On entend partout qu'un calendrier projet est essentiel, mais soyons honnête, mettez-vous réellement ce conseil en pratique ? Bien sûr, vous commencez chaque projet par une ébauche de programme, mais c'est principalement parce que vous le percevez comme une obligation. Jusqu'ici, cette étape vous apparaissait comme une formalité inutile, voire même une perte de temps colossale.
Pourquoi ? Parce que vous observez que votre calendrier projet n'est que rarement précis. Vous définissez des délais avec les meilleures intentions, mais les projets ne tardent jamais à dérailler, ce qui fait de votre calendrier non seulement quelque chose d'inutile, mais également un rappel décourageant de votre progression plus lente que prévu.
Votre frustration est compréhensible (et, honnêtement, assez fréquente). Mais avant de blâmer votre calendrier, il est utile d'identifier la façon dont vous contribuez à cette frustration et à cette imprécision.
Nous allons analyser certaines des erreurs fréquentes que les chefs de projet commettent en termes de planification, et comment vous pouvez les corriger (et apprendre, en fin de compte, à aimer ce calendrier projet).
1. Vous travaillez en remontant le temps
Lorsque votre équipe débute un nouveau projet, voici à quoi ressemble votre processus de planification actuel : vous déterminez ce que comprend le projet (par exemple, rédiger et lancer un nouvel e-book) puis vous fixez une date d'échéance.
Que se passe-t-il ensuite ? Vous travaillez à reculons à partir de la date d'échéance, en faisant de votre mieux pour caser toutes les tâches et les jalons avant cette date arbitraire.
C'est une façon courante de faire les choses, mais c'est également contreproductif. Vous disposez probablement votre équipe à l'échec dès le départ.
Bonne nouvelle : il existe une meilleure approche, qui consiste à créer une structure de décomposition du travail. Commencez en regardant l'intégralité du projet, puis divisez-le en livrables de plus petite taille. Avec notre exemple d'e-book, cela peut comprendre :
- Ébauche du contenu écrit
- Ébauche du design complet de l'e-book
- Page de destination
- Lancement des e-mails annonçant l'e-book
Une fois ces étapes déterminées, vous pouvez commencer à diviser chacun de ces livrables en tâches, afin d'en estimer la durée requise. Peut-être que l'équipe Contenu a besoin de deux semaines pour écrire l'ébauche puis une autre semaine pour la finaliser.
Lorsque vous avez fait cela pour chacune des tâches, vous pouvez additionner ces estimations pour obtenir un aperçu plus réaliste de la durée totale de votre projet et utiliser cette donnée pour fixer une date d'échéance réalisable tout en étant motivante.
2. Vous ne définissez pas assez de jalons
Imaginez que vous êtes en train de planifier l'itinéraire d'une conférence à venir. Considéreriez-vous le planning des événements de la journée ci-dessous comme complet ?
- 8:00 : Arrivée des participants
- 17:00 : Fin des sessions de la conférence
Hmm... Peu probable, n'est-ce pas ? Cela semble évident dans ce contexte, mais bien trop de calendriers de projets simples tombent dans ce piège. Les équipes déterminent une date de début et une date de fin, puis elles considèrent cela suffisant pour l'appeler un véritable calendrier.
Un calendrier de projet utile doit comprendre bien plus que les dates de lancement et de livraison. Après tout, ce sont des étapes intermédiaires qui peuvent faire dérailler le projet.
Les jalons ou livrables que vous avez identifiés lors de la création de votre structure de décomposition du travail doivent se refléter dans votre calendrier, et les dates d'échéance doivent y être rattachées.
Ces dates servent de points de vérification vous permettant d'évaluer votre progression et de réaliser les ajustements nécessaires avant que la date de livraison finale ne vous tombe dessus. Ceci est bien plus productif qu'une estimation approximative de l'étape à laquelle vous devriez être en ce moment dans le projet.
3. Vous êtes trop optimiste dans vos estimations de temps
Lorsque tout se passe exactement comme prévu, il est facile de suivre votre calendrier projet. Mais à quand remonte la dernière fois où cela s'est produit ?
C'est là que les chefs de projet se mettent réellement dans le pétrin avec les calendriers imprécis : lorsqu'ils laissent les idées fausses et l'optimisme subjectif s’immiscer dans la planification et les faire gravement sous-estimer le temps nécessaire pour réaliser certaines tâches.
Il est certain que fixer des délais très serrés peut être motivant. Mais si vous déterminez des dates de livraison totalement irréalistes, cela signifie que destinez votre équipe à échouer dès le départ.
Les estimations de temps sont compliquées, notamment si les tâches sont réalisées par d'autres personnes. Si vous n'êtes pas sûr de la durée exacte d'une tâche, contactez la personne ou l'équipe responsable afin de savoir combien de temps leur a pris la réalisation d'une tâche similaire.
Vous pouvez également ajouter un outil de suivi du temps à l'arsenal de votre équipe pour enregistrer le temps passé sur différentes activités. Cela vous fournira des données utiles que vous pouvez revoir et utiliser pour vous aider à mieux estimer la durée du prochain projet.
Il est également conseillé d'utiliser la méthode du chemin critique pour identifier la plus longue portion de tâches dépendantes et les mesurer du début à la fin. Non seulement cela vous donne une meilleure idée de la durée totale du projet, mais cela vous permet également de discerner les activités qui peuvent être retardées sans affecter la durée globale du projet.
4. Vous oubliez les dépendances
La gestion de projet serait un jeu d'enfant si vos projets étaient toujours linéaires, n'est-ce pas ? Mais les choses fonctionnent rarement de cette façon.
Certaines tâches sont dépendantes des autres. Les équipes s'attendent les unes les autres pour finaliser différentes parties. Les ressources sont déployées et doivent être assignées stratégiquement.
C'est lorsque que les chefs de projet ne parviennent pas à identifier ces dépendances et complexités que les projets déraillent. Vous devez savoir comment les tâches précédentes impactent les tâches suivantes, et les délais nécessaires aux membres de votre équipe pour réaliser le travail qui leur est assigné.
Listez toutes les tâches et équipes individuelles (ou les membres d'équipe individuels) associées à votre projet et surlignez ou entourez celles qui sont dépendantes des autres. Par exemple, l'équipe Design ne peut pas réellement travailler sur l'e-book tant qu'ils n'ont pas reçu l'ébauche de l'équipe Contenus. De même, le rédacteur ne peut pas écrire le contenu de l'e-book et la page de destination au même moment.
Savoir à quel moment ces chevauchements ou obstacles vont apparaître vous permet de les prendre en compte lorsque vous planifiez le calendrier du projet, et par conséquent, de créer un calendrier bien plus précis.
5. Vous simplifiez trop les livraisons internes
Lorsque vous planifiez votre calendrier projet, le processus global du projet semble fluide. Les tâches fluent entre les différentes équipes. Votre équipe Contenus finalisera sa partie et l'équipe Design prendra le relai sans perdre de temps ni d'information.
En réalité, les livraisons internes représentent souvent un autre goulot d'étranglement important dans les projets inter-départements. Pour que votre calendrier projet soit aussi réaliste que possible, il doit prendre en compte le temps de latence souvent associé à ces transferts.
Cela signifie que ces transitions doivent se refléter dans votre calendrier (même une journée est suffisante). Cela donne à votre équipe la marge de manœuvre dont elle a besoin pour fournir des informations contextuelles, répondre aux questions et mettre les autres équipes au fait de ce qui a été réalisé, sans que d'autres tâches ou étapes ne prennent inévitablement du retard.
Bien sûr, ces livraisons internes sont grandement simplifiées si votre équipe communique et travaille de manière transparente pendant tout le projet. C'est la raison pour laquelle un logiciel de gestion de projet représente un atout incomparable, car la communication reste centralisée et chacun visualise l'avancement du projet, que la balle soit dans son camp ou non.
6. Vous commencez de zéro à chaque fois
Oui, chaque projet est différent. Mais si vous réinventez la roue à chaque fois que vous en commencez un nouveau, non seulement vous perdez un temps précieux, mais vous augmentez également les risques d'erreur et d'oubli de certaines étapes.
Lorsque vous trouvez un fonctionnement qui marche pour vous et votre équipe, créez et enregistrez un modèle de calendrier projet que vous pouvez reprendre lors de la planification d'un nouveau projet. De cette manière, vous simplifiez le processus et vous obtenez une qualité et des succès reproductibles.
Avec un logiciel de gestion de projet, vous pouvez très simplement créer votre calendrier projet en ligne, et enregistrer des modèles afin de pouvoir réutiliser ce squelette dans les projets futurs.
Un autre avantage à créer votre calendrier sur une plateforme de gestion de projet plutôt que manuellement ? Lorsqu'un changement inévitable surviendra dans votre projet, le calendrier s'ajustera automatiquement pour prendre en compte ces modifications ou ce retard.
Cela signifie que vous aurez toujours une description précise de l'avancement réel de votre projet, plutôt qu'un rappel brutal de vos intentions initiales.
Évitez ces erreurs et créez un calendrier projet plus précis
Le calendrier de livraison de votre projet doit être une ressource utile pour vous et votre équipe de projet, et non quelque chose qui vous décourage et vous déroute. Mais les calendriers représentent seulement un avantage lorsqu'ils sont précis, et ceci n'est pas toujours facile.
Heureusement, vous pouvez contrôler la situation plus que vous ne le pensez. Il est possible que vous commettiez des erreurs courantes qui sabotent votre calendrier bien intentionné, et les corriger peut faire toute la différence.
Utilisez ces idées de calendrier de projet et évitez les erreurs, vous obtiendrez une planification qui vous maintiendra, vous et votre équipe, dans la bonne direction.
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