« L’ajout de cette fonctionnalité peut être utile. » « Prolongeons le cycle de test pour avoir plus de données. » « Je n’aime pas te confier des tâches en plus, mais est-ce que tu peux... ? »
Ces phrases, une fois exprimées, annoncent le début du cauchemar quotidien de chaque chef de projet, ce phénomène d’un projet qui s’amplifie en termes de taille et de portée, tandis que les budgets et les délais restent inchangés. Ce phénomène est appelé dérive des objectifs. Et il est fatal.
Qu’est-ce que la dérive des objectifs et de quelle manière arrive-t-elle à échapper à nos moyens de défense pour gonfler lentement mais sûrement la portée d’un projet ?
Définition de la dérive des objectifs
Dans sa forme la plus simple, la portée d’un projet représente tous ses paramètres. Il s’agit normalement d’un ensemble documenté de limites, d’échéances et de principaux livrables d’un projet.
La dérive des objectifs (également appelée « dérive des exigences » ou « dérive des fonctionnalités ») est devenue un mot tabou dans le domaine de la gestion de projets, car elle fait référence à la manière dont les exigences d’un projet ont tendance à croître de manière incontrôlable, souvent dictées par des parties prenantes du projet ou une mauvaise communication interne, provoquant un mélange effrayant de fonctionnalités qui étaient absentes lors de la planification. Souvent, cela sabote vos délais.
Comment ce phénomène s’en prend-il aux projets ?
De plusieurs façons :
1. Manque de détails
Le coupable le plus simple et le plus facile à blâmer pour la dérive des objectifs est l’imprécision. Lorsque la portée n’est pas clairement définie et n’est pas contrôlée, elle peut changer. Ne soyez pas surpris si des parties prenantes et même des membres de l’équipe choisissent de définir votre projet plus librement que vous ne l’envisagez. La raison est que vous, en tant que chef de projet, n’avez pas communiqué la vision et la portée de manière suffisamment précise dans votre document de lancement du projet !
ASTUCE : L’état de la portée du projet à intégrer dans le document de lancement de projet doit comprendre toutes les limites du projet. Ne passez pas rapidement dessus. Consacrez du temps pour le concrétiser afin de gérer les attentes et d’éliminer les surprises. Par ailleurs, les parties prenantes comprennent exactement ce qui les attend à la fin du processus.
2. Faiblesse du leadership
Voici le problème : les parties prenantes et les clients peuvent essayer de changer la portée pour obtenir ce qu’ils veulent s’ils savent que vous manquez d’expérience ou si vous montrez des signes de faiblesse en tant que chef de projet.
ASTUCE : La perception qu’ils ont de vous est la base. Défendez votre position si les demandes commencent à gonfler la portée du projet. Communiquez fortement à travers le langage du corps durant les réunions. Si vos réunions sont virtuelles, gardez en tête ces astuces de communication virtuelle.
3. Avis divergents des parties prenantes
Une autre possibilité : les parties prenantes sont trop nombreuses et chacune a des avis différents. Trop de cuisiniers gâtent la sauce, comme le dit le proverbe. Même si les parties prenantes veulent toutes le même produit final, leurs motivations peuvent varier largement. Les motivations en question influencent ensuite leur jugement sur les questions de priorité durant le développement du projet, ce qui peut altérer considérablement vos délais.
ASTUCE : Limitez le nombre de parties prenantes. Vous pouvez également essayer de déterminer leurs motivations afin de trouver un terrain d’entente. Si elles sont pertinentes, les demandes supplémentaires des parties prenantes peuvent être prises en compte dans un projet futur, une fois celui en cours terminé.
4. Commentaires de dernière heure des utilisateurs
Si vous n’impliquez pas vos utilisateurs finaux ou vos clients dès le début du processus et que vous les faites participer au milieu du projet (ou vers la fin), vous devinez ce qui arrive ? Ils peuvent vous envoyer des commentaires entièrement nouveaux qui s’ajoutent à votre liste de mesures à prendre. Dérive instantanée des objectifs. Considérez les erreurs coûteuses du projet de l’aéroport international de Denver comme un avertissement direct pour ne pas impliquer les gens tardivement dans le processus.
ASTUCE : Le mot que vous devez utiliser est collaboration. Si vous collaborez avec vos clients en avance et régulièrement, vous courez moins de risque de livrer un produit qu’ils ne souhaitent pas ou dont ils n’ont pas besoin. Gardez la communication ouverte pour maintenir un flux continu d’idées et de commentaires.
De quelles autres manières la dérive des objectifs vous affecte-t-elle ?
À vous maintenant. Quelles sont les autres sources de dérive que nous avons oubliées ? Ajoutez vos avis dans les commentaires et racontez-nous de quelle façon vous avez lutté contre la terreur suscitée par la dérive des objectifs.
Lisez ensuite : Enseignements tirés de la dérive des objectifs et de l’échec du projet de l’aéroport international de Denver
Photo : Ana Julaton par Mark Sebastian
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