Dans le monde des services professionnels, la gestion de la performance des projets est absolument vitale pour la réussite de l'entreprise. Par nature, l'industrie des services professionnels repose sur des projets et dépend de l'obtention la plus efficace possible des résultats.
Bien sûr, la gestion de la performance devient encore plus critique avec la gestion de plusieurs comptes et projets. C’est là que le processus de gestion de la performance entre en jeu. La mise en place d'un processus robuste vous aidera à ne pas perdre le fil lors de l'analyse et de l'évaluation de tous les projets dont vous avez la charge.
Lisez la suite pour découvrir en quoi le développement d'un processus de gestion de la performance constitue l'une des meilleures méthodes pour votre organisation et comment un logiciel de gestion de la performance d'entreprise peut vous aider à atteindre des résultats optimaux pour tous vos projets.
Pourquoi la gestion de la performance est-elle importante ?
En termes simples, la gestion de la performance permet de garantir que les projets se déroulent de manière aussi efficace et rentable que possible. En effet, les organisations des services manquent parfois des opportunités d'amélioration lorsqu'elles n'ont pas assez de visibilité sur les personnes et les processus qui sous-tendent leurs projets, ce qui peut avoir un impact sur les résultats de leurs projets et le résultat global.
En mesurant et en évaluant les principaux indicateurs clés de performance tout au long du cycle de vie de chaque projet, vous comprendrez mieux les forces et les faiblesses uniques des membres de votre équipe. Vous pourrez également identifier des schémas de flux de travail et des processus reproductibles, que vous pouvez modéliser et automatiser afin de booster l'efficacité et d'optimiser la quantité de travail facturable que vos équipes prennent en charge.
Comment les outils de gestion de la performance facilitent-ils la gestion de projet ?
Pour surveiller et optimiser vos projets en termes d'efficacité et de productivité, vous aurez besoin de mettre en place de bons outils. Nous avons répertorié ici quelques-unes des façons dont les logiciels de gestion de la performance métier pourront vous aider à améliorer la gestion de projet dans votre organisation :
- Suivre les coûts et contrôler les budgets par rapport aux bases tout au long du cycle de vie de chaque projet
- Définir clairement les rôles et les responsabilités de chaque personne travaillant sur le projet ; lorsque les attentes sont claires, les membres de l’équipe ont tendance à faire un meilleur travail, davantage ciblé
- Prioriser le travail et augmenter les heures facturables avec des capacités de planification flexibles
- Accroître les taux de performance en facilitant une communication ouverte entre les membres de l'équipe, les managers et les parties prenantes
- Eviter que les équipes ne travaillent au-delà de leurs capacités grâce à une gestion appropriée des ressources et un suivi de la charge de travail
- Mesurer et suivre les marges et les flux de trésorerie
- Configurer les indicateurs clés de performance pour suivre les projets et les tâches individuelles
- Mesurer le retour sur investissement et l'alignement stratégique
- Activer un processus de gestion de la performance des projets de bout en bout
Chaque organisation de services professionnels pourra utiliser d'autres moyens, plus spécifiques, pour améliorer la performance à l'aide des logiciels adéquats. Par exemple, les sociétés de marketing peuvent trouver que le suivi du temps est une fonction qui améliore considérablement les performances. D'un autre côté, les cabinets comptables peuvent obtenir de meilleurs résultats grâce à la mise en œuvre des feuilles de projet.
Comment mesurer la performance d'un projet ?
En plus d'optimiser l'efficacité tout au long du cycle de vie du projet, la surveillance des tendances de gestion de la performance vous aidera également à évaluer correctement les livrables finaux et les résultats globaux du projet. Examinons de plus près comment mesurer la performance d'un projet.
Le respect des délais et des budgets indiqués sont des indicateurs de performance évidents, mais ces mesures ne doivent pas être prises en compte uniquement à la fin d'un projet donné. La définition d'objectifs en matière de budget et de délais réalisables à plusieurs moments du cycle de vie du projet vous aidera à surveiller la performance et à effectuer des ajustements en cours de route.
Outre le budget et le calendrier, l'un des plus grands indicateurs de performance est l'impact direct du projet. Chaque projet entrepris par votre organisation doit être directement lié à un avantage ou un objectif commercial spécifique, comme un meilleur service client, une réduction des coûts, une meilleure qualité, etc. Quel que soit l'objectif spécifique que votre projet est censé atteindre, vous devez être à même de mesurer directement cet aspect de votre entreprise avant et après le projet afin de déterminer son impact direct.
Un autre excellent indicateur de la performance d'un projet est le retour sur investissement, ou ROI. Évidemment, si le coût d'exécution du projet l'emporte sur la valeur de son impact, ce projet ne se justifie pas en matière de retour sur investissement. Par conséquent, il est peu probable que le projet soit considéré comme un succès. Le retour sur investissement peut également être déterminé par des mesures d’impact financier, telles que les revenus générés ou les coûts économisés.
Enfin, l'engagement et le soutien des parties prenantes peuvent être des mesures utiles de la performance du projet. Comment les parties prenantes ont-elles perçu la valeur des résultats finaux ? Quel soutien ont-elles apporté par leur participation et commentaires en cours de projet ?
Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de la performance ?
Lorsqu'il s'agit de choisir le meilleur logiciel de gestion de la performance pour votre entreprise, vous devez commencer par identifier les caractéristiques et fonctionnalités clés dont vous avez besoin pour obtenir des résultats optimisés dans le cadre de vos projets.
Par exemple, le logiciel permet-il le suivi du temps de travail facturable ? Peut-il facilement modéliser les flux de travail et automatiser les processus reproductibles ? Qu'en est-il des tableaux de bord personnalisables fournissant des rôles de membres d'équipe, des statuts de tâche et des délais clairs ? Enfin, le logiciel offre-t-il une communication en temps réel entre les membres de l'équipe, les managers et les parties prenantes ?
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