de ressources pour les leaders PPM). Un délai trois fois plus long qu'avec des ressources bien gérées lors de la planification. Un outil tel que Wrike Resource vous fournit toutes les informations de planification dont vous avez besoin et aide votre équipe à lancer les projets au bon moment, avec tous les atouts nécessaires pour réussir.
« L'aperçu de la gestion du temps et de la charge de travail facilite la gestion des ressources car l'équipe a une vision claire de la possibilité ou non de terminer un projet dans le temps imparti. Cela protège également nos salariés en leur évitant de travailler au-delà de leur capacité. » — Thomas Mix, Directeur de la stratégie et du développement commercial, Digital Planet
2. Optimiser les performances de l'équipe avec des charges de travail plus équilibrées
L'allocation flexible des ressources dans Wrike permet aux chefs de projet de répartir les heures de travail conformément aux compétences et à la disponibilité de chaque membre de l'équipe. Favorisez le travail collaboratif dans votre équipe, et évitez les retards dus à des charges de travail déséquilibrées.
Des études ont à de nombreuses reprises montré qu'une charge de travail trop importante et la pratique multitâche réduisent l'efficacité. L'analogie sportive courante des « sables mouvants mentaux » illustre parfaitement cette situation dans ce genre de projets. Tout va bien, jusqu'au moment où quelque chose se détraque, puis autre chose se passe mal, et ainsi de suite. Tout à coup, vous vous enfoncez dans une spirale infernale et avez l'impression de ne pas pouvoir en sortir. Votre projet prend du retard et impacte d'autres projets. Le stress qui en découle engendre de mauvaises performances. Dans une telle situation, même les employés les plus brillants se découragent sous la pression d'une charge de travail mal gérée. Qui n'a pas déjà connu une telle situation ?
Une fois que vous maîtrisez la planification de vos ressources avec Wrike Resource et que vous visualisez votre charge de travail, vous pouvez commencer à chercher à optimiser votre productivité grâce à divers outils et à assigner des tâches par fonction. Il s'agit alors de passer de « Avons-nous assez de main-d'œuvre pour mener à bien ce projet » à « Comment assigner les tâches de manière à optimiser la productivité ». En plus d'offrir la possibilité de terminer les projets plus rapidement, l'équilibrage des charges de travail augmente les performances, la productivité, le bonheur et la créativité à long terme.
« Grâce à Wrike Resource, nous avons été en mesure de réduire de 12 à 3 le nombre de projets simultanés sur lesquels le personnel travaille. Nous utilisons Wrike Resource pour programmer intégralement les projets afin de visualiser les conflits, puis les responsables obtiennent un aperçu qui leur permet de prendre des décisions sur ce qui constitue une priorité et ce qui peut être réattribué. En fait, nous avons tout terminé, mieux que prévu et avons même eu le temps de faire autre chose. » Derick Dahl, directeur de la gestion des produits chez Dana Innovations
3. Prévoir une hiérarchisation agile et modulable afin de ne jamais perdre de vue les projets, quoi qu'il arrive
Wrike Resource permet aux équipes de travailler de manière collaborative et d'éviter ainsi les retards qui entraînent des dépenses d'exploitation superflues et l'inefficacité des activités. Vous modifiez ainsi facilement les priorités de vos projets grâce à une interface permettant le glisser-déposer. Les projets avancent, et vous réduisez les dépenses opérationnelles imprévues, même lors de changements de situation. Vous ajustez la durée des tâches, l'effort requis et les chargés de mission en temps réel, puis vous assignez les tâches depuis le backlog dès que votre équipe est disponible pour prendre d'autres projets.
Peu importe la solidité de votre programmation, des événements inattendus vont se produire : des demandes urgentes, une modification des objectifs commerciaux, des congés maladie imprévus. La possibilité d'ajuster les calendriers et de réassigner les tâches aide les responsables à éviter le burnout des employés et à s'aligner sur les changements des demandes ou des objectifs de l'entreprise.
En fait, 20 % des employés affirment que les modifications de dernière minute sont la principale raison des retards de projets. Notre étude sur le stress au travail a montré que le principal facteur de stress résidait dans « les goulots d'étranglement et l'attente envers les autres ». Lorsque votre équipe se heurte à un obstacle, le fait de réagir avec agilité vous aide non seulement à faire avancer le projet rapidement, mais aussi à renforcer le moral de l'équipe tout en la préservant d'un éventuel burnout face à l'immobilité de la situation.
Pour éviter les frustrations inutiles, Wrike aide les dirigeants à hiérarchiser les tâches de manière agile en fonction de la visibilité de la charge de travail. Les responsables peuvent rapidement repérer et éliminer les goulots d'étranglement tout en regroupant toutes les informations sur les tâches au même endroit, favorisant ainsi la responsabilisation et renforçant la communication au sein de l'équipe.
4. Augmenter l'utilisation des ressources grâce à l'automatisation et à la génération de rapports
Wrike Resource fournit un moyen simple de suivre le temps consacré aux tâches et d'améliorer en continu la prévision des ressources. Conservez les tâches et le suivi des tâches au même endroit afin de pouvoir comparer l'effort planifié au départ avec le temps réellement passé sur une tâche donnée.
Dans une étude récente, 38 % des employés chargés du suivi du temps ont indiqué qu'ils utilisaient encore des processus manuels, tels que des cartes de pointage papier et des horodateurs classiques. Les fonctions Temps facturable et Feuilles de temps de Wrike Resource aident les responsables à intégrer ces tâches à l'ère numérique, en leur permettant d'automatiser leurs tâches administratives fastidieuses et de créer des rapports qui améliorent les processus.
Une feuille de temps combinée remplit automatiquement les champs de toutes les tâches assignées, de sorte que les heures de travail peuvent être indiquées à tout moment. Votre équipe peut ajouter plusieurs entrées par jour et faire des commentaires afin de fournir un contexte supplémentaire si nécessaire. La vue hebdomadaire des feuilles de temps vous permet de visualiser instantanément le total du temps passé sur toutes les tâches, ainsi que le résumé hebdomadaire du temps passé sur les tâches pour une facturation simple et facile.
Les employés sont frustrés lorsqu'ils s'enlisent dans des tâches administratives manuelles et qu'ils ne voient pas l'impact de leurs efforts. Une étude révèle que seulement 39 % de leur journée de travail est réellement dédiée à leurs tâches professionnelles. Les 61 % restants sont consommés par des tâches anodines et du travail administratif.
Selon notre rapport de référence sur les services professionnels, 64 % des salariés déclarent passer trois heures ou plus par semaine à documenter les heures travaillées. Les personnes que nous avons interrogées déclarent en outre que l'automatisation est une opportunité essentielle en termes de satisfaction personnelle et de relations clients. Trois personnes interrogées sur dix ont déclaré qu'elles pourraient réaliser 30 à 39 % de travail supplémentaire si la technologie permettait d'automatiser des tâches administratives répétitives - un sur cinq (22 %) affirme même pouvoir atteindre 50 % ou plus ! Wrike Resource aide les dirigeants à automatiser des processus manuels pénibles, à optimiser le travail, à mesurer l'impact des employés et à permettre aux équipes de consacrer leur temps au travail qu'elles aiment faire.
En plaçant toutes les informations au même endroit, les responsables peuvent créer des rapports Wrike personnalisés dans des vues faciles à synthétiser, telles que des diagrammes de Gantt et des tableaux. Ils peuvent comparer l'effort prévu au temps réellement passé à mesurer les performances de l'équipe et les prévisions. Cette meilleure visibilité permet ainsi d'améliorer l'utilisation et la planification future des ressources. Elle permet également aux équipes de voir l'impact de leur travail et de constater les améliorations.
Prêt pour Wrike Resource ?
Les employés satisfaits commettent 26 % moins d'erreurs administratives, ont un taux de burnout 79 % inférieur et présentent une probabilité de quitter leur poste 61 % inférieure aux employés insatisfaits. Que vous soyez prêt à adopter Wrike Resource ou que vous souhaitiez simplement en savoir plus, commencez d'abord par vous recentrer sur vos employés en vous posant les questions suivantes :
- Bénéficiez-vous d'une visibilité en temps réel sur la charge de travail de votre équipe ?
- Toutes les ressources sont-elles prêtes pour que vous puissiez lancer votre projet ?
- Avez-vous pensé aux dépendances et obstacles qui jalonneront potentiellement votre projet ?
- Quel processus utiliserez-vous pour gérer les demandes de travail entrantes ?
- Dans quelle mesure la charge de travail de votre équipe est-elle équilibrée ? Sur combien de projets travaille-t-elle à la fois ?
- Votre équipe a-t-elle un moyen clair de voir son travail et son planning ?
- Votre équipe sait-elle redéfinir les priorités et rester productive malgré les obstacles ?
- Êtes-vous capable de redéfinir les priorités de travail facilement ?
- Quelles tâches administratives pouvez-vous automatiser ?
- Faites-vous un rapport sur les efforts prévus par rapport aux efforts réels, et ajustez-vous l'allocation des ressources ?
En savoir plus sur les fonctionnalités les plus intéressantes de Wrike Resource :
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Effort des tâches
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Tableau de charge de travail
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Activation de l'effort en masse
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Feuilles de temps
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Postes
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Temps facturable
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Verrouillage des entrées de temps
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Rapport sur l'optimisation de l'équipe
Wrike Resource est disponible pour les comptes Business, Entreprise et Wrike for Professional Services. Pour plus d'informations, rendez-vous sur notre page dédiée à Wrike Resource.
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