Bonne collaboration professionnelle
La tendance ces derniers temps est aux espaces de travail ouverts, aux cloisons intérieures et aux portes de bureaux qui n'entravent pas la communication. D'ailleurs, l'International Facility Management Association indique que 70% des bureaux aux États-Unis sont aménagés en open space.
Mais faire tomber les murs pour pouvoir crier d'un bout à l'autre de la pièce n'améliore pas forcément la collaboration. En réalité, selon une étude finlandaise, les employés se laissent distraire en moyenne 21,5 minutes par jour par des bribes de conversations, un des plus grands obstacles à la productivité.
Il ne suffit pas de bouger les meubles pour améliorer la collaboration dans l'entreprise, il faut de la planification, des changements en matière de politique et puis une petite dose d'imprévus.
Solutions pour améliorer les relations de travail dans une équipe
Voici 5 stratégies originales pour améliorer la collaboration d'équipe, pour que celles-ci travaillent ensemble et soit à l'aise au moment de partager des idées.
1. Remettez les murs en place
Il est généralement admis que les espaces ouverts et les bureaux partagés encouragent les gens à parler, mais le bruit ambiant et les distractions visuelles se traduisent en fait par une perte de productivité. Le débat sur l'open space ou le bureau cloisonné revient environ tous les 10 ans, probablement parce que le pendule oscille dans une direction ou une autre de manière trop franche, plaçant les employés soit dans une situation d'isolement soit dans une situation de distraction.
Lorsque les employés disposent d'un endroit calme et confortable pour travailler sans distraction, ils se sentent plus à même d'en sortir pour travailler en équipe. Les cloisons, les salles de conférence et la séparation des bureaux permettent de définir des temps de réunion et de laisser les employés choisir le moment où ils échangent avec les autres, contrairement aux bureaux en open space qui excluent tout moment de calme.
2. Établissez une politique de communication asynchrone
Beaucoup d'entreprises ont recours à des applications de messagerie instantanée, au crowdsourcing, et à des outils de gestion de projet pour améliorer la collaboration. Mais cela n'est pas suffisant ; il convient également de créer des attentes sur la manière dont les employés devront utiliser ces outils.
Les applications de communication telles que Skype et Slack peuvent et devraient s'utiliser en sachant que la communication survient selon les besoins de chaque interlocuteur.
La communication asynchrone est celle qui permet la communication entre les parties d'un ordinateur. L'information est envoyée au moment opportun par une partie du système et l'autre partie du système la reçoit et y répond lorsque cela lui convient. Ainsi, le récepteur n'est pas interrompu dans son processus. Ce modèle de communication asynchrone fonctionne de manière similaire au sein d'une équipe, ce qui permet à ses membres de rester concentrés sur leur travail.
Les bureaux qui utilisent les wikis, les emails, les outils de chat, les tableaux Kanban, et les outils de gestion de projet, qui permettent aux utilisateurs de voir les notifications et les modifications à leur rythme, respectent le flux de travail des personnes. Les utilisateurs peuvent établir un temps de travail sans distraction pendant lequel ils ne reçoivent pas de message, puis utiliser un système de traitement par lot pour s'occuper des communications reçues en dehors de ce temps de concentration.
La communication asynchrone permet aux employés de se concentrer sans craindre de manquer une décision importante. Lorsque les entreprises permettent aux employés de communiquer pendant des périodes de temps dédiées, elles montrent qu'elles apprécient que les employés se concentrent sur des tâches uniques, plutôt que de partager leur attention entre différentes tâches et interrompre leur travail pour répondre à leurs messages.
3. Instaurez la règle : « Pas d'ordre du jour, pas de réunion »
Il s'agit du pire cauchemar de beaucoup de gens au bureau : une réunion sans ordre du jour. Exiger que toutes les réunions — mêmes les plus triviales ou informelles — aient au moins un point à l'ordre du jour facilite les choses aussi bien pour ceux qui les organisent que pour ceux qui y assistent.
L'ordre du jour permet également à vos équipes de rester concentrées sur les résultats. Les équipes qui planifient à l'avance et partagent leur ordre du jour réussissent à garder le cap et réduisent les distractions qui peuvent être source de perte de temps et de conflits inutiles. Instaurez des pratiques concernant les discussions divergentes et des moyens pour désamorcer les conflits, de sorte que vos employés sachent comment appréhender des situations inconnues ou inconfortables.
L'ordre du jour des réunions protège le temps de travail de chacun et permet au groupe de se concentrer sur sa tâche. Il permet d'éviter les froissements résultant de conversations qui s'éloignent du sujet principal ; les participants peuvent rassembler leurs idées avant la réunion et l'objectif de travail est défini pour que tous comprennent clairement ce que l'on attend d'eux. La collaboration est beaucoup plus facile lorsque tout le monde sait ce qu'il faut faire.
Une fois que l'ordre du jour est terminé, invitez les employés à vérifier que tous les points de leur liste personnelle ont bien été abordés. Vous pouvez également programmer des réunions de suivi pour résoudre d'autres questions.
4. Mettez en place une infrastructure de travail à distance favorisant l'inclusion
Trouver les meilleurs talents est plus difficile que jamais, et offrir à vos employés un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée est une obligation à laquelle le département des RH ne peut déroger. Selon le Bureau of Labor Statistics, en 2015, 24% des employés auraient travaillé de chez eux, au moins partiellement. Travailler à distance depuis son domicile ou depuis un espace de travail partagé dans une ville différente peut augmenter la satisfaction, la productivité des employés, et limiter les distractions qui jouent des tours au bureau (les services commerciaux se sentiront visés).
Les entreprises qui autorisent le travail à distance ou le travail à domicile doivent intégrer la communication et la collaboration comme un élément de leur culture d'entreprise. Utilisez la vidéoconférence, les programmes de chat, le partage d'écran et l'accès au bureau à distance, ainsi que les outils de gestion de projet pour rallier les employés virtuellement autour de vos objectifs.
Assurez-vous que non seulement les travailleurs, mais aussi les directeurs et les cadres sachent utiliser les technologies au service du télétravail et qu'ils acceptent de collaborer ainsi avec le groupe. Utilisez les appels vidéo pour les réunions hebdomadaires de suivi et mettez en place des canaux de chat à disposition de l'équipe. Invitez les équipes à créer leurs propres canaux de chat autour d'intérêts communs (ligue Fantasy, bons restaurants, etc.) pour développer une culture connexe et susciter l'engagement des employés pendant leur temps de repos. Cela nous rappelle que nos collègues ne sont pas seulement des partenaires sur un projet, mais aussi des personnes. Apporter un peu d'humanité à la collaboration à distance favorise l'empathie, ce qui permettra de traverser plus facilement toute situation compliquée pouvant survenir durant la collaboration.
5. Construire des relations à travers des conversations difficiles
Que la collaboration ait lieu dans un bureau, à distance, en temps réel ou de façon asynchrone, dans une salle de conférence ou au cœur d'un open space, il est important d'élaborer des stratégies de communication favorisant l'ouverture et l'honnêteté. Les conflits et les critiques sont inévitables, mais cela ne doit pas nuire à la collaboration : l'ensemble de l'équipe peut communiquer en appliquant les principes de l'intelligence émotionnelle.
Si vous vous préparez à l'inévitable, vous vous assurez que les conversations difficiles se règlent avec courtoisie ; vous favorisez ainsi la consolidation des liens entre les membres de l'équipe au lieu de les éroder.
Désignez des médiateurs d'équipes, planifier des ateliers réguliers sur l'amélioration des capacités de communication (tous les trimestres, pas seulement une fois par an) et discutez des différents styles de communication.
La collaboration ne se limite pas à la capacité à attribuer des fonctions
Pour améliorer la collaboration d'équipe il ne suffit pas de réunir les gens et d'attendre que cela se passe. Une véritable collaboration en entreprise requiert une planification rigoureuse, un investissement en technologie et de combattre contre les idées obsolètes sur le travail d'équipe et la productivité.
À propos de l'auteur :
Tamara Scott travaille en tant qu'analyste chezTechnologyAdvice, une société d'études qui met en lien les acheteurs et les vendeurs de technologie commerciale. Ses articles portent sur la gestion de projet, le marketing, les ventes, la gestion de la relation client et bien d'autres sujets en rapport avec la technologie.
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