Demandes, ébauches, révisions, mises à jour de statuts, échéances et modifications interminables. Vous avez la tête qui tourne ? Il faut admettre que maintenir tous vos projets créatifs en ordre représente un véritable défi. Vous savez parfaitement que votre système actuel ne fonctionne pas. Vos fichiers sont dispersés entre Google Drive et Dropbox. Des communications importantes se perdent dans des e-mails et des messages instantanés. Votre processus d'approbation représente un obstacle majeur. La bonne nouvelle, c'est qu'un outil de gestion de projets créatifs vous aidera, vous, votre équipe ainsi que vos clients, à garder le cap et surtout, plus important encore, à maintenir vos projets sur la bonne voie.
Vous avez l'embarras du choix. D'ailleurs, si vous effectuez la recherche « logiciel de gestion de projet » sur le site reconnu Software Advice, on vous présentera instantanément 320 propositions.
Alors, comment trouver l'outil qui s'adapte le mieux à vos besoins spécifiques ? Voici les critères à prendre en compte pour choisir l'outil de gestion de projets créatifs qui vous convienne le mieux.
1. En avoir pour son argent
Vous trouverez des outils et des systèmes de gestion de projet à tous les prix, depuis les logiciels gratuits aux logiciels d'entreprise. Le prix est déterminé par un ensemble de facteurs différents, notamment (sans s'y limiter) :
- Le nombre d'utilisateurs pouvant accéder à l'outil
- Le nombre de projets ou d'espaces de travail
- Le nombre de fonctionnalités et d'intégrations
- La capacité de stockage
- La qualité de l'assistance clientèle
Finalement, cela ne sert à rien d'envisager des options qui ne conviennent pas à votre budget. Alors, avant d'examiner toutes les possibilités, optez pour celle vous pouvez réellement vous offrir.
Nous savons ce que vous pensez : vous avez vu qu'il y a plein de propositions gratuites sur le marché. Pourquoi prendre des risques et ne pas opter pour l'une de celles-ci ?
Normal. Les options gratuites sont tentantes. Notez néanmoins que l'offre de la plupart des outils gratuits est limitée. Vous aurez des restrictions en ce qui concerne les utilisateurs, les projets et les données, sans parler du fait que vous n'aurez peut-être pas les fonctionnalités, options et intégrations dont vous avez réellement besoin pour que vos projets créatifs soient qualitatifs.
De plus, si vous planifiez d'agrandir votre équipe, vos services ou votre base de clients, il est probable que ces solutions ne soient rapidement plus adaptées à vos besoins et il faudra vous replonger dans le processus de sélection d'un nouveau système.
Épargnez-vous des ennuis et prenez vraiment le temps d'évaluer votre budget pour savoir le montant que vous pouvez investir dans une solution. Comme le dit l'adage « vous obtenez ce que vous payez », ce qui explique pourquoi le domaine des logiciels d'entreprises représente la part des dépenses informatiques qui augmente le plus vite dans les entreprises aujourd'hui.
Cette étape vous permettra d'écarter les options trop coûteuses, mais aussi de ne pas terminer avec la solution la moins chère. Au lieu de cela, concentrez-vous sur les outils qui correspondent à votre budget et qui satisfont vos exigences.
2. Des fonctionnalités qui répondent à vos besoins
Votre objectif est que vos projets créatifs soient mieux organisés et simplifiés. Mais les fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin pour accomplir cet objectif peuvent varier selon les circonstances, vos projets, votre équipe et votre flux de travail.
Avant d'examiner vos options en termes de logiciel de gestion de projet, faites une liste des fonctionnalités incontournables que votre outil devra offrir. Impliquez également votre équipe et toute autre partie prenante dans ce processus, afin d'obtenir différentes perspectives et d'assurer vos arrières.
Encore une fois, ce dont vous avez besoin est très personnel. Néanmoins, voici quelques fonctionnalités que les équipes créatives exigent de leur outil de gestion de projet :
- Stockage et organisation des fichiers - vous traitez de nombreux fichiers, vous avez donc besoin de télécharger ces derniers en vue de modifications, de retours et d'approbations. Vous avez également besoin d'espace pour les stocker et les organiser de façon adéquate pour qu'ils ne se perdent pas dans des e-mails ou dans Google Drive.
- Formulaires de réception du travail - votre système doit simplifier le processus de réception du travail afin que vous disposiez à l'avance de toutes les informations dont vous avez besoin pour planifier ces projets efficacement ; c'est d'autant plus vrai lorsque vous recevez des demandes de plusieurs équipes ou de plusieurs clients différents.
- Communication simplifiée - les conversations qui ont à voir avec les projets ne devraient pas être isolées dans des e-mails ou des messages instantanés. Vous avez besoin d'une communication fluide pour faciliter les retours, les questions, les commentaires et les révisions, en vue d'améliorer la collaboration au sein de votre équipe créative.
- Flux de travail personnalisés - se baser sur un modèle de projet ou de flux de travail peut vous faire gagner du temps. Mais étant donné qu'aucun projet créatif n'est identique à un autre, vous aurez également besoin de flexibilité pour personnaliser le processus de façon adéquate.
- Nombreux affichages projet - certains projets créatif se réalisent rapidement, d'autres s'étendent sur plusieurs mois. La possibilité de personnaliser votre affichage projet avec un calendrier projet créatif peut vous aider à surveiller les échéances, à identifier les dépendances entre les tâches et à gérer vos ressources de façon efficace.
Après avoir lu ces quelques lignes, vous allez sûrement penser à d'autres fonctionnalités que vous aimeriez trouver dans votre outil de gestion de projets créatifs. Notez-les tout de suite pour que vous puissiez vous y référer lorsque vous examinerez les différentes options.
3. La possibilité de travailler avec les outils que votre équipe utilise déjà
Nous vivons dans un monde digital, ce qui veut dire que votre équipe utilise déjà des outils et des applications : ceux que vous ne voudrez pas abandonner même avec un nouvel outil de gestion de projets créatifs dans votre arsenal.
Lorsque vous envisagez différentes options, assurez-vous de garder ces outils en tête afin de trouver un logiciel qui s'intègre bien à ces derniers.
Vous avez par exemple peut-être envie de centraliser la communication qui a lieu dans Gmail et Slack dans votre système de gestion de projet. Vous souhaitez peut-être une plateforme qui s'intègre directement à votre logiciel de comptabilité pour pouvoir facturer vos clients en toute simplicité. Ou encore une solution qui s'intègre à Adobe Creative Cloud, pour faciliter les mises à jour de statuts et les demandes d'approbation.
N'oubliez pas que le but de cette recherche de plateforme de gestion de projets créatifs est de simplifier votre manière de travailler et de faciliter vos projets. Vous assurer que votre logiciel fonctionnera bien avec vos outils existants peut vous épargner beaucoup de tracas inutiles.
4. La flexibilité de répondre aux besoins individuels
Votre outil de gestion de projet ne servira à rien si votre équipe ne l'utilise pas. Et les tentatives visant à obliger les individus à utiliser un système qui n'est pas compatible avec leurs besoins et leurs styles de travail se retournera contre vous.
Le logiciel doit certes systématiser vos projets et flux de travail, mais cela ne veut pas dire qu'il ne peut pas offrir une certaine flexibilité.
Un bon outil de gestion de projets créatifs doit pouvoir être personnalisé aussi bien au niveau de l'équipe (grâce à des flux de travail sur mesure et des tableaux de bord globaux par exemple), qu'au niveau individuel (de façon à ce que chacun puisse voir ce qu'il a à faire à un moment précis).
Trouver un outil offrant à la fois la possibilité de collaborer en équipe et la souplesse au niveau individuel, que ce soit pour les membres de votre équipe ou vos clients, afin que ces derniers puissent travailler de la manière qui leur convient le mieux, augmentent vos chances de les voir adopter et utiliser la plateforme.
5. La possibilité d'utiliser l'outil sur un portable
Tout le monde sait que le travail à distance est de plus en plus courant, et cette tendance va encore grandir.
Aujourd'hui, 70 % de la population active mondiale travaillerait à distance au moins une fois par semaine. Et le secteur du design, en particulier, connaît également une augmentation du travail à distance. Dans l'enquête sur le travail à distance menée par Buffer en 2018, 10 % des 1 900 répondants travaillaient dans le secteur du design.
Cela signifie que votre plateforme de gestion de projets créatifs devrait être accessible de partout et facile à utiliser sur des dispositifs de tout type, pas seulement un ordinateur de bureau.
Ce qu'il vous faut vraiment ? Une application mobile native. Aujourd'hui, de plus en plus de travail est réalisé sur nos smartphones.
Si les membres de votre équipe ne réaliseront peut-être pas la majeure partie de leur travail de design sur leur appareil mobile, ils devraient néanmoins pouvoir vérifier la progression des projets et communiquer des mises à jour depuis le drive d'un Starbucks avec la même facilité qu'il le font depuis le bureau.
En clair, plus votre outil sera facile d'accès (de partout !), plus il y a de chances que les individus l'utiliseront comme vous le souhaitez.
Outils de gestion de projets créatifs : trouvez celui qui vous convient le mieux
Soupeser les différentes options qui s'offrent à vous pour trouver le meilleur outil de gestion de projet pour les designers peut se révéler compliqué. Les critères ci-dessus peuvent néanmoins vous aider à restreindre l'éventail des solutions possibles. Pour résumer, assurez-vous de trouver un outil qui :
- Convient à votre budget
- Dispose des fonctionnalités nécessaires
- S'intègre à vos outils existants
- S'adapte aux préférences de chacun des membres de votre équipe
- Contient une appli mobile
En suivant ces critères vous éliminerez, dans chacune des catégories, certaines options qui ne répondent pas à vos besoins. À la fin, il ne vous restera plus qu'une option (ou quelques-unes !).
Que devez-vous faire si vous hésitez encore entre plusieurs options ? Consultez votre équipe et inscrivez-vous à des essais gratuits pour tester les différents logiciels qui sont sur votre liste. Choisissez celui s'adaptant le mieux à votre équipe et à vos processus.
Vous avez encore besoin d'aide pour trouver le logiciel de gestion de projet adéquat pour votre équipe Design ? Consultez notre guide gratuit pour l'acheteur pour en savoir plus !
Photo de l'en-tête de Debby Husdon sur Unsplash
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