Ah, les maudits tableurs ! Une déferlante de cellules qui contient tout ce qui a un rapport avec vos projets. C'est le document de base dont vous disposez pour consigner toutes les modifications, les décisions et les approbations du projet. Et comme vous dépendez de plus en plus, vous finissez par passer plus de temps à le mettre à jour qu'à l'utiliser. Bienvenue du côté obscur des tableurs.
Vous pensez peut-être « Certes, utiliser les tableurs prend beaucoup de temps, mais cela en vaut la peine ». En êtes-vous certains ?
Katy Scott, responsable de l'apprentissage numérique au Monterey Bay Aquarium, utilisait des tableurs pour diriger les différents programmes d'éducation de l'aquarium. Mais les tableurs sont devenus un obstacle, demandant beaucoup de maintenance, ce dont son équipe n'avait pas besoin.
« Nos programmes éducatifs figurent parmi les meilleurs du pays et notre équipe les gérait sur des tableurs Excel », explique Katy. « Mais quand nous avons réalisé que nous grandissions et que des choses passaient à travers les mailles du filet, nous nous sommes rendus compte que ce n'était pas en raison d'une incompétence, mais à cause d'une mauvaise communication ».
Selon notre enquête sur la gestion du travail, 64 % des travailleurs interrogés (échantillon de plus de 1 000 personnes) ont affirmé qu'ils conservaient habituellement leurs informations dans un tableur ou un document basé sur le cloud. Pour ces 64 %, les 3 sources principales de stress au travail seraient les suivantes :
Les faits l'attestent : indépendamment de tout le temps que vous passez sur les tableurs, ces derniers sont inefficaces et coûteux. Examinons les 3 sacrifices principaux que vous concédez lorsque vous gérez un tableur.
Le temps c'est de l'argent, et il est évident que vous en perdez énormément lorsque vous travaillez sur des tableurs.
Les tableurs créent des silos. Les équipes se divisent en plusieurs personnes travaillant sur leurs propres tableurs. Cela a des conséquences désastreuses. Vos équipes donnent ou reçoivent des feedbacks contradictoires. Les données anciennes sont prises pour les plus récentes. Et les priorités ne sont pas claires. Personne ne sait sur quoi il doit travailler aujourd'hui. Pire que cela, personne ne sait pour quand était la livraison... aujourd'hui ? Hier ? Ou il y a deux semaines ? Avant même de vous en apercevoir, vos meilleurs éléments perdent leur temps à mettre à jour les tableurs.
Analysons la situation : Imaginons que vous gérez une équipe de 5 personnes. Chaque membre de cette équipe passe une heure par semaine à mettre à jour les tableurs. Ce qui fait un total de 5 heures par semaine et de 20 heures par mois. Disons que les coûts moyens d'un employé à temps plein représentent environ 50 $ de l'heure. Ce faisant, la maintenance de votre tableur vous coûte environ 1 000 $ par mois. Aïe.
Solution : un outil de gestion du travail peut vous aider à automatiser le travail administratif que vous demande les tableurs, ce qui vous permet de vous concentrer sur un travail plus important. Les outils tels que Wrike prennent en charge les tâches fastidieuses et répétitives incontournables, comme la création de modèles et l'assignation automatique du travail, et vous libèrent, vous et votre équipe, afin que vous puissiez vous consacrer au travail créatif pour lequel vous avez été recrutés.
2. Sécurité compromise
Une fois que vous avez envoyé un tableur Excel à votre équipe, qu'est-ce qu'il devient ? Les informations confidentielles qu'il contient se trouvent désormais dans toutes les boîtes de réception. Et que se passerait-il si un employé mécontent quittait l'entreprise ? Ou si quelqu'un de l'extérieur obtenait un accès aux mails ?
Les tableurs enregistrés en local bénéficient de certaines protections, tels que les accès restreints, mais ces dernières sont principalement tournées vers la structure plutôt que sur les données. Les tableurs Excel contenant des données confidentielles peuvent être extrêmement coûteux si celles-ci sont compromises, c'est pourquoi il est important de sécuriser les informations autant que possible, pour que vous puissiez contrôler l'accès à celles-ci à tout moment.
Les tableurs en ligne bénéficient de meilleures protections telles que les permissions d'affichage, mais vous restez quand même exposé à un grand risque.
Solution : partager vos données dans un outil de gestion du travail vous permet de décider ce que vous voulez partager et ce que vous souhaitez garder privé.
Avec Wrike, vous pouvez choisir qui peut voir, modifier et supprimer les données à tout moment, tout en gardant les informations dans un endroit unique et sûr.
3. Données inexactes
Êtes-vous sûr de disposer de la dernière version d'un tableur Excel ? Si vous l'envoyez pour que d'autres le modifient, comment pouvez-vous le savoir ? Vous pourriez être en train de perdre votre temps à modifier une version ancienne d'un tableur.
Certes, les tableurs en ligne sauvegardent le travail automatiquement. Mais il n'y a aucun moyen de consulter les versions précédentes. Et si une partie prenante souhaitait voir la version originale d'un document ? Ce ne serait pas possible de la voir et de récupérer les informations.
Sans parler des erreurs. Tout mettre à jour manuellement est une porte ouverte à celles-ci. Après tout, nous sommes humains.
Selon plusieurs études menées ces dernières années, 88 % des tableurs contiendraient des erreurs « importantes ». Et les problèmes ne s'arrêtent pas là.
Selon le European Spreadsheet Risk Interest Group (EuSpRIG), une ressource mondiale pour la gestion des risques liés aux tableurs, certaines erreurs peuvent avoir un impact réel sur les entreprises, pouvant entre autres occasionner une perte de revenus, une faillite ou une fraude.
Solution : un outil de gestion du travail vous permet, à vous et votre équipe, de travailler en tandem, pour que tout votre travail soit réalisé en temps réel. Ainsi, vous êtes sûr de toujours travailler sur la version la plus récente. Tout est mis à jour et sauvegardé immédiatement. Si vous avez besoin d'une version plus ancienne d'un document, l'historique des révisions de Wrike vous permet de récupérer les versions précédentes d'un document.
Le moment est venu d'abandonner les tableurs
Avec les tableurs il y a de quoi s'arracher les cheveux, alors pourquoi continuer à les utiliser ? Il est temps d'envisager une solution qui pourrait améliorer vos processus et permettre à votre équipe d'oublier le travail administratif.
Vous n'êtes toujours pas convaincus ? Consultez le tableau comparatif ci-dessous mettant en évidence les différences entre les tableurs et Wrike.
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