Vous êtes chef de projet et devez créer le planning de votre projet sur les mois ou encore les années à venir. Vous recherchez alors la façon la plus adéquate de capturer vos idées et de les planifier : l’approche que vous utilisiez jusqu’ici en utilisant un stylo, du papier et une règle vous semble obsolète. Et vous avez raison !

Les chefs de projet experts à l’ère du digital, utilisent aujourd’hui 3 façons de construire le calendrier de leur projet. Curieux(ses) de savoir laquelle convient à votre équipe ?

1. Planning sur Excel : Outil le plus familier, mais méthode la moins efficace

La suite Microsoft Office est l’un des premiers programmes que les débutants apprennent à utiliser. Par conséquent, ces derniers comptent souvent sur Excel pour facilement mettre en forme tout ce qui s’affiche dans un tableau, calendriers inclus. Pour répondre à ce besoin, Excel possède des modèles de calendrier pratiques et préconçus, vous ne perdrez ainsi pas de temps à les créer et adopterez facilement à la planification. Si vous utilisez un tableur Excel pour planifier votre calendrier de projet, les membres de votre équipe savent certainement déjà comment ouvrir et modifier ce document. 

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Conçu comme un outil hors ligne, Microsoft Excel est cependant la méthode de collaboration la moins efficace  pour construire votre calendrier de projet. Après avoir entré les jalons, vous devez trouver la meilleure façon de partager et de modifier le fichier. Si vous partagez le document via e-mail, il passera certainement à la trappe et ne sera pas consulté depuis la boîte de réception de vos collègues. Les plateformes de partage de fichiers comme Google Drive, Dropbox, ou Box permettent à vos collègues de charger séparément des versions mises à jour du calendrier, ce qui signifie qu’elles devront toutes être consolidées plus tard. Une tâche supplémentaire pour le chef d’équipe. 

Excel est utile pour les versions finales des calendriers, mais il ne fonctionne tout simplement pas comme une plateforme interactive et efficace pour la planification des projets collaboratifs.

2. Google Agenda : Outil familier, méthode plutôt efficace

Pour les équipes qui veulent collaborer grâce à la planification de projet et désirent le faire en temps réel, il existe des calendriers en ligne comme Google Agenda. Sur groupcamp.fr, découvrez comment gérer des échéanciers de projet sur Google Agenda.

Vous pouvez créer plusieurs calendriers gratuits sur Google Agenda et choisir ceux que vous souhaitez afficher. Vos calendriers peuvent s’organiser de 2 manières :

  • 1. Par assigné(e)s : créez un calendrier pour chaque membre de l’équipe et indiquez leurs tâches directement dans leurs calendriers personnels. Les chefs d’équipe peuvent consulter les charges de travail de chaque membre ou de plusieurs membres de l’équipe, pour vérifier leurs échéances à venir.
  • 2. Par projet : créez un calendrier distinct pour chaque projet d'envergure sur lequel votre équipe travaille, et entrez les dates d’échéances des tâches, ainsi que les étapes du projet. Vous serez en mesure de comparer les échéanciers de différents projets. Il vous sera ainsi plus facile de visualiser si une mission doit être reportée, de sorte à prendre en charge d'autre missions prioritaires.

Google Agenda est une méthode bien plus efficace pour la planification des projets et la collaboration, mais elle est encore imparfaite. Contrairement aux tableurs Excel, tous les membres de votre équipe peuvent accéder et modifier les tâches simultanément, et sans s'inquiéter du contrôle des versions. Les limites de Google Agenda n’apparaissent qu’une fois que vous vous intéressez aux menus détails de la planification de projet, en notant les tâches interdépendantes, et en découvrant où et pourquoi les goulots d’étranglement apparaissent au fur et à mesure que le projet progresse.

3. Diagramme de Gantt : Outil le moins familier, méthode la plus efficace

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Les diagrammes de Gantt sont l’outil indispensable pour chaque responsable ou équipe désireux de bénéficier d'une vue détaillée des projets. Les diagrammes de Gantt les plus efficaces sont disponibles en ligne grâce à l'intégration de fonction d’automatisation. Ceci permet aux équipes de mettre en place, en temps réel, toutes les tâches et étapes de projet. Ainsi, celles-ci peuvent planifier ensemble un calendrier de projet. Les diagrammes de Gantt indiquent aussi la durée des tâches, relient leurs dépendances, inscrivent les assigné(e)s et comparent l’avancement de votre projet à son chemin critique, de sorte à visualiser les éventuels retards. Vous pouvez également afficher plusieurs projets sur le même diagramme de Gantt, pour voir comment ces derniers s’alignent.

Le diagramme de Gantt est l’outil le moins familier pour ceux qui ne sont pas chefs de projet, votre équipe peut avoir besoin de temps pour s’y familiariser. Cependant, celui-ci est conçu spécifiquement de sorte à planifier des projets et représente ainsi le moyen le plus efficace d’élaborer votre calendrier de projet. Les contraintes que rencontrent de nombreuses équipes dans Excel et Google Agenda, trouvent des solutions grâce aux diagrammes de Gantt. Il suffit de changer ses habitudes !

Comment votre équipe planifie-t-elle des projets ?

Les diagrammes de Gantt sont la meilleure façon d’aménager votre calendrier en 2018, mais ils sont aussi les moins utilisés. Si vous êtes intéressé(e)s d'en apprendre plus sur l’utilisation de diagrammes de Gantt pour faciliter votre planification de projets, découvrez les diagrammes de Gantt interactifs de Wrike et faites un essai gratuit.

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