Il y a aujourd'hui tellement d'outils qui facilitent la vie des agences de création. Mais votre équipe en aurait-elle trop ? Vous disposez d'un outil de partage sur les réseaux sociaux. (Vous en avez peut-être même plusieurs, car chaque outil ne prend pas en charge toutes les plateformes.) Vous avez aussi des outils de communication avec votre équipe, peut-être d'autres dédiés aux discussions avec le reste de votre entreprise et d'autres encore qui vous permettent de communiquer avec vos clients. Et qu'en est-il de l'élaboration de vos livrables ? Là encore : toujours plus d'outils. La technologie marketing est à elle seule couverte par plus de 7 000 outils. Ce phénomène s'appelle l'invasion logicielle (ou invasion Saas, si vous utilisez uniquement des applications dans le Cloud) et vous coûte plus que ce que vous ne pensez.
Une entreprise de 50 personnes utilise en moyenne 40 applications SaaS différentes. Et plus vous avez de collaborateurs dans votre entreprise, plus le nombre d'applications est élevé. McAfee a découvert qu'en moyenne les entreprises utilisent 1 427 services Cloud différents, et un salarié moyen 36 applications Cloud différentes sur une journée de travail.
Quelles sont les conséquences sur la productivité ? Prenons une équipe de 50 personnes avec 40 applications différentes. Tout le monde n'utilise pas les mêmes outils, donc chaque projet est réparti en parts dupliquées dans plusieurs applications. Ainsi, tout le long de la vie d'un projet, un nombre incalculable d'heures est consacré à la recherche de la bonne information, au transfert de données d'une application à l'autre, à la création manuelle de rapports à partager avec l'équipe ou les clients et autres tâches tout aussi frustrantes et fastidieuses, ce qui vous coûte du temps et de l'argent. Vous vous demandez combien ces données déconnectées vous coûtent ? SnapLogic estime ce coût à 140 milliards de dollars.
Il faut jongler avec les chiffres
Connaissez-vous une agence de création bénévole ? Moi non plus. Vous avez recruté les meilleurs rédacteurs, designers et créatifs que vous pouviez trouver pour faire du super boulot. Mais vous devez rester créditeur et facturer vos clients comme toutes les autres entreprises. Car si vos coûts sont plus élevés que vos bénéfices pendant trop longtemps, votre agence n'existe plus. Et chaque fois que vos employés doivent faire face à des données déconnectées et à l'invasion logicielle, vos bénéfices diminuent.
Mais le coût comprend plus que le simple prix des applications en elles-mêmes (2 884 $ par an et par employé). Penchons-nous sur ces chiffres. Aux États-Unis, le salaire moyen d'un designer est de 62 467 $ par an. Si ne serait-ce que 15 % de son temps est passé à rechercher les bonnes informations, les plans de projet, passer d'une application à l'autre... vous perdez 9 370 $ par an pour une seule personne. Si vous étendez ce calcul à une équipe de design complète, l'addition grimpe rapidement.
Vous pouvez utiliser la même formule pour déterminer le coût pour votre équipe. Prenez le salaire annuel moyen de vos employés et multipliez-le par 15 % (ou 0,15). Multipliez ensuite ce chiffre par le nombre d'employés que vous avez. Vous obtenez le coût annuel de votre inefficacité due à l'invasion logicielle. La vraie variable dans ce calcul est 15 %. Dans certaines agences ce chiffre est supérieur. En fait, Scoro estime que la plupart des gens utilisent 60 % ou moins de leur temps de travail disponible.
Les coûts vont plus loin
Au fond, si vous êtes trop souvent en retard ou que vous livrez des projets mal exécutés, vos clients vont vous lâcher. Si les membres de votre équipe ne peuvent pas obtenir les informations requises (où se trouvent les données, qui est responsable de quoi, le statut des projets) sans avoir à faire des pieds et des mains, ils ne peuvent pas travailler efficacement. Il est frustrant et stressant de travailler de façon inefficace, de ne pas trouver les informations que l'on cherche ou d'être systématiquement en retard sur des tâches. Si la situation perdure, vous risquez de perdre régulièrement vos meilleurs éléments.
La gestion du travail peut aider
L'invasion logicielle est problématique dans toutes les entreprises de nos jours,mais il existe des moyens d'inverser la tendance. Tout d'abord, il ne faut plus gérer vos projets par e-mail, mais avec un système de gestion du flux de travail (comme Wrike !). Vous disposez ainsi d'une seule source d'informations pour chaque projet géré par votre agence.
Il faut approximativement 16 minutes pour se reconcentrer sur un projet en cours après avoir lu un e-mail. En réduisant le nombre d'e-mails reçus par votre équipe chaque jour, vous pouvez l'aider à mieux se consacrer aux projets. Sans compter qu'une plateforme de gestion du travail centralisée a d'autres avantages :
- Chacun dispose de ce dont il a besoin
L'objectif principal d'une plateforme de gestion du travail est la collaboration. Mais tout le monde ne travaille pas de la même façon. Tout comme chaque salarié travaille à sa manière, chaque client est différent. Votre équipe utilise peut-être la méthode Agile et certains de vos clients la méthode de la cascade ou la méthode Kanban. Votre solution de gestion du flux de travail doit être en mesure de gérer tous les projets, quels que soient les besoins du client, sans avoir à utiliser des outils différents.
Pour maîtriser les dépenses, il est important d'être en mesure d'inviter vos clients sur votre plateforme en tant que collaborateurs. Vos clients peuvent alors connaitre l'avancement de leur projet et collaborer avec vous sans avoir à payer un droit d'accès complet. - Tout le monde collabore
On sait que les cliques sont universelles. En matière de travail cependant, le fait de faire partie de plusieurs groupes qui utilisent des outils différents et ne partagent par toujours facilement les informations rend les choses plus difficiles. Au final, ce qui compte n'est pas ce qu'a fait l'équipe des graphistes ou l'équipe de rédaction? Ce qui est important, c'est d'identifier ensemble ce dont le client a besoin et de le lui fournir.
Si tout le monde utilise le même système, une réelle collaboration peut se mettre en place. Votre équipe sera non seulement plus efficace (ce qui réduit indirectement les coûts en évitant les pertes de temps et augmente les bénéfices grâce à un nombre plus important de projets complétés), mais vous serez aussi en mesure d'éliminer certaines applications redondantes, ce qui limite le temps passé sur les applications.
« Grâce à Wrike, tout le monde travaille de façon cohérente dès le départ. Ainsi nous pouvons nous concentrer sur ce qui est important : le client. » — Emilie Vachon, coordinateur marketing du cycle de vie, Hootsuite - Tout est intégré
Les données déconnectées coûtent des milliards aux entreprises. En veillant à ce que votre équipe dispose d'une seule source d'informations et sache où trouver les informations et où les entreposer à tout moment, sur tous les sujets, vous pouvez faire gagner de l'argent à votre agence. Au lieu de fouiller dans votre boîte de réception ou d'établir manuellement des rapports pour diffuser les mises à jour de statut, votre équipe peut rationaliser sa façon de travailler dans une plateforme de gestion du travail, ce qui réduit les pertes de temps et la frustration des employés.
Vos designers passent surement une grande partie de leurs journées sur Photoshop, Illustrator, ou un autre élément de la bibliothèque logicielle d'Adobe's Creative Cloud. Ne serait-ce pas plus pratique s'ils n'avaient pas à quitter leur programme pour obtenir et envoyer des mises à jour sur les projets ? Les intégrations de ce type existent pour presque toutes les applications imaginables et peuvent donner les moyens à votre équipe de faire plus avec moins.
« Nous n'avions pas de lieu central pour conserver les commentaires sur les debriefs, décider des prochaines étapes ou tenir à jour notre calendrier. Avant, nous constations souvent une légère déconnexion. Il y avait peu de communication au sujet du statut des différentes tâches. Comme nous nous trouvons dans des lieux différents, Wrike facilite vraiment cette collaboration entre services. » Celene Curry, Mise en œuvre des événements, Goodwood Group
Wrike peut vous aider
Donnez à votre équipe l'opportunité de travailler plus efficacement ensemble et avec vos clients. Gagnez du temps et de l'argent avec une plateforme de gestion du travail entièrement intégrée qui vous permettra d'adopter une façon plus optimale de travailler.
« Je fais mieux mon travail car Wrike nous aide, mon équipe et moi, à nous organiser au quotidien pour veiller à ce que nos tâches soient effectuées et nos projets terminés dans les temps. » — Leigh Stokes, Chef de projet et des services créatifs, Backcountry
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